管理部門對科研證書的上交歸檔規(guī)定執(zhí)行不嚴：有的單位雖然有相關(guān)的管理規(guī)定，但執(zhí)行不嚴，對于其他科研人員的項目獎勵，需要提供證書才能兌現(xiàn)獎勵，但對與自己有利害關(guān)系的，只要已公布的成果或?qū)＠@獎的項目，不需要提供相關(guān)的證書也能立即兌現(xiàn)。因為已兌現(xiàn)相關(guān)獎勵，科研人員對證書上交的積極性、主動性不夠，雖然檔案部門進行追問要求歸檔，但科研人員敷衍了事，以至于證書散落在相關(guān)的人員手中，嚴重影響了證書類檔案的及時收集歸檔。科研證書大小沒有統(tǒng)一的標準，形態(tài)不一：科研證書由于制發(fā)單位的不同，時間不同，所以規(guī)格不同，質(zhì)地不同，形狀不同，給歸檔造成一定的困難。如成果證書、獲獎證書是科技部門頒發(fā)，專利證書是專利局頒發(fā)，品種審定或登記證書是農(nóng)業(yè)部門頒發(fā)，標準獲獎證書是質(zhì)監(jiān)部門頒發(fā)，頒發(fā)的等級不同，有國家級的、有省部級的，有地市級的，還有縣處級的。沒有統(tǒng)一的證書標準，大小、顏色、厚度都不同，給歸檔工作標準化帶來一定的困難。證書檔案類管理條件落后：存放證書類檔案的庫房沒有安裝空調(diào)、抽濕機等調(diào)溫、調(diào)濕度設(shè)備。特別是南方地區(qū)，春季梅雨氣節(jié)，氣候潮濕，證書受潮濕，容易變形發(fā)霉，夏天氣候干燥，證書紙張變黃變脆，容易造成損壞。還有證書經(jīng)常借出，人手潮濕或者汗水，證書也容易受損。此外，有的科研單位建立陳列室或榮譽室，將證書原件直接用于展示，由于缺少有效的管理甚或處于無人管理的狀態(tài)，使證書長期處于太陽光照射或潮濕的環(huán)境中，造成證書的損壞、丟失。特別是年代久遠的證書，存放在玻璃的鏡框內(nèi)長期暴曬，更容易損壞。

強化科研證書檔案管理，改進管理方式

為保證科研證書類檔案的規(guī)范化管理，實現(xiàn)科研證書類檔案的完整性，有必要強化科研證書檔案類的收集管理，筆者根據(jù)長期從事科研檔案管理工作中一些經(jīng)驗，認為有必要做好以下幾個方面。

科研獎勵與科研證書歸檔相掛鉤：各科研單位應(yīng)結(jié)合本單位實際，制訂科研證書類檔案的管理規(guī)定，完善科研獎勵制度。科研證書類檔案上交歸檔與獎勵相掛鉤，要點是把科研證書的上交歸檔寫進科研獎勵制度，不管是誰，沒有上交科研證書歸檔，沒有檔案管理人員出具的接收證書憑據(jù)，不能兌現(xiàn)相關(guān)獎勵。理順科研管理部門、科研檔案形成部門、科研檔案管理部門之間的關(guān)系，形成一個相互關(guān)聯(lián)、相互制約、相互配合的聯(lián)合體，提高科研證書歸檔的積極性、主動性。改進接收管理科研證書類檔案的方式：規(guī)范接收科研證書類檔案，檔案管理部門變被動為主動。具體的做法是：一是接收證書類檔案要有移交檔案清單，有接收人、移交人，監(jiān)交人（科研管理部門負責人）的簽字，不上交證書類檔案就沒有移交清單，以免造成證書類檔案的丟失；二是各課題組上交證書類檔案之前必須將證書進行掃描備份保存，目前科研證書類檔案是科研檔案中使用率最高的檔案，報項目、報獎、報職稱等都使用到，為了減少科研證書借出的次數(shù)，保證證書的完整、安全，避免證書在借出過程中丟失損壞或者是出借太多而手上汗水的滲透而變黃、損壞等，規(guī)定在課題組移交證書前先進行掃描，并將掃描件發(fā)給各個課題參加人保存；三是證書類檔案的借出歸還一定要做好登記，借出超過時限一定要及時追還，以免有的借出者忘記歸還而造成丟失、損壞等。

