營銷檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，也是企業(yè)發(fā)展不可缺少的重要條件之一，因此，依法加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)營銷檔案工作，對于加快企業(yè)建設(shè)步伐，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實意義。為此，工作實踐就如何加強(qiáng)企業(yè)營銷檔案管理工作淺談幾點建議。

1理順體制依法規(guī)范

企業(yè)營銷檔案作為企業(yè)檔案中的一個新成員，是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的原始記錄和萬史見證，不僅有現(xiàn)實利用價值，而且具有長遠(yuǎn)保存價值C做好企業(yè)營銷檔案工作，將對企業(yè)經(jīng)營建設(shè)的長遠(yuǎn)發(fā)展產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。當(dāng)前，由于缺少經(jīng)驗，電力系統(tǒng)營銷檔案管理工作存在不少問題.主要表現(xiàn)為管理體制不理順，造成檔案管理較為混亂。普遍存在問題有:各類臺帳用圓珠筆書寫，不符合檔案管理的要求;單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，表現(xiàn)在檔案工作未列人領(lǐng)導(dǎo)、專責(zé)、兼職檔案員崗位責(zé)任制中，未列人一把手工作日程;電費、用電檢查客戶檔案分散存放，不便工作;用電檢查檔案未整理，分散在個人手中，不符合檔案集中管理要求;部分新增用戶沒有工作單.和原始檔案，影響核收電量、用戶建檔工作;供用電合同、電費協(xié)議沒有歸人客戶檔案中;一戶一表改造工程檔案不完整，缺用戶改造協(xié)議、用戶明細(xì)、收款收據(jù);已處理的用電檢查工作單、雜項工作單、已實施的停電通知單、客戶違約處理單沒有及時歸人客戶用電檔案中;電費憑證、帳簿、報表、銀行對帳單應(yīng)填寫項目不全現(xiàn)象，個別單位有電費帳目記帳不全現(xiàn)象;年度經(jīng)營活動分析、用電綜合年報、線損報表、承包書、工作計劃、年度總結(jié)未集中管理;技術(shù)臺帳、技術(shù)資料的不完整、不規(guī)范的現(xiàn)象;部分大客戶月電檔案沒有箱變原始檔案;用電普查資料不全;移交、合并的營銷單位，存在沒有合并前單位的用戶資料，造成用戶資料的流失;營配合一的一單位，配網(wǎng)、農(nóng)網(wǎng)檔案流失嚴(yán)重，沒有技改項目檔案;機(jī)構(gòu)改革后，各營銷單位沒有設(shè)檔案人員的編制，兼職人員工作多，一崗多職，是營銷檔案管理不善、大量流失的主要原因;新增用戶沒有及時將客戶側(cè)的客戶檔案移交給營銷單位，造成營銷單位不能及時核對電量.上卡抄表;各類臺帳、資料、表格用紙不規(guī)范，表格內(nèi)容設(shè)計不全，造成每個單位都不統(tǒng)一;各營銷單位，對各班組形成的技術(shù)資料、臺帳沒有監(jiān)管措施，形成班組資料不全現(xiàn)象;在一個單位，涉及各專業(yè)走流程，但沒有交接手續(xù)，造成資料流失沒人過問;使用<用電管理系統(tǒng)》的單位，錄入的用戶數(shù)據(jù)不全、不準(zhǔn)確，造成不能生成數(shù)據(jù)表格，系統(tǒng)功能沒有合理使用。

目前，營銷檔案一般由各營銷單位自行管理，個別單位的營銷檔案還散存在個人手中，造成檔案資料多家保管、多處存放，極易丟失和損毀。鑒于此，應(yīng)當(dāng)從組織領(lǐng)導(dǎo)、保管條件、人員配備、經(jīng)費保障以及其綜合開發(fā)利用等諸多因素考慮。營銷檔案還是由檔案主管部門、營銷業(yè)務(wù)主管部門對各門類營銷檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的實體綜合管理為最好。一則可以充分發(fā)揮檔案主管部門營銷業(yè)務(wù)主管部門的組織領(lǐng)導(dǎo)作用，便于協(xié)調(diào)各方面的工作關(guān)系;二則能帶來人財物的節(jié)省，并確保營銷檔案的齊全完整;三則有利于營銷檔案的規(guī)范化管理及綜合開發(fā)利用。為此，應(yīng)依法成立統(tǒng)一的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備專(兼)職檔案人員，明確職責(zé)分工，形成全局統(tǒng)一的營銷檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，保證企業(yè)營銷檔案工作與企業(yè)建設(shè)同起步，同規(guī)范，同發(fā)展。

