本文作者：郭麗華 單位：山東淄博高新區(qū)城建檔案管理辦公室

轉變觀念

數(shù)字化管理首先沖擊的是我們的思想觀念。通過實現(xiàn)觀念的轉變，適應新形勢下的城建檔案管理方式，才能在工作中抓住機遇，走出城建檔案管理新路子。我們經(jīng)歷了城建檔案工作從依靠經(jīng)濟行政手段向依法管理的轉變，檔案實體管理向信息管理的轉變，檔案管理手段由手工向技術的轉變，檔案服務由單一向綜合型服務轉變。思想觀念轉變了，就能推進檔案管理和服務工作的順利開展。

轉變工作內容和工作目標

在新的管理形式下，工作中心從過去單一的建設傳統(tǒng)紙質檔案館，轉變?yōu)榻⒁粋€多元化的、適應發(fā)展需求的數(shù)字城建檔案館，建立一個城建檔案信息集散中心。建立一個具備數(shù)字化檔案的管理能力，具備數(shù)字化信息的處理能力，具備數(shù)字化信息的傳輸能力的數(shù)字城建檔案館成為當前城建檔案館的工作目標。

保障技術人員的需求

數(shù)字化管理需要大量新技術、新設備的應用，信息系統(tǒng)開發(fā)，對人員素質的需要發(fā)生極大改變。尤其是存儲介質的不斷變化，在同等設備的情況下，其工作效率的高低取決于檔案工作者的操作技術，每個環(huán)節(jié)的技術問題都會影響到工作的進度。綜合性人才的需求，特別是計算機人才的需求更加強烈。城建檔案館要從對檔案館人員需求的多樣性、變化性出發(fā)，建立培養(yǎng)高素質人才機制，從根本上保證數(shù)字化的管理的順利實施。紙質檔案和數(shù)字檔案并行是走向數(shù)字化管理必經(jīng)的一個階段，全國城建檔案館數(shù)字化建設發(fā)展迅速，但仍是針對紙質檔案的數(shù)字化處理，接收、管理真正意義上的電子檔案才剛剛起步，在電子文件管理中一些關鍵性的問題未解決之前，實行二元并存的管理方式在實踐仍要不斷發(fā)展完善。城建檔案信息數(shù)字化就是把紙質檔案通過掃描、錄入信息到計算機數(shù)據(jù)庫中，以計算機存儲城建檔案信息。城建檔案的數(shù)字化并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程。我們有必要對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的分析和研究，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規(guī)劃好城建檔案管理的數(shù)字化之路，為今后的城建檔案數(shù)字化建設打好基礎。所以，新管理方式將通過自動化管理手段，實現(xiàn)提高工作效率、簡化工作程序的目的；通過管理內容數(shù)字化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實現(xiàn)業(yè)務工作標準化、規(guī)范化，實現(xiàn)對檔案信息資源的最大開發(fā)利用，實現(xiàn)對檔案實體的保護。通過網(wǎng)絡化服務，達到適應市場需求，實現(xiàn)資源共享的目的。

一要提高工作效率，簡化工作程序。城建檔案館主要業(yè)務工作是圍繞檔案管理進行的，建立基于檔案業(yè)務管理的信息化系統(tǒng)，充分運用信息技術和網(wǎng)絡通訊技術實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、管理、檢索、瀏覽、打印等工作，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公。改變了目前檔案館有些工作周轉時間長、程序多、工作量大、耗時長、準確率低、工作繁瑣的現(xiàn)象，尤其是檔案接收、著錄環(huán)節(jié)中數(shù)據(jù)重復錄入，造成的人力、物力浪費。將以往的手工作業(yè)交給計算機，將信息處理交給網(wǎng)絡，實現(xiàn)相關電子數(shù)據(jù)直接導入系統(tǒng)，并可通過數(shù)據(jù)庫技術及網(wǎng)絡技術等手段直接查詢、統(tǒng)計，從而獲得最新的最準的工作信息，大大提高工作效率。二是通過與上級電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉換，實現(xiàn)電子文件、檔案一體化管理，將檔案管理直接延伸到文件初始形成及流轉過程，實現(xiàn)任意地塊與歷史數(shù)據(jù)的有效查詢，為城市規(guī)劃、管理工作提供最便利、最快捷的服務。三是合理利用檔案信息資源，實現(xiàn)對檔案信息的多功能開發(fā)，實現(xiàn)業(yè)務信息與現(xiàn)有檔案信息系統(tǒng)的銜接。完善各項功能，對聲像檔案、地下管線檔案、地理地形檔案等新類型檔案的信息進行開發(fā)，進一步整合檔案信息，優(yōu)化信息源，發(fā)揮城建檔案在數(shù)字城市建設中的重要作用。四是實現(xiàn)業(yè)務工作的標準化、規(guī)范化。通過信息化系統(tǒng)使業(yè)務工作中的標準化、規(guī)范化得以貫徹，實現(xiàn)指導、接收、保管各環(huán)節(jié)的科學化管理，克服人為因素給工作帶來的不確定性，保證入館檔案實體及其信息的質量。

五是通過建立電子檔案接收數(shù)據(jù)格式，推廣應用相關的城建檔案管理軟件，實現(xiàn)信息管理的提前介入，使檔案、信息同時進館。從源頭抓起，達到準確信息，節(jié)約資源的目的，促進檔案形成者、利用者、保管者、管理者之間的合作，共同產生更為優(yōu)質的服務，從而保證我們能鑒定、保存和利用真實、可靠、完整的文件和檔案，從根本上改變由檔案館來進行數(shù)字化的被動局面。六是實現(xiàn)服務模式的根本轉變，隨著城建檔案館服務模式轉變的需要，深層次服務與利用成為當前城建檔案服務的主體與發(fā)展方向。提供利用方式也隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，發(fā)生了根本的改變，用戶從網(wǎng)上查詢城建檔案的需求日益增加，開發(fā)建立高速互動、突出本行業(yè)特點的網(wǎng)站，成為城建檔案館由被動服務變主動服務的一個主要途徑，成為城建檔案館為社會提供優(yōu)質服務的一個重要窗口。數(shù)字化管理是城建檔案發(fā)展的大趨勢、大方向，在深入學習實踐科學發(fā)展觀的今天，我們更要按照這個方向來走。因此，在不斷調整數(shù)字化管理構思的同時，更應該抓好城建檔案數(shù)字化管理意識的提高和普及，只有這樣，才能保證城建檔案數(shù)字化建設的順利進行。