一、會計電算化條件下會計檔案特點分析

基于會計電算化，會計檔案的特點主要表現為以下三個方面：第一，內容廣泛化。和傳統(tǒng)會計檔案相比較，基于會計電算化下，會計檔案所涵蓋的內容不僅有傳統(tǒng)紙質資料，同時還包括儲存于計算機中和會計有關的各種信息以及數據等，且計算機軟件以及硬件中有關會計方面的信息也均為會計檔案，由此可知在會計電算化條件下會計檔案不管是內容還是范圍均已擴大。第二，檔案信息載體多樣化。未實施電算化之前，會計檔案一般是經紙質記載，而紙張則為會計檔案信息載體。伴隨著信息技術水平的提高，會計檔案信息載體也發(fā)生了相應的改變，除傳統(tǒng)紙質會計檔案外，還包含有其他介質，比如硬盤、U盤以及磁盤等，這些均為會計檔案載體，對此，在會計電算化條件下會計檔案載體也變得更為多樣化。第三，信息具有可變性。在電算化條件下會計檔案信息一般儲存于光盤或者軟盤等介質上，簡單地來講這些信息均為數字信息，具有不穩(wěn)定性以及流動性，易損壞或者被修改，正是因為如此也使得會計檔案管理難度增大，若這些信息被修改或者損壞，不可恢復至之前的狀態(tài)，則會使整個會計工作受到影響。

二、會計電算化條件下會計檔案管理所存問題分析

（一）認識不足

目前有很大部分會計檔案管理者和財務部門有關領導對于電算化會計檔案的了解還比較淺顯，管理經驗較淺。在收集整理檔案資料時，僅僅只是存檔打印出的各紙質檔案，未把儲存于計算機中關于會計方面的信息備份保存于磁性介質或者光盤上，導致檔案完整性較差，使得會計檔案管理工作比較盲目。

（二）制度不健全、信息化水平低會計電算化條件下所實施的會計檔案管理工作，缺乏相應的備份制度以及保管制度等，導致會計檔案信息的真實性以及完整性得不到保障。目前在會計檔案管理中電算化已得到廣泛應用，盡管各單位或者企業(yè)明確要求每天備份，然而實際工作中卻并沒有按照該要求執(zhí)行，當計算機或其他設備發(fā)生故障的時候，沒有辦法及時補救這些信息，導致信息流失。在會計檔案管理中應用電算化，把檔案信息資料保存于光盤或者U盤上，這些信息易被修改，無法識別數據信息原貌，造成信息失真，影響整個會計檔案管理工作的開展。除此之外，會計檔案管理者自身綜合素質還有待提高。

三、會計電算化條件下提高會計檔案管理水平的相關策略

（一）做好檔案收集、管理以及保存工作

財務部門應保存好財務數據備份文件，避免計算機硬件系統(tǒng)受損后可短時間內恢復原會計電算化系統(tǒng)。做好備份工作的同時，還應收集計算機軟件方面的相關資料。因電算化會計檔案一般是儲存于光盤或者磁性介質上，基于這些信息載體自身物理特性，當這些信息形成檔案的時候需準備雙份，采取AB備份法備份數據，同時每份還應明確標注好檔案形成時間以及操作人員的相關信息，存放于不同地點。存放檔案時不可離磁場過近，注意防塵以及防潮。若采取的是磁性介質保存，需定期檢查和復制，避免因磁性介質受損使會計檔案信息資料丟失。要注意的是電算化會計檔案和所對應的財務軟件版本需保持一致，以免因軟件版本的不同而使會計數據結構受影響。此外，基于計算機程序的考慮，設相應的密碼口令，增強系統(tǒng)安全防護性，定期補丁維護，防止由于計算機安全或者網絡安全而使會計信息資料丟失或者被他人修改。

（二）確定會計檔案內容，完善各項制度

制度化會計檔案管理內容，借助于明文資料的形式確定會計檔案管理內容，使檔案管理者實施工作時有章可循。在電算化條件下明確會計檔案信息資料收集制度，定期拷貝以及儲存全部會計數據信息，使其生成為備份文件，確保計算機系統(tǒng)受損于短時間內不會對會計檔案信息產生不利影響。根據國家《檔案法》中相關要求和標準，結合企業(yè)或者單位自身實際情況，構建關于會計檔案管理方面保管制度、借用手續(xù)制度以及信息查閱制度，最大程度確保檔案信息的完整性以及安全性。

（三）增強有關人員綜合素質

在電算化條件下所實施的會計檔案管理工作一般由人操作，計算機系統(tǒng)的穩(wěn)定性與安全性；會計檔案信息資料的真實性與安全性等均和有關人員職業(yè)素養(yǎng)以及技術水平高低有關。對此，需對參與會計檔案管理工作的相關人員實施系統(tǒng)且全面的教育以及培訓，根據業(yè)務以及管理內容的不同，分類培訓，且施予相應的職業(yè)道德教育，強化檔案管理者法律意識，以確保在電算化條件下會計檔案管理工作得以健康且有序地開展。

四、小結

綜上所述，基于當前信息技術快速發(fā)展的形勢下，會計已逐漸實現電算化，各種信息化技術也被廣泛應用于會計檔案管理工作中。本次研究筆者就會計電算化條件下會計檔案特點進行了闡述，經會計檔案管理所存問題的分析，提出了相關實施策略。望通過本文的介紹可為今后會計檔案管理工作的實施提供參考依據，以提高檔案管理質量以及水平。

作者：吳峰 單位：利川市合管辦