流程導(dǎo)向的名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建

　　摘要：隨著實(shí)踐工作的推進(jìn)，如何有效規(guī)范名人檔案資源建設(shè)，從而提高名人檔案資源建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化程度和建設(shè)質(zhì)量，成為一個(gè)現(xiàn)實(shí)而緊迫的問題。為此，文章在論述基于流程的名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建原則的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)了基于流程的名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系的結(jié)構(gòu)框架，闡釋了基于流程的名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系的具體內(nèi)容。

　　關(guān)鍵字：名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系

　　《檔案》(雙月刊)創(chuàng)刊于1985年，由甘肅省檔案局(館);甘肅省檔案學(xué)會(huì)主辦。雜志的辦刊宗旨是“傳播知識(shí)、交流經(jīng)驗(yàn)、啟迪思想、指導(dǎo)工作”。

　　一直以來，名人手稿、日記等檔案資料都是檔案館、圖書館乃至博物館等文化事業(yè)機(jī)構(gòu)收藏的重要對(duì)象。近些年來，隨著社會(huì)主義文化建設(shè)和歷史文化遺產(chǎn)保護(hù)熱潮的興起，無論是科學(xué)文化界還是行政管理界、科技界，都非常重視名人檔案資源建設(shè)工作，例如中國(guó)科協(xié)“老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)資料采集工程”“毛澤東數(shù)字圖書館”“李鴻章特色數(shù)據(jù)庫”等名人檔案資源建設(shè)項(xiàng)目不斷增多。隨著實(shí)踐工作的推進(jìn)，如何有效規(guī)范名人檔案資源建設(shè)，從而提高名人檔案資源建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化程度和建設(shè)質(zhì)量，就成為一個(gè)現(xiàn)實(shí)而緊迫的問題。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，目前已有23個(gè)省市出臺(tái)了專門的名人檔案管理辦法，例如《廣東省名人檔案管理辦法》《海南省檔案館名人檔案管理辦法(試行)》《寧波市著名人物檔案管理辦法》等;多個(gè)高校也根據(jù)本校名人檔案資源建設(shè)的實(shí)際制定了相關(guān)的管理辦法，例如《武漢大學(xué)著名人物檔案管理辦法》《北京大學(xué)“人物檔案”征集、歸檔暫行辦法》《東南大學(xué)名人檔案管理規(guī)定》等。

　　通過對(duì)上述各單位發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行研究，發(fā)現(xiàn)目前出臺(tái)的名人檔案管理辦法或標(biāo)準(zhǔn)仍舊存在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范過于簡(jiǎn)單籠統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不一致、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布路徑不權(quán)威、標(biāo)準(zhǔn)缺乏更新等不足之處。例如，《寧波市著名人物檔案管理辦法》第十二條對(duì)名人檔案數(shù)字化的規(guī)定，“檔案館應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將紙質(zhì)的著名人物檔案及著名人物其他資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，”[1]其對(duì)數(shù)字化的各類技術(shù)參數(shù)等均無明確的規(guī)范，且對(duì)象為單一的紙質(zhì)載體檔案，不涉及音視頻檔案等。究其原因，主要是不同行業(yè)機(jī)構(gòu)沒有統(tǒng)一的國(guó)家層面的名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)作為參考。這就要求進(jìn)一步加強(qiáng)名人檔案資源建設(shè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的研究，通過構(gòu)建名人檔案資源建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)體系，為我國(guó)名人檔案資源的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)提供依據(jù)。

　　一、標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建原則

　　名人檔案資源建設(shè)主要由建檔對(duì)象的確立、采集、整理、鑒定、保存和利用等六個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成。在充分了解名人檔案資源建設(shè)各流程具體內(nèi)容的基礎(chǔ)上，構(gòu)建名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系，才能做到有的放矢，從而提高名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的針對(duì)性和可操作性。在基于流程的名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系的過程中，應(yīng)該遵循以下原則。

　　(一)系統(tǒng)性原則

　　名人檔案資源建設(shè)工作是一個(gè)由采集、整理、鑒定、保存和利用等流程構(gòu)成的系統(tǒng)集合，并且每個(gè)流程不是單一疊加的關(guān)系，而是相互聯(lián)系、共同作用于名人檔案資源建設(shè)工作這一本體。但是基于現(xiàn)有各省市名人檔案標(biāo)準(zhǔn)分析發(fā)現(xiàn)，目前各省市出臺(tái)的不同類型的名人檔案標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)缺乏系統(tǒng)性，即使是同一類型的名人檔案標(biāo)準(zhǔn)，其流程也沒有做到系統(tǒng)化，如《寧夏回族自治區(qū)著名人物檔案征集管理辦法》與其他大部分省市名人檔案管理辦法相比，缺少名人檔案界定、工作原則、收集原則、交接程序、鑒定與保管等流程。