2主動介入強(qiáng)化指導(dǎo)

檔案部門面對檔案工作的新領(lǐng)域，不能“坐、等”上級業(yè)務(wù)主管部門下發(fā)文件、提出要求后再去開展工作，而要以全新的服務(wù)理念，主動出擊，依法規(guī)范營銷檔案與企業(yè)經(jīng)營建設(shè)同步發(fā)展，以保證檔案服務(wù)的時效性和主動性，否則極易造成工作上的被動和重復(fù)浪費現(xiàn)象。針對小城鎮(zhèn)建設(shè)中形成的各類檔案涉及部門多、內(nèi)容廣、技術(shù)要求高、收集難度大等現(xiàn)實困難，檔案部門應(yīng)切實加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，具體_L作中，重點突出“三個狠抓、三個提高”。一是狠抓業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，采取專題培訓(xùn)上崗培訓(xùn)、以會代訓(xùn)等形式，組織相關(guān)檔案人員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)、學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識、學(xué)習(xí)貫徹上級的各項規(guī)范性文件，同時結(jié)合外出參觀學(xué)習(xí)，從思想上提高認(rèn)識，業(yè)務(wù)上提高技能，這是做好檔案工作的前提;二是狠抓材料收集，提高歸檔率和完整率。檔案部門要指導(dǎo)各有關(guān)單位結(jié)合自身實際，制定出具體的歸檔范圍和保管期限表，建立健全各項檔案管理制度，并將檔案工作列人有關(guān)人員崗位目標(biāo)責(zé)任制，與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，以此來控制歸檔材料的收集關(guān)口，確保文件材料的歸檔率，完整率達(dá)到98%以上;三是狠抓規(guī)范整理，提高管理水平和利用率。指導(dǎo)綜合檔案室實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的集中規(guī)范化管理，提高管理水平;并積極指導(dǎo)檔案信息的開發(fā)利用工作，讓營銷檔案在企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。具體建議如下:

2.1，對營銷檔案的總體要求:

2，1，1各營銷單位的專、兼職檔案員負(fù)責(zé)本單位的營銷檔案、資料、卡片、圖紙的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計、保管、利用工作;參加客戶工程的竣工驗收會、經(jīng)營分析會、生產(chǎn)例會;開展對班組營銷檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)、培習(xí)l!、考核工作。

2.1.2各營銷單位應(yīng)建立健全客戶報裝、用電、戶表改造、電費、經(jīng)營、計量、配網(wǎng)、農(nóng)網(wǎng)檔案，各類檔案集中統(tǒng)一管理。

2.1.3各營銷單位應(yīng)將本單位年度電費憑證、電費總賬、明細(xì)賬、報表、銀行對賬單、年度營銷報表、線損報表、分析、總結(jié)按照檔案管理要求整理后，向本單位檔案保管部門集中歸檔保存。

2.1.4各營銷單位應(yīng)將本單位年度工作計劃、總結(jié)、安全經(jīng)濟(jì)承包責(zé)任書、會議記錄按照檔案管理要求整理后，向本單位檔案保管部門集中歸檔保存。2.2對客戶檔案的要求

2.2.1客戶檔案應(yīng)按一戶、一賬、一卡建立，每戶以戶號區(qū)分。

2.2.2客戶檔案整理步驟:收集客戶檔案，剔除金屬物，客戶文件材料大小以A4規(guī)格紙為標(biāo)準(zhǔn)，不符合A4標(biāo)準(zhǔn)的需粘貼;按客戶檔案文件形成時間順序編寫頁號，填寫卷內(nèi)目錄、打印案卷封皮和備考表，裝訂成冊。

2.2.3客戶檔案的組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點。保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系;分類科學(xué)，組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備。符合檔案管理要求。2.2.4客戶檔案的質(zhì)量要求:字跡清楚，工單清晰。圖表整潔，簽字手續(xù)完備;需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料(如:純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等)書寫、繪制，必須用碳素筆或藍(lán)黑鋼筆書寫(計算機(jī)打印件除外)。