一、傳統(tǒng)定額管理方法在物流成本控制中的不足

1、過程監(jiān)控的有效性不足

傳統(tǒng)的定額管理工作由于在實施過程中不需要通過信息系統(tǒng)審批，加之工作過程中信息反饋的實時性不強，因此在定額管理工作中，某個環(huán)節(jié)、某個層次、某個崗位工作超出了定額水平，就無法及時有效地加以監(jiān)督管理，影響到整個定額管理工作的順暢運行。

2、定額修訂的及時性不足

定額標(biāo)準(zhǔn)本身就是一個動態(tài)性的指標(biāo)，它只是一個定額管理的合理值，應(yīng)當(dāng)隨著社會物價水平的變動、企業(yè)運營技術(shù)水準(zhǔn)的提高以及經(jīng)營管理的具體環(huán)境的改變而不斷地發(fā)生改變。因此定額標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)隨著外部客觀環(huán)境的變換而不斷地加以修訂，傳統(tǒng)的定額管理方法對定額標(biāo)準(zhǔn)的修訂不夠及時。由于傳統(tǒng)的定額管理方法在定額管理工作中存在著一些明顯的不足，因此需要借助信息手段提高定額管理的水平，以滿足企業(yè)成本費用管理的需要。

二、應(yīng)用信息化手段加強物流成本管控需做的工作

1、梳理業(yè)務(wù)、找準(zhǔn)節(jié)點量化定額

一是梳理業(yè)務(wù)。煙草物流是煙草行業(yè)的核心業(yè)務(wù)，物流資產(chǎn)量大、費用占比高。物流業(yè)務(wù)點多、線長、面廣，面對工業(yè)、商業(yè)和零售客戶，費用節(jié)點多、難控制、難操作、難管控。因此要對各部門、各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)進行認(rèn)真梳理、精細(xì)劃分。把卷煙物流業(yè)務(wù)劃分為倉儲、分揀、配送、綜合管理四大環(huán)節(jié)，按環(huán)節(jié)將每項業(yè)務(wù)指標(biāo)細(xì)化為費用、能耗、效率、其它四大類別，使其成為物流費用定額體系的核心。二是找準(zhǔn)節(jié)點。根據(jù)咸陽煙草物流運行情況，將影響物流成本的因素分解到最小單元，按照分解的最小成本因素查找物流成本費用對應(yīng)節(jié)點及對應(yīng)元素，共找出成本費用控制節(jié)點和對應(yīng)元素204個，經(jīng)過節(jié)點合并和優(yōu)化，最終確定定額管理指標(biāo)110項，其中倉儲環(huán)節(jié)、分揀環(huán)節(jié)、送貨環(huán)節(jié)、綜合管理定額指標(biāo)各20項、46項、27項、17項，對應(yīng)的費用、效率、能耗和其他元素項目各若干個。三是量化定額。在充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，合理確定各項工作定額。以歷史發(fā)生數(shù)據(jù)為依據(jù)，考慮影響因素，通過加權(quán)平均法、實地測算法、預(yù)算管理法、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)法等方法確定倉儲、分揀、送貨、綜合管理等各環(huán)節(jié)的費用、效率、能耗和其他定額標(biāo)準(zhǔn)。對應(yīng)110項管理指標(biāo)，確定定額標(biāo)準(zhǔn)110個。

2、明確需求、研發(fā)軟件搭建平臺

一是明確需求。明確物流定額管理在信息反饋、信息對接、過程監(jiān)控、實時管理和報表生成等方面的需求，作為定額軟件研發(fā)的方向和目標(biāo)。二是研發(fā)軟件。研發(fā)物流定額管理軟件，包含“系統(tǒng)管理、定額管理、作業(yè)管理、查詢分析、對標(biāo)管理、績效考核、預(yù)警管理、報銷管理、核算管理”九大功能模塊，具備定額確定、定額管理、作業(yè)數(shù)據(jù)錄入、定額審核、異常情況提示、績效考核、報表的自動生成等功能。主要的定額管理模塊實現(xiàn)對定額指標(biāo)設(shè)定和定額數(shù)據(jù)的管理；作業(yè)管理模塊完成卷煙物流各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的采集和審核過程及特定錄入過程的授權(quán)；查詢分析模塊實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與定額數(shù)據(jù)的對比分析及物流費用的報表查詢，完成對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)核算數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)整合并生成各種報表，實現(xiàn)卷煙物流業(yè)務(wù)過程中業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)到業(yè)務(wù)指標(biāo)及財務(wù)指標(biāo)的自動轉(zhuǎn)換；預(yù)警模塊通過對實際數(shù)據(jù)和定額數(shù)據(jù)自動對比分析，進行異常狀況預(yù)警。三是搭建平臺。建立四個標(biāo)準(zhǔn)庫（費用、效率、能耗、其他）、制定兩個級別定額標(biāo)準(zhǔn)（現(xiàn)實級、優(yōu)化級）、開展四個維度分析預(yù)警（從倉儲、分揀、送貨、綜合四個維度，進行定額標(biāo)準(zhǔn)為核心的實際效果偏差分析預(yù)警）、實施兩個改進流程（以考核為手段的績效管理流程，以對標(biāo)準(zhǔn)管理為核心的定額優(yōu)化流程）的物流定額標(biāo)準(zhǔn)管理模型，構(gòu)建物流定額標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)，滿足決策層、管理層、作業(yè)層對物流成本定額管理的需求。

3、積極實施，推動定額軟件應(yīng)用

定額軟件研發(fā)出來之后，為盡早發(fā)揮定額管理軟件作用，咸陽煙草物流分級分批對儲配部人員、送貨部中轉(zhuǎn)站人員及管理人員進行了3次對口培訓(xùn)，按照不同人員制作了操作說明書，進行了一對一操作演示，各類人員進行了實際數(shù)據(jù)錄入和操作，使各類人員熟練掌握了操作流程和作業(yè)要求。各類人員按照作業(yè)管理模塊的要求，自覺完成卷煙物流各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的采集和審核工作，保證了物流定額軟件系統(tǒng)的應(yīng)用。

三、現(xiàn)代信息技術(shù)對提升物流成本管理水平的作用

1、加強了對物流成本費用的管控

定額軟件的研發(fā)強化了對物流成本費用的過程監(jiān)督，通過各類作業(yè)人員當(dāng)天的作業(yè)數(shù)據(jù)錄入，網(wǎng)上運行審批，實現(xiàn)了對當(dāng)天形成的物流成本費用的實施監(jiān)督，把監(jiān)督管理時效控制在24小時之內(nèi)，改變了傳統(tǒng)定額管理手段監(jiān)督管理滯后的狀況。

2、提高了物流成本的智能化管理水平

定額管理從實時監(jiān)控、全面反饋信息、及時修訂定額標(biāo)準(zhǔn)、自動生成成本費用報表4個方面提高了智能管理水平。例如咸陽煙草物流中心在2013年優(yōu)化工作流程、實施25條起送工作后，分揀卷煙包裝耗材使用量減少，該中心通過定額軟件及時進行了修訂。

3、減輕了定額管理人員的工作強度

研發(fā)軟件，為定額管理工作提供了一個智能化的輔助工具。自動生成報表，可以生成定額管理所需的相關(guān)報表。例如在編制新一年費用預(yù)算報表時，只需將新一年的卷煙銷售計劃輸入到上一年的物流成本費用定額之中，就能得到所需的各項費用指標(biāo)，有效降低了財務(wù)定額管理人員的工作量。

作者：郭宏義 李華 單位：陜西省煙草公司咸陽市煙草公司物流中心