１農(nóng)業(yè)科技檔案工作存在的問題

１．１科技檔案分散，資源浪費(fèi)巨大

黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院２０１２年承擔(dān)各級各類大項(xiàng)目１５７項(xiàng)，其中國家級大項(xiàng)目４４項(xiàng)，國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目３項(xiàng)，全年審定和登記作物新品種３５個，獲得各類成果獎項(xiàng)６６項(xiàng)；２０１１年承擔(dān)各級各類大項(xiàng)目５５項(xiàng)，其中國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目５項(xiàng)，全年審定和登記作物新品種３１個，獲得各類成果獎項(xiàng)６６項(xiàng)；２０１０年承擔(dān)各級各類大項(xiàng)目９１項(xiàng)，全年共審定和登記作物新品種３６個，獲得各類成果獎項(xiàng)４６個。僅從這３ａ的統(tǒng)計數(shù)字來看，黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院科研項(xiàng)目多、成果多，相應(yīng)的就會產(chǎn)生大量的科技檔案，如此龐大的科研項(xiàng)目和科技成果由全院３０個分院和研究所共同完成，在科研工作中形成的科技檔案也分散在３０個分院和研究所，無法發(fā)揮這些科技檔案的集成效應(yīng)，造成資源的巨大浪費(fèi)。

１．２農(nóng)業(yè)科技檔案歸檔率低

一是科研工作管理體制不完善，有些單位科研管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，科研檔案歸檔率低；二是農(nóng)業(yè)科研工作周期長，檔案來源比較分散，沒有收集或沒有全部收集到檔案室統(tǒng)一保管，造成檔案資源流失；三是有的科技人員視科研檔案為個人財富，不愿意、不放心將科研資料交由檔案管理人員管理，致使檔案工作難以開展，甚至造成科研檔案斷檔。

１．３科技檔案整理與保管不規(guī)范

有的單位將耗費(fèi)人力物力形成的科技檔案散放在檔案柜里，甚至是多年的科技檔案堆放在一起，沒有經(jīng)過登記整理，容易造成檔案損毀，更不利于檔案的開發(fā)利用。

１．４科技檔案開發(fā)利用有限

科研檔案管理存在重保管、輕利用的問題，而檔案的價值在于利用，檔案沒有提供利用服務(wù)就是死檔案，其價值和潛力就體現(xiàn)不出來。

１．５科技檔案管理方式落后

２１世紀(jì)已進(jìn)入信息時代，但基層的檔案管理工作顯然沒有跟上時代的步伐，管理方法和手段落后，還是傳統(tǒng)的手工操作，計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字處理技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用處于起步階段。

２加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案工作的具體措施

２．１加強(qiáng)科技檔案收集和管理力度

科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，是科技檔案工作的基本原則。在檔案管理工作中，檔案材料的收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，沒有檔案的收集工作，就不能把在生產(chǎn)、科研活動中形成的科技檔案作為國家的財富集中保管起來。我國檔案法規(guī)定，對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。科技檔案的收集工作是保證科技檔案完整、準(zhǔn)確的重要措施。黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)科技檔案的收集應(yīng)從研究課題項(xiàng)目的任務(wù)下達(dá)開始，經(jīng)過各階段試驗(yàn)，至最后總結(jié)、成果鑒定、推廣示范的整個過程，材料收集整理后由各分院、研究所檔案員定期向黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案室移交，以保證檔案的完整、系統(tǒng)和有效利用。科技檔案的收集工作還必須把好質(zhì)量關(guān)，除做好科技文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作，還要特別加強(qiáng)接收歸檔的驗(yàn)收工作，確保歸檔科技文件的質(zhì)量。

２．２加強(qiáng)各科研院所檔案管理工作的合作

全院３０個分院、研究所的科技檔案管理工作基本上是各自為政，沒有形成一種上下聯(lián)動的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，院機(jī)關(guān)檔案室要加強(qiáng)對下屬單位檔案工作的管理，全面履行檔案機(jī)構(gòu)的職能。科研處對全院科研工作起管理作用，對全院的項(xiàng)目申請和科研成果應(yīng)有全面的了解，科研處要協(xié)助院機(jī)關(guān)檔案室做好全院科研檔案管理工作，每年向院機(jī)關(guān)檔案室提交前一年全院的科研項(xiàng)目清單，包括項(xiàng)目申請單位、項(xiàng)目內(nèi)容、項(xiàng)目年限、課題主持人等，以便對各分院、研究所的檔案管理進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。各科研院所要把檔案工作列入科研計劃、科研課題、科技成果管理工作中，把科研檔案的形成、積累、歸檔等工作納入科技人員職責(zé)范圍，并作為科技人員晉級、授獎和評、聘技術(shù)職稱的依據(jù)之一［２］。

２．３完善農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度

檔案管理制度不僅是檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的依據(jù)，而且是日常管理工作的操作指南［３］。檔案工作人員要按照科技檔案管理規(guī)范的要求將黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院的科技檔案進(jìn)行分類、整理、歸檔。整理是科技檔案實(shí)施科學(xué)管理的基礎(chǔ)，其實(shí)質(zhì)是對科技檔案進(jìn)行有序的組織，經(jīng)過科學(xué)整理，科技檔案能夠保持內(nèi)部相互之間的有機(jī)聯(lián)系以及信息的準(zhǔn)確揭示，從而易于科技工作者了解和熟悉所管理的科技檔案，能夠準(zhǔn)確、迅速地提供利用。此外，檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，掌握并落實(shí)檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步加強(qiáng)和完善科研檔案管理制度體系。

２．４加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案的開發(fā)利用

檔案管理工作的主要目的是為了利用，檔案利用是實(shí)現(xiàn)檔案價值的重要途徑，如果檔案得不到利用，就不能達(dá)到為科研和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)服務(wù)的目的。首先，通過編制檔案檢索工具，提高檔案利用效率，積極開發(fā)檔案信息資源；其次，利用多種形式廣泛宣傳，擴(kuò)大科技檔案的利用范圍；第三，要進(jìn)行利用農(nóng)業(yè)科技檔案推動科技成果轉(zhuǎn)化，使農(nóng)業(yè)科技檔案應(yīng)用于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)；最后要通過檔案編研工作，提高檔案利用效能，檔案編研工作是對農(nóng)業(yè)科技檔案中的內(nèi)容進(jìn)行篩選、分類和整合，形成科技成果簡介、數(shù)據(jù)分析、綜合性述評、專題匯編等編研成果，幫助檔案利用者在更短的時間內(nèi)對某一問題有更加全面的了解［４］。

２．５運(yùn)用現(xiàn)代化的方式方法管理農(nóng)業(yè)科技檔案

傳統(tǒng)的檔案管理完全是手工操作，管理方法和手段落后，效率低下。計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)突飛猛進(jìn)，給檔案工作增添了新的動力。利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案進(jìn)行加工處理，將其制成檔案信息數(shù)據(jù)庫，使之能夠通過光磁介質(zhì)進(jìn)行保管保存與提供利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的深度開發(fā)與廣泛利用，為實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)［５］。利用互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，向科研人員和廣大農(nóng)民提供檔案信息的查詢服務(wù)，使檔案利用者借助于網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)快速方便的檔案信息查詢，并通過網(wǎng)絡(luò)完成檔案信息的傳輸服務(wù)。這就要求農(nóng)業(yè)科技檔案管理者必須與時俱進(jìn)，努力學(xué)習(xí)新知識新技能，熟練掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，提高檔案信息化服務(wù)水平。

作者：李艷芳 安詠梅 單位：黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院