　　因此，構(gòu)建名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系必須遵循系統(tǒng)性原則，將名人檔案管理的各個(gè)流程納入名人檔案管理這一整體系統(tǒng)，以名人檔案管理整體系統(tǒng)的總目標(biāo)來協(xié)調(diào)各個(gè)流程的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，從宏觀層面實(shí)現(xiàn)對(duì)每個(gè)流程標(biāo)準(zhǔn)體系的把控，確保各流程標(biāo)準(zhǔn)體系之間既緊密聯(lián)系，同時(shí)又模塊分明、層次清晰。

　　(二)協(xié)調(diào)性原則

　　截至目前，我國(guó)并未制定出國(guó)家層面統(tǒng)一的名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，有關(guān)名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)只是一些單位自發(fā)制定的工作規(guī)范，例如中國(guó)科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)組織相關(guān)人員研究制定的《老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)資料采集工程采集工作標(biāo)準(zhǔn)》，武漢大學(xué)制定的《武漢大學(xué)著名人物檔案管理辦法》。長(zhǎng)此以往，既不利于節(jié)約獨(dú)立制定標(biāo)準(zhǔn)的成本和壓力，也不利于名人檔案資源建設(shè)整體工作的開展。

　　因此，名人檔案資源建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵循協(xié)調(diào)性原則，協(xié)調(diào)好各單位之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)好國(guó)內(nèi)外標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系，協(xié)調(diào)好名人檔案建設(shè)同檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系。

　　(三)通用性原則

　　以目前廣東、山東、上海等23個(gè)省市出臺(tái)的名人檔案管理辦法為例，各省市只參考了《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和各省檔案工作條例，但是名人檔案資源流程建設(shè)過程中涉及的計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等諸多技術(shù)，大多都沒有參考相關(guān)通用標(biāo)準(zhǔn)。

　　名人檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的通用性是指所采用的技術(shù)應(yīng)保證在大部分地區(qū)和部門，針對(duì)大部分類型的名人檔案資源建設(shè)都普遍適應(yīng)。名人資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)該在綜合多方面調(diào)研和征求意見的基礎(chǔ)上，結(jié)合相關(guān)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確保使用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)具有可擴(kuò)展性、開放性和適用性，采用國(guó)際和國(guó)內(nèi)通用且成熟的網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議、長(zhǎng)期保存標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)傳播標(biāo)準(zhǔn)等，而不應(yīng)盲目追求技術(shù)的最先進(jìn)。

　　二、標(biāo)準(zhǔn)體系結(jié)構(gòu)框架

　　名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)貫穿名人檔案資源從采集、整理、鑒定、保存到傳播利用的全過程，直接影響到名人檔案資源的建設(shè)質(zhì)量。由于目前尚無國(guó)家層面的名人檔案資源建設(shè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，因此本文以檔案國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、檔案國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和各地地方管理辦法為參考，以名人檔案資源建設(shè)的流程為導(dǎo)向，由建設(shè)對(duì)象標(biāo)準(zhǔn)、采集標(biāo)準(zhǔn)、整理標(biāo)準(zhǔn)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、保存標(biāo)準(zhǔn)和利用標(biāo)準(zhǔn)共六部分構(gòu)成名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系框架，如圖1所示。

　　圍繞上述構(gòu)成，建立名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系框架的各種標(biāo)準(zhǔn)，主要通過如下途徑完善。

　　第一，納入標(biāo)準(zhǔn)。將國(guó)內(nèi)外關(guān)于電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)納入名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系中，如《文件管理可移植文件格式第1部分：PDF 1.7》(ISO 32000—1： 2008)、《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》(DA/T47—2009)、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T62—2017)和《口述史料采集與管理規(guī)范》(DA/T59—2017)等。

　　第二，吸收標(biāo)準(zhǔn)。例如，吸收國(guó)家檔案局編制的《人事檔案管理辦法》的相關(guān)內(nèi)容，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T31—2017)中第12條“數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交”的標(biāo)準(zhǔn)，以及歷史文物管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。

　　第三，更新標(biāo)準(zhǔn)。例如，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894—2002)、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22—2000)、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T 31—2005)等都于近兩年進(jìn)行了更新;專門的辦法標(biāo)準(zhǔn)也有待于更新，如《寧夏回族自治區(qū)著名人物檔案征集管理辦法》自1999年發(fā)布以來，從未進(jìn)行過更新。

　　第四，新建標(biāo)準(zhǔn)。一些標(biāo)準(zhǔn)目前尚未建立，需要提上日程，如名人實(shí)物檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)、名人檔案資源網(wǎng)上傳播的參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及名人檔案資源建設(shè)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等。

　　三、標(biāo)準(zhǔn)體系內(nèi)容闡釋

　　名人檔案資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)框架的內(nèi)容由六部分組成，由于鑒定標(biāo)準(zhǔn)較為具體，不具備統(tǒng)一概括性，這里將不做贅述。筆者將主要從建檔對(duì)象標(biāo)準(zhǔn)、采集標(biāo)準(zhǔn)、整理標(biāo)準(zhǔn)、保存標(biāo)準(zhǔn)和利用標(biāo)準(zhǔn)五方面進(jìn)行闡述。

