作者：李維 單位：重慶市長壽區疾病預防控制中心

衛生檢驗是疾控中心的一項重要工作,它不單是提供檢測數據,而且要提供科學規范的檢驗報告書。如何方便快捷地將實驗室數據以檢驗報告書的形式傳遞給服務對象,這是每一個檢驗工作者都應思考的問題。隨著電腦的普及,電子報告書早已實現,可是,一直以來,由于基層疾控中心缺乏相應的工作軟件,檢驗報告大多都是以單個的Word文檔格式打印,數據的保存顯得不很規范。本文將介紹:運用Word的郵件合并功能,將Word文檔和Excel數據表有機據結合起來,減少重復輸入,既規范保存實驗數據又提高工作效率[1]。

1“郵件合并”功能簡介

所謂“郵件合并”就是將一批收件人姓名、收件人地址、郵政編碼等要素合并到內容相對固定的文檔中的過程。郵件合并工具欄常用命令按鈕有“設置文檔類型”、“打開數據源”、“收件人”、“插入域”、“插入Word域”、“插看合并數據”、“合并到新文檔”、“合并到打印機”等。相對于衛生檢驗來說,這里的收件人姓名、收件人地址、郵政編碼等就相當于樣品編號、樣品名稱、收樣日期、檢驗日期、報告日期等。因此,本文所講的“郵件合并”就是將有著固定格式的檢驗報告Word文檔與裝有許多信息的Excel數據表有機結合起來。

2“郵件合并”過程

2.1打開或新建一個文檔,按規范設計檢驗報告書的格式。在需要從數據表中提取信息的地方(如圖2中*部分)留夠空格,以便能裝下所提取的內容。設計好的檢驗報告書應包括樣品信息和檢測結果信息,保存為“**報告模式”,如圖2,并退出Word程序。

2.2啟動Excel程序,設計Excel數據統計表,將報告中的所有可變信息,如“樣品名稱”、“受檢單位”、“色度”、“濁度”、“總硬度”等,都以字段名的形式在第一行的不同列中輸入。然后從第二行開始逐一錄入與“字段名”相應的“記錄”。如圖3:待將所有樣品的信息錄入完后,保存表格并退出Excel程序。

2.3打開已設計好的“**報告模式”,通過“工具”、“信函與郵件”、“郵件合并”啟動Word郵件合并功能。接著文檔的右側出現合并向導,并提示選擇文檔類型,默選“信函”;選擇開始文檔,“使用當前文檔”;選取收件人,通過“瀏覽”按鈕查找到已建好的Excel數據表格并“確定”;“撰寫信函”,在設計好的文檔格式中,運用郵件合并工俱欄的“插入域”按鈕逐一將Excel數據表中“字段名”合并到報告文檔中,如圖所示,圖中有《》的內容就是Excel表中的“字段名”;“預覽信函”,查看所有“記錄”在報告中的再現情況,并復核有無錯誤;最后“完成合并”,保存此報告格式,即得到“**報告合并文檔”。

3“郵件合并”報告打印

打開一個“**報告合并文檔”,點擊如圖4中的“是”,自動啟動相應的Excel表,并將數據表中的一行行記錄轉換成一頁頁的報告書,選擇需要打印的記錄,進行逐條打印,或將此“合并到打印機”,不選擇“逐份打印”,設定打印份數,讓打印機自動連續打印。

4討論

在Excel表中錄入數字時,均用文本格式,不然合并文檔中會出現一些解釋不了的錯誤。進行郵件合并時必須關閉Excel數據表,合并完成后,要查看Excel數據表中記錄時,也必須關閉“**報告合并文檔”。完成郵件合并后,Excel數據源表的存放位置不得改變,否則打開一個“**報告合并文檔”時,點擊圖4中的“是”,不能自動連接Excel數據源表。檢驗報告格式會有較多的模式,這是因為不同樣品,檢測的項目不同,在工作中須分門別類,仔細設計,并取好文檔名。不同模式的報告格式可以共用一個Excel數據源表。Word郵件合并功能有廣泛的運用[2],不僅是上面講到的定量報告,對于一些定性報告,比如餐具報告、HIV初篩檢測報告等,運用此功能顯得尤其方便。另外只要是打印格式固定,內容有變的文檔均可,如獎狀、請柬、明信片等。