1人力資源管理信息化的意義與重要性

高校后勤部門缺少可以幫助其建立人力資源數(shù)據(jù)分析體系和決策支持體系的信息化技術(shù)。由于過(guò)去管理工作的信息化程度不高、管理人員信息管理意識(shí)差以及人力資源管理人員素質(zhì)不高，很多有利于決策的歷史數(shù)據(jù)沒(méi)有很好地保存或者是部分地保存于紙張等傳統(tǒng)存儲(chǔ)介質(zhì)上。由于數(shù)據(jù)信息沒(méi)有經(jīng)過(guò)規(guī)范和整理，難以統(tǒng)計(jì)和加以利用，不能提供及時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，給領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策造成了困難。人力資源管理信息化的實(shí)現(xiàn)將會(huì)在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析方面為管理者更好地提供決策依據(jù)。

2人力資源管理信息化的前提條件

在高校后勤人力資源管理中推行信息化，需要具備一定的人力資源管理環(huán)境和條件，做好充分準(zhǔn)備，明確信息化定位，做好相關(guān)部門的協(xié)調(diào)工作，其中包括協(xié)調(diào)各部門共同合作、構(gòu)建成熟的人力資源管理體系、建立專業(yè)的項(xiàng)目小組、選擇合適的供應(yīng)商等。

2.1協(xié)調(diào)各部門共同合作

人力資源管理信息化是一個(gè)跨部門的工程，不僅涉及人力資源部門、IT部門，而且涉及所有業(yè)務(wù)部門和全體員工。作為一個(gè)跨部門的項(xiàng)目，目標(biāo)的設(shè)定、工作任務(wù)的安排和人員的協(xié)調(diào)等都需要后勤主要領(lǐng)導(dǎo)直接參與。人力資源管理信息化不僅僅是減輕工作人員負(fù)擔(dān)提高工作效率，更是運(yùn)用系統(tǒng)先進(jìn)的管理理念來(lái)提高人力資源的管理水平，適應(yīng)高校后勤的發(fā)展戰(zhàn)略需要，后勤領(lǐng)導(dǎo)要做出科學(xué)的決策就必須對(duì)系統(tǒng)有較為深刻的認(rèn)識(shí)和理解，所以領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視、各部門的合作與協(xié)調(diào)直接影響人力資源管理信息化的實(shí)施進(jìn)度與最終效果。

2.2構(gòu)建成熟的人力資源管理體系

成熟完善的人力資源管理體系是推行人力資源管理信息化的必要條件，不完善的人力資源管理體系會(huì)阻礙了信息化的實(shí)施。很多企業(yè)都希望通過(guò)上一套管理系統(tǒng)來(lái)改變管理現(xiàn)狀，提高管理水平，事實(shí)上，管理是信息化的基礎(chǔ)，任何信息化比較成功的企業(yè)都有合適的管理模式。當(dāng)然成熟的人力資源管理體系非一朝一夕建立形成，需要高校后勤部門長(zhǎng)時(shí)間的管理實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)積累，選擇合適的時(shí)機(jī)推行人力資源管理信息化。

2.3建立專業(yè)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中應(yīng)包含人力資源業(yè)務(wù)骨干和IT專業(yè)技術(shù)人員，保障人力資源信息化的實(shí)現(xiàn)。建議項(xiàng)目小組的最高領(lǐng)導(dǎo)人由主管人力資源的最高領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，能夠及時(shí)與后勤管理層進(jìn)行溝通。在推行人力資源管理信息化項(xiàng)目之前，需要做好充分的調(diào)研和準(zhǔn)備工作，有意識(shí)地招收計(jì)算機(jī)專業(yè)或有工科背景的畢業(yè)生到人力資源崗位工作，讓這些有專業(yè)技術(shù)背景的人員在實(shí)際工作中迅速學(xué)習(xí)人力資源管理知識(shí)，積累經(jīng)驗(yàn)，在真正實(shí)施人力資源管理信息化時(shí)發(fā)揮決定性作用。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的首要任務(wù)是制訂實(shí)施計(jì)劃以及任務(wù)的分工分解。

2.4選擇合適的供應(yīng)商

根據(jù)高校后勤的需求與系統(tǒng)實(shí)施目標(biāo)，分別從系統(tǒng)功能、方案可行性、供應(yīng)商實(shí)力、服務(wù)水平及產(chǎn)品價(jià)格等方面選擇合適的供應(yīng)商。此外還要考慮到軟件的適應(yīng)能力，管理思想一致，與高校現(xiàn)有的軟件接口能夠?qū)樱嫒菪院茫葷M足現(xiàn)在的需要也能滿足未來(lái)功能拓展的需要。在可能的情況下，做好軟件選型測(cè)試工作。除此之外還要考慮到費(fèi)用預(yù)算問(wèn)題，包括軟件費(fèi)用、實(shí)施費(fèi)用、后期維護(hù)費(fèi)以及相應(yīng)的運(yùn)行環(huán)境建設(shè)費(fèi)等。

3人力資源管理信息化的功能與作用

人力資源管理信息系統(tǒng)蘊(yùn)含了先進(jìn)的人力資源管理理念和成熟的管理技術(shù)，有規(guī)范化的管理流程、及時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)處理、可定制的業(yè)務(wù)功能模塊，對(duì)于改善高校后勤人力資源管理狀況，保障高校后勤對(duì)專業(yè)技術(shù)人才和優(yōu)秀經(jīng)營(yíng)管理人才的需求，保持和提高核心競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