　　(一)建檔對(duì)象標(biāo)準(zhǔn)

　　建檔對(duì)象標(biāo)準(zhǔn)是指建檔名人對(duì)象的選擇標(biāo)準(zhǔn)。不同行業(yè)領(lǐng)域?qū)n對(duì)象的界定標(biāo)準(zhǔn)不一，不同行政級(jí)別的機(jī)構(gòu)對(duì)建檔對(duì)象的界定也應(yīng)有所區(qū)別，因此需要對(duì)名人對(duì)象進(jìn)行甄別，制定恰當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)，避免因重復(fù)收集造成資源浪費(fèi)。名人的界定標(biāo)準(zhǔn)必須具備可操作性和客觀性，盡量避免“有較大影響”等含糊界定，與非征集范圍之內(nèi)的名人保持明確層次界限[2]。

　　具體來說，涉及歷史名人時(shí)，需要考慮所處時(shí)代、歷史功績(jī)及其對(duì)現(xiàn)代的影響等內(nèi)容;涉及當(dāng)代名人時(shí)，需要考慮其年齡、知名度和所做貢獻(xiàn)等內(nèi)容;涉及行政管理名人，應(yīng)側(cè)重考慮其行政影響;涉及文化科技名人，應(yīng)側(cè)重其在文化科技方面做出的巨大貢獻(xiàn);各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的名人，應(yīng)充分考慮其對(duì)本行業(yè)做出的貢獻(xiàn)。總之，名人入選標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在綜合考慮知名度及其所做貢獻(xiàn)的基礎(chǔ)上，各有側(cè)重，慎重選擇，制定歷史名人入選標(biāo)準(zhǔn)、當(dāng)代名人入選標(biāo)準(zhǔn)、行政管理名人入選標(biāo)準(zhǔn)、文化科技名人入選標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)領(lǐng)域名人入選標(biāo)準(zhǔn)等。

　　(二)采集標(biāo)準(zhǔn)

　　名人檔案資源建設(shè)采集標(biāo)準(zhǔn)包括三個(gè)方面，分別是主體認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)、客體選擇標(biāo)準(zhǔn)和程序規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

　　首先，主體認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)方面應(yīng)該明確名人檔案資源建設(shè)的采集主體范圍和主體職責(zé)，即由何種主體統(tǒng)籌工作的開展，由何種主體參與具體工作的實(shí)施。《名人檔案信息化建設(shè)質(zhì)量控制研究》[3]一文中提出，名人檔案信息化建設(shè)的主體根據(jù)施工方的不同可劃分為自控主體和監(jiān)控主體。

　　老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)資料采集工程《采集工程管理機(jī)制》中明確了采集工程的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和執(zhí)行機(jī)構(gòu)。《老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)資料采集工程采集人員資質(zhì)》對(duì)口述資料采集人員、實(shí)物資料采集人員、聲像資料采集人員、采集小組的資質(zhì)都做出了一定的要求。此外，《寧波市著名人物檔案管理辦法》中提出，“檔案館之間以及檔案館與博物館、圖書館、方志館、紀(jì)念館、美術(shù)館等單位之間應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)著名人物檔案資料征集、開發(fā)和利用方面的協(xié)作，實(shí)現(xiàn)資源共建共享”，從而將博物館、圖書館等機(jī)構(gòu)列入名人檔案收集的主體。

　　其次，關(guān)于客體選擇標(biāo)準(zhǔn)，由于名人檔案資源紛繁眾多，要盡可能還原名人的生活軌跡和學(xué)術(shù)生涯，因此要根據(jù)年齡、知名度、貢獻(xiàn)等相關(guān)因素制定優(yōu)先的名人檔案資源選擇標(biāo)準(zhǔn)。可以采集名人的實(shí)物檔案、音像檔案和其他具有保存價(jià)值的各類檔案，比如老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)資料采集工程依據(jù)老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)經(jīng)歷的豐富程度和身體狀況推薦采集對(duì)象，對(duì)于采集對(duì)象的采集內(nèi)容，主要包括口述資料(采集工作中形成的，以及以往各種工作、活動(dòng)中所形成的)、實(shí)物資料(傳記資料、證書類、信件類、手稿類、著作類、新聞、事跡類、檔案類、圖紙類、其他與老科學(xué)家學(xué)術(shù)成長(zhǎng)過程有關(guān)的實(shí)物資料)、音像資料(參加國(guó)務(wù)或政務(wù)活動(dòng)、學(xué)術(shù)活動(dòng)、外事活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)、家庭生活中重要的照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤等)、與老科學(xué)家學(xué)術(shù)生涯有關(guān)的具有保存價(jià)值的其他資料。隨著時(shí)代的進(jìn)步，除紙質(zhì)檔案外，數(shù)字化的檔案也是名人檔案采集的重要內(nèi)容，比如，新媒體中關(guān)于名人事跡的相關(guān)報(bào)道、電子郵件、OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文書等電子文件。