根據(jù)實際，科學合理進行分類歸檔

單位大的，證書多的單位整理時一般以年為單位，例如獲獎證書根據(jù)頒發(fā)單位從大到小，按國家級、省部級、廳（局）級等按順序排列。專利證書、成果證書、品種審定、品種登記可按頒發(fā)時間順序排列。單位比較小，證書少的單位，可按5年或10年為單位，按獲獎證書、成果證書、專利證書、品種審定、品種登記來排序，并按頒發(fā)時間順序來排列，并每一類證書作為一個卷宗。單位小，證書少的單位，也可不分類，按年度排序給檔案編流水號即可。因為計算機的應(yīng)用及檔案管理軟件的開發(fā)應(yīng)用，檢索檔案已不再繁瑣和復(fù)雜，因此，各單位可根據(jù)本單位的證書類檔案的多少等實際情況來編排歸檔。

統(tǒng)一“著裝”，合理規(guī)范編號

就目前的證書而言，專利證書都是國家專利局頒發(fā)，成果證書是科技部門頒發(fā)，品種審定、品種登記證書是農(nóng)業(yè)部門頒發(fā)，它們大小規(guī)格基本上都是相同的，都可裝入普通的檔案盒，但是獲獎證書是由不同的單位或部門頒發(fā)的，有國家級的，省部級的，市廳（局）級的。它們的大小不一，長度不一，目前普通的檔案盒是裝不下的，因此可根據(jù)現(xiàn)有的獲獎證書必要跟檔案盒生產(chǎn)廠家訂制適合存放的大檔案盒用于放置獲獎證書，以達到美觀、耐用、利于存放的目的。科研證書類的檔案號應(yīng)一證書一號，有的單位直接將檔號打在證書蓋有頒發(fā)單位紅章內(nèi)容的右下角處。筆者認為，為保證證書的清潔美觀，檔號還是打在證書的背面的右上角比較好。證書編號與以各證書頭2個字的第1個大寫字母為標志，如獲獎證書，標記為“hj”，專利證書標記為“zhl”，成果證書標志為“chg”，品種證書標志為“pzh”，以頒發(fā)的證書的時間年月為依據(jù)，按已整理好的先后順序進行大流水編檔排號。

實行電子文檔與紙質(zhì)文檔的雙重管理

計算機的普遍應(yīng)用，檔案管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)，檔案工作管理的現(xiàn)代化裝備，也使得科研類證書檔案工作的管理更簡便，可以做到快速準確的查詢、檢索。而購買高分辨率的掃描儀及配套的軟件。對科研類證書進行掃描分類，存儲于計算機，對于申報項目、申報職稱等原因需要借用證書的，可提供證書電子文檔，減少證書借出次數(shù)，達到保護證書的目的。對于需要證書用于榮譽室、展示館展示的，只能用電子文檔彩印機打印用于展覽展示，嚴禁將原件用于長期展示，避免證書類檔案的損毀、損壞、丟失。延長證書類檔案的保存年限，保證科研證書類檔案的安全。對于紙質(zhì)證書原件，一定要妥善保管，千萬不要因為有了電子文檔而忽視對紙質(zhì)檔案的管理，電子文檔是輔助管理手段，它永遠代替不了原件。所以，必須加強對證書類檔案原件的管理，按照檔案庫房的基本要求，配備去濕調(diào)溫設(shè)備，安裝空調(diào)，除濕機，還要做好庫房的環(huán)境衛(wèi)生工作，做好防塵防火防曬，確保科研證書類檔案存放的安全。

本文作者：蘇美花 單位：廣西壯族自治區(qū)亞熱帶作物研究所