人事代理中人事檔案管理問題

　　摘 要：人事代理制度是我國從傳統(tǒng)經(jīng)濟體制向市場經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)軌過程中一項重要的人才管理制度。在人事代理制度的運行下，企事業(yè)單位能夠?qū)崿F(xiàn)與人才的有效對接，從而提高人才社會化管理水平。人事檔案是實現(xiàn)人力資源開發(fā)，提高人事代理功效的重要組成部分。隨著信息化檔案管理的不斷推進，目前人事代理中的人事檔案管理問題也逐漸凸顯。基于此，結(jié)合當前人事代理中的人事檔案管理現(xiàn)實問題，對如何實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化提出幾點建議。

　　關鍵詞：人事代理;人事檔案管理;問題;優(yōu)化策略

　　引言

　　人事代理是指由政府部門下屬的人才服務中心，根據(jù)相關法律法規(guī)，接受企事業(yè)單位或個人委托，提供人事檔案管理、職稱評定、社會養(yǎng)老保險金收繳、出國政審等全方位服務的一項人力資源管理制度。在人事代理工作中人事檔案管理的重要性不言而喻，加強人事檔案管理能夠有效減輕企事業(yè)單位管理負擔，幫助其順利實現(xiàn)人才引進與評估;對于個人而言則有效推動了其在人力資源市場中的流動，并為人才就業(yè)提供了有力保障。隨著社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，企事業(yè)單位對人力資源的需求越來越強烈，但是由于人事代理中的人事檔案管理中的問題，使得企事業(yè)單位與人力資源之間的交流與對接出現(xiàn)阻礙，對人事代理工作的進一步發(fā)展造成影響。

　　一、人事代理中的人事檔案管理問題

　　1.思想認識不清，缺乏主動管理意識。人事代理制度在我國已經(jīng)實施多年，但是無論是企事業(yè)單位，還是面對就業(yè)壓力勞動者，對于人事代理都缺乏明確的認識。此外，人才服務中心在管理運行過程中會為畢業(yè)生提供就業(yè)指導，但是指導過程更多的是被動的，其工作內(nèi)容主要是大學生畢業(yè)時接收檔案，或者根據(jù)就業(yè)人員需要開具證明，至于主動獲取檔案，提供就業(yè)指導，以及向企事業(yè)單位投遞檔案等工作的開展效果十分有限。

　　2.人檔分離存在弊端，增加了人事代理成本。人檔分離雖然為企事業(yè)單位的人事檔案管理提供了便利，但是其中的問題也是比較突出，如受聘人員在調(diào)整工資結(jié)構(gòu)、獲取福利待遇、參加職業(yè)培訓、獲取出國審核等方面對人事檔案的依賴極強，因此，為獲取檔案材料，受聘人員不得不在單位與人才服務中心來回奔波，極大增加了人事代理工作成本。

　　3.信息化檔案管理不善，存在安全風險。目前人才服務中心的人事檔案基本上實現(xiàn)了電子化存檔，但是在信息化管理過程中依然存在硬件系統(tǒng)、管理機制等方面的漏洞，導致人事檔案信息獲取、整理工作不及時、不到位，甚至出現(xiàn)丟失、遺漏等安全問題。

　　4.檔案管理制度不完善，人事代理運行存在障礙。

　　二、人事代理中的人事檔案管理優(yōu)化策略

　　1.加強宣傳，理清人事代理概念，促進人事代理工作的推廣。提高思想認識是推動人事代理中的人事檔案管理工作有序進行的前提。人才服務中心應加強對人事檔案管理部門的職業(yè)培訓，吸引專業(yè)管理人才，提高其對人事代理工作的認識，理解其在當前社會運行中的重要意義，并在工作中滲透人力資源管理理念;加強宣傳與推廣，例如針對應屆畢業(yè)生就業(yè)問題，應加強與學校的溝通與合作，不僅要完成檔案交接，還應針對學生職業(yè)規(guī)劃方向提供針對性就業(yè)指導，完善檔案信息，及時清除“死檔”“空白檔”，充分發(fā)揮需人才服務中心在人力資源社會化管理中的作用;積極推進人才服務中心與企事業(yè)單位的溝通，通過簽訂代理合同，承接人力資源檔案管理工作，明確雙方的權(quán)利與義務，并保證根據(jù)企事業(yè)單位發(fā)展需要提供人才檔案，推進職稱評定，完善薪酬機制等，這樣才能不斷增加人事代理工作量，搞活、做強人事檔案管理工作，提高人才中心的服務能力。