3.1建立人力資源工作平臺(tái)

建立人力資源工作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)高校后勤人力資源管理的自動(dòng)化、精確化，減少重復(fù)性勞動(dòng)，提高工作效率。人力資源工作平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)員工人事信息管理、考勤休假管理、薪酬福利發(fā)放等功能，將人力資源管理人員從繁重、機(jī)械的日常事務(wù)工作中解脫出來(lái)，減少人為干預(yù)因素，降低參與者的基礎(chǔ)工作量，同時(shí)對(duì)日常人力資源管理中的大量信息進(jìn)行存儲(chǔ)，提升工作效率，使他們有更多的時(shí)間從事具有更高附加值的工作。規(guī)范人力資源相關(guān)業(yè)務(wù)流程，如招聘流程、績(jī)效管理流程、員工培訓(xùn)與發(fā)展流程、離職流程等，優(yōu)化整合從人員聘用到員工離職一系列工作模塊，使業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化運(yùn)行，人力資源信息流動(dòng)更加順暢，實(shí)現(xiàn)人力資源管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、自動(dòng)化。

3.2建立協(xié)同自助平臺(tái)

建立協(xié)同自助平臺(tái)，為高校后勤員工、干部、領(lǐng)導(dǎo)提供全方位自助服務(wù)，人力資源管理流程化。人力資源管理信息系統(tǒng)提供全員自助服務(wù)，為應(yīng)用層、管理層、決策層提供一個(gè)在線交流平臺(tái)，在降低高校后勤運(yùn)營(yíng)成本的同時(shí)，加強(qiáng)三層之間的交流和溝通，使信息反饋更加及時(shí)，高校后勤運(yùn)作得到有效組織和管理。員工可以查詢其相關(guān)的人事信息、每月薪酬福利，也可以通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行請(qǐng)假、加班申請(qǐng)。如果員工的個(gè)人信息發(fā)生了變化，其可以通過(guò)信息技術(shù)平臺(tái)去更新自己的信息，經(jīng)過(guò)一定的審批流程即可生效。同樣，對(duì)于培訓(xùn)、假期申請(qǐng)、報(bào)銷等日常的行政事務(wù)也可以做類似的處理。不僅減輕了人力資源管理人員數(shù)據(jù)采集、確認(rèn)和更新的工作量，也較好地保證了數(shù)據(jù)的質(zhì)量和數(shù)據(jù)更新的速度。干部可以進(jìn)行下轄職工信息、工資福利、休假情況查詢，請(qǐng)假、加班等流程審批；領(lǐng)導(dǎo)決策層可根據(jù)需求進(jìn)行二維統(tǒng)計(jì)，及時(shí)獲取職工各類信息，進(jìn)行工作流程審批等，使人力資源的信息傳遞暢通有效，實(shí)現(xiàn)人力資源管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化。

3.3建立數(shù)據(jù)分析平臺(tái)

建立人力資源庫(kù)，成為有效的數(shù)據(jù)分析平臺(tái)，提供完整準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，為后勤領(lǐng)導(dǎo)戰(zhàn)略管理提供決策支持。人力資源管理信息系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)人事工作流轉(zhuǎn)，可以將各種信息數(shù)據(jù)集中起來(lái)進(jìn)行分析，并可按照要求形成各式圖表、多條件二維報(bào)表統(tǒng)計(jì)分析等，數(shù)據(jù)獲取及導(dǎo)入導(dǎo)出方便，提高了工作效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。借助決策支持系統(tǒng)可以提高高校后勤發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題的能力，縮短決策時(shí)間，并提高可靠性。根據(jù)崗位層級(jí)授予相應(yīng)權(quán)限，使管理人員對(duì)員工的各種信息進(jìn)行全方位、深層次、多角度的查詢與分析，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)準(zhǔn)確地掌握后勤各科室的人事信息和人才分布情況，進(jìn)一步挖掘后勤人力資源潛力。通過(guò)基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷等數(shù)據(jù)收集與分析，極大地方便了后勤領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行人力資源規(guī)劃，通過(guò)合理的招聘技術(shù)與測(cè)評(píng)技術(shù)選擇合適的人才，通過(guò)工作分析技術(shù)及相應(yīng)的績(jī)效考評(píng)體系提升組織與個(gè)人績(jī)效，方便地了解員工的各種狀況。

4結(jié)語(yǔ)

高校后勤人力資源管理是后勤事業(yè)發(fā)展的重要保障，人力資源管理信息系統(tǒng)的投入使用，可以引導(dǎo)干部職工樹(shù)立先進(jìn)的人力資源管理理念，為高校后勤科學(xué)高效的人力資源管理工作提供技術(shù)保障。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有人力資源管理體系和引進(jìn)的人力資源管理信息系統(tǒng)的不斷磨合，改進(jìn)、完善現(xiàn)有工作流程，使人力資源管理工作更加科學(xué)化、信息化、規(guī)范化，規(guī)范管理思想，提高服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，讓員工都參與到人力資源管理中來(lái)，提升組織績(jī)效與員工滿意度，同時(shí)提高數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計(jì)能力，提供大量報(bào)表，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，增強(qiáng)高校后勤的競(jìng)爭(zhēng)力，推進(jìn)高校后勤可持續(xù)發(fā)展。

作者：趙影 左臣婕 單位：清華大學(xué)物業(yè)管理中心