本文作者：黃麗麗 單位：河南省信陽市城建檔案館

城建檔案事業(yè)的發(fā)展必須依靠制度管理為手段

有了法規(guī)的支持，沒有強有力的制度管理再詳盡的法規(guī)實施不了也是一紙空文。2001年，河南省建設廳下文在全省全面實施“一書一證”制度，從這幾年的管理效益來看，是搞好城建檔案管理工作的有效途徑。“一書一證”制度即建設單位在領取《建設工程施工許可證》前，須與城建檔案館簽訂《建設工程檔案報送責任書》，將簽訂責任書作為領取許可證的一項前置條件，做到有一份《建設工程施工許可證》就有一份《建設工程檔案報送責任書》。使建設單位能對工程檔案早有認識、早做準備、早抓落實。城建檔案驗收合格后，城建檔案館向建設單位發(fā)放《建設工程檔案驗收合格證》。這樣既明確了建設單位和城建檔案館各自的職責，又使城建檔案館在工程剛剛起步時就能開始跟蹤服務，避免事后補救、檔案工作滯后等現(xiàn)象的發(fā)生。在實施“一書一證”制度時我覺得還需把好這“四關”。即：把好建設工程檔案報送責任書簽訂的“源頭關”；把好建設工程檔案驗收的“審驗關”；把好建設工程竣工檔案的“催繳關”，把好不按規(guī)定報送工程建設檔案的“查處關”。“四關”絲絲相扣、環(huán)環(huán)相連，使建設工程檔案的管理形成了一套“閉合式”管理模式，從而使建設檔案步入了規(guī)范化管理、良性化循環(huán)的發(fā)展軌道。多方配合，形成合力，是搞好城建檔案管理工作的根本。

城建檔案事業(yè)的發(fā)展必須依靠多方配合為前提

眾所周知，城市建設檔案管理工作涉及到建設系統(tǒng)各部門、各單位，僅僅依靠檔案館單方面開展工作往往寸步難行，惟有借助方方面面的力量，才能有所作為。在《建設工程檔案報送責任書》的簽定上，如果沒有建設行政主管部門的支持與配合，建設工程檔案是難以管理的。在《建設工程檔案驗收合格證》的發(fā)放上，如果沒有質(zhì)檢部門的支持與配合，案卷質(zhì)量是難以保證的。在建設工程竣工檔案的催繳上，如果沒有城建監(jiān)察部門的支持與配合，建設工程檔案的全部歸檔是難以做到的。所以，多方配合、形成合力、借助外力、謀求發(fā)展，是我們把城建檔案做大做強的法寶。

城建檔案事業(yè)的發(fā)展必須依靠一定的資金作后盾

積極開展技術(shù)咨詢服務業(yè)務，是城建檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的重要保證。因此，適當收取一定的技術(shù)服務費用，增強城建檔案管理的自我主動性、積極性，是使城建檔案事業(yè)走上自我造血、自我積累、自我發(fā)展的有效途徑。在工作中，應結(jié)合實際，在服務費用的收取上大膽探索，改變城建檔案單一保管、單一查找的模式，使城建檔案管理貫穿到整個工程建設中去，做到事前能技術(shù)服務、事中能檔案整理、事后能查找咨詢，提升城建檔案自身價值和社會經(jīng)濟價值。一旦與建設單位簽訂責任書，就承擔了相對的責任與技術(shù)服務義務，要對建設單位進行檔案業(yè)務指導，開展工程檔案初驗、催繳、整理、保管等一系列技術(shù)服務工作，把城建檔案的技術(shù)咨詢服務與城建檔案管理上的責任相結(jié)合，把服務與責任捆綁在一起，融“責任-管理-服務-效益”于一體。

城建檔案事業(yè)的發(fā)展必須構(gòu)筑出立體式的管理網(wǎng)絡

構(gòu)筑城建檔案立體式管理網(wǎng)絡，是搞好城建檔案管理工作的基礎。城市規(guī)劃區(qū)域內(nèi)不具備招投標條件的建設工程是建設市場的重要組成部分，是建設管理的重要內(nèi)容，也是城建檔案歸檔管理的一個重要門類，需建立起城建檔案管理縱向與橫向結(jié)合的網(wǎng)絡建設。在縱向管理上，針對城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)的各個辦事處轄區(qū)內(nèi)的零星建設和私人建房，也可按照以經(jīng)濟促管理的模式，納入有效的城建檔案管理視野，以形成城建檔案管理的縱向網(wǎng)絡。在橫向管理上，加大對城市規(guī)劃區(qū)外各縣的城建檔案管理業(yè)務指導力度。在其建館建室、業(yè)務培訓、政策支持等方面給予幫助，使各縣的城建檔案跟上其城市建設步伐，不至于形成管理的盲點和漏區(qū)，最后在全市形成建設系統(tǒng)、建設管理單位在內(nèi)的縱向到底、橫向到邊的立體式城建檔案管理網(wǎng)絡，全方位推動城建檔案事業(yè)發(fā)展的大格局。

服務是提高城建檔案工作生存與發(fā)展活力的根本

積極開展為政府和社會的提供利用服務，以“服務”為立館之本，拓展服務領域，創(chuàng)新服務方法，提高服務水平，建立多渠道、多途徑、多形式的城建檔案服務利用體系。緊緊圍繞城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設和管理業(yè)務，深層挖掘城鄉(xiāng)建設檔案所蘊藏的豐富信息，開展城鄉(xiāng)建設各類信息與數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計，為城鄉(xiāng)建設提供各種基礎信息；主動提供聲像、編研、掃描等各種形式的服務；積極舉辦城市規(guī)劃展、城鄉(xiāng)建設成就展等活動，大力宣傳城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設和管理的成就。通過優(yōu)質(zhì)的服務，體現(xiàn)城鄉(xiāng)建設檔案工作的存在價值，提升城鄉(xiāng)建設檔案事業(yè)的地位。轉(zhuǎn)變改念，主動服務，提高城建檔案工作生存發(fā)展活力。首先，城建檔案工作要主動為城市規(guī)劃建設管理服務。要積極開展城建檔案的利用服務，為城市規(guī)劃建設管理提供依據(jù)、咨詢和決策信息。要緊緊圍繞城市規(guī)劃建設業(yè)務，主動介入，積極提供聲像、編研、掃描等各種形式的服務。要利用現(xiàn)有城建檔案信息、技術(shù)設備和專業(yè)人員條件，通過城建檔案陳列（展覽）、城建檔案開放等各種形式，大力宣傳城市規(guī)劃建設管理成就，廣泛為社會提供利用服務。同時要拓寬服務范圍，改變服務方式。要將檔案信息資源充分整合，建立城建檔案信息管理系統(tǒng)，提高利用效益和水平。要深層挖掘城建檔案蘊藏的豐富信息，開展城鄉(xiāng)建設各類信息與數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計，為城鄉(xiāng)建設提供各種基礎信息。要建立網(wǎng)站，拓展與社會溝通的渠道，讓大眾方便地獲取城建檔案工作信息和城建檔案信息，推動城建檔案工作的社會化發(fā)展。探索——創(chuàng)新——發(fā)展，城建檔案人應拓寬城建檔案管理思維，探索城建檔案管理方向，進一步夯實城市規(guī)劃、建設、管理基礎，提高城建檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)城市建設信息資源的社會化共享，為構(gòu)建和諧社會做出新的更大的貢獻。