　　2.進一步推動人檔分離機制的優(yōu)化，完善人事代理程序，推動人力資源供需的有效對接。在人事代理工作中，人檔分離能夠有效促進人力資源的流動，提高人力資源的配置效率。人才服務中心在人檔分離機制建設與完善過程中，人事檔案部門和人事管理部門應建立嚴格的管理制度，提高檔案管理意識，加強檔案相關法律法規(guī)的宣傳與講解，利用現(xiàn)代化管理制度搞好人事檔案的管理，避免人才流動中的人檔分離現(xiàn)象;明確人事代理期間的工作內(nèi)容，要求個人或者企事業(yè)單位定期將變動信息歸入到人事檔案，并適當補充材料，提高人事檔案管理的靈活性與有效性;簡化人事代理流程，根據(jù)個人以及企事業(yè)單位的需求靈活調(diào)整檔案管理機制;針對個人則積極推進人才交流、職業(yè)能力評估、就業(yè)指導等服務，將人事檔案與個人發(fā)展相結(jié)合，提高人力資源管理水平。

　　3.順應信息化檔案管理趨勢，建立網(wǎng)絡化人事檔案管理機制，確保檔案管理安全。在人事檔案管理過程中，政府相關部門應加強與軟件開發(fā)公司合作，研發(fā)功能完備，針對性強的人事檔案管理軟件，以承載人事代理各項工作;完善網(wǎng)絡化人事檔案管理功能，利用信息化管理平臺積極推進資源共享、異地查詢、統(tǒng)計分析、在線開具證明等服務，彌補人檔分離的弊端，以降低人事代理成本，提高社會服務效率;積極搭建企事業(yè)單位與人力資源之間的聯(lián)系，推動在線檔案投遞，推動人力資源供需平衡;注重對人事檔案的補充與調(diào)用，依據(jù)大數(shù)據(jù)與云計算等技術(shù)，加強對檔案資源的統(tǒng)計分析，推動智能化、立體化人事檔案管理機制的構(gòu)建，提高信息化人事檔案管理水平。

　　4.完善人事檔案管理制度，推動人事代理工作規(guī)范化發(fā)展。人才服務中心在人事檔案管理工作中，應積極制定切實可行的管理制度，明確各部門、各環(huán)節(jié)的工作職責、權(quán)利與義務，建立基本的管理制度框架;推進服務機制的完善，針對人事檔案管理要求，確保人事檔案的安全、有效流通;結(jié)合信息化管理要求，調(diào)整人事檔案管理制度，針對信息系統(tǒng)管理漏洞制定安全管理規(guī)范，明確系統(tǒng)管理權(quán)限，確保人事檔案管理安全;加強責任監(jiān)督，針對人事代理中的人事檔案管理工作中存在的問題及時追責，利用監(jiān)督機制推動制度落實，從而形成規(guī)范、高校的檔案管理系統(tǒng)，為人事代理者提供優(yōu)質(zhì)、方便、快捷的服務。

　　結(jié)語

　　綜上所述，在人事代理中的人事檔案管理過程中，人才服務中心對于人事檔案的收集、整理與利用存在諸多問題，影響了企事業(yè)單位人力資源管理質(zhì)量，同時也增加了人才的就業(yè)難度。對此，人才服務中心在人事代理工作中，應提高對人事檔案管理的重視，結(jié)合當前人力資源供需結(jié)構(gòu)的變化，明確信息化檔案管理發(fā)展趨勢，加強對人事檔案的整合與開發(fā)，進而提高人事代理工作水平，推動就業(yè)市場的有序運行。

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