一、傳統(tǒng)出版的管理模式

目前出版社的傳統(tǒng)管理有以下幾個(gè)特點(diǎn):第一,出版社的管理結(jié)構(gòu)是自上而下的金字塔式。社領(lǐng)導(dǎo)構(gòu)成出版單位的決策層,最高決策者通常有兩人——社長(zhǎng)和總編輯,他們從不同的角度對(duì)出版社的發(fā)展進(jìn)行決策。社長(zhǎng)主要考慮經(jīng)營(yíng)問(wèn)題,總編輯主要研究選題的結(jié)構(gòu)并負(fù)責(zé)組織書(shū)稿加工。第二,部門(mén)負(fù)責(zé)人形成出版社的管理層。具體負(fù)責(zé)本部門(mén)工作實(shí)施和部門(mén)之間的協(xié)調(diào),各部門(mén)之間是平行且獨(dú)立的。第三,出版社把所有工作任務(wù)分段劃歸不同部門(mén)。部門(mén)按照工作量安排工作人員,工作人員只負(fù)責(zé)完成自己的任務(wù),無(wú)權(quán)調(diào)配部門(mén)的資源。第四,管理過(guò)程中的信息必須經(jīng)過(guò)兩次傳遞。一線員工了解信息后層層上報(bào),決策層制定方案后再層層下達(dá)。

在出版社職能性的組織結(jié)構(gòu)中,每一項(xiàng)業(yè)務(wù)職能有一個(gè)專門(mén)的部門(mén),資源分散在各個(gè)部門(mén)。各部門(mén)員工的工作內(nèi)容僅僅局限于那些直接與本部門(mén)相關(guān)的業(yè)務(wù),如編輯人員大多只關(guān)注如何加工好書(shū)稿,很少了解圖書(shū)的上架率以及銷售、退貨、庫(kù)存情況;而發(fā)行人員更多地關(guān)心圖書(shū)的銷售,很少了解圖書(shū)本身的內(nèi)容價(jià)值。這種職能導(dǎo)向的組織結(jié)構(gòu),適合運(yùn)作在某一個(gè)部門(mén)就能完成的項(xiàng)目,或是那些可以被分解成獨(dú)立的、不需要跨部門(mén)合作的項(xiàng)目。但是,從圖書(shū)出版的本質(zhì)講,圖書(shū)的選題策劃不僅僅是簡(jiǎn)單的選題設(shè)計(jì)、內(nèi)容編寫(xiě)、版式設(shè)計(jì)、封面設(shè)計(jì)等要素的簡(jiǎn)單拼湊,還包括市場(chǎng)調(diào)研、圖書(shū)產(chǎn)品的包裝、推廣宣傳、營(yíng)銷、市場(chǎng)信息反饋等工作,它是在創(chuàng)意向圖書(shū)作品的轉(zhuǎn)化過(guò)程中,對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)預(yù)先進(jìn)行的一系列策劃設(shè)計(jì)。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō),每一個(gè)選題都是一個(gè)跨部門(mén)的“項(xiàng)目”,若在職能型架構(gòu)下運(yùn)作,質(zhì)量和效果很難保證。

二、傳統(tǒng)出版實(shí)行項(xiàng)目管理的必要性

所謂管理包含領(lǐng)導(dǎo)、組織、用人、計(jì)劃、控制等五項(xiàng)主要工作。項(xiàng)目管理的基本特性:(1)項(xiàng)目管理的普遍性:項(xiàng)目作為一種一次性和獨(dú)特性的社會(huì)活動(dòng)而普遍存在于我們?nèi)祟惿鐣?huì)的各項(xiàng)活動(dòng)之中,甚至可以說(shuō)是人類現(xiàn)有的各種物質(zhì)文化成果最初都是通過(guò)項(xiàng)目的方式實(shí)現(xiàn)的,因?yàn)楝F(xiàn)有各種運(yùn)營(yíng)所依靠的設(shè)施與條件最初都是靠項(xiàng)目活動(dòng)建設(shè)或開(kāi)發(fā)的。(2)項(xiàng)目管理的目的性:項(xiàng)目管理的目的性要通過(guò)開(kāi)展項(xiàng)目管理活動(dòng)去保證滿足或超越項(xiàng)目有關(guān)各方面明確提出的項(xiàng)目目標(biāo)或指標(biāo)和滿足項(xiàng)目有關(guān)各方未明確規(guī)定的潛在需求和追求。(3)項(xiàng)目管理的獨(dú)特性:項(xiàng)目管理的獨(dú)特性是項(xiàng)目管理不同于一般的企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理,也不同于常規(guī)的政府和獨(dú)特的管理內(nèi)容,是一種完全不同的管理活動(dòng)。(4)項(xiàng)目管理的集成性:項(xiàng)目管理的集成性是項(xiàng)目的管理中必須根據(jù)具體項(xiàng)目各要素或各專業(yè)之間的配置關(guān)系做好集成性的管理,而不能孤立地開(kāi)展項(xiàng)目各個(gè)專業(yè)或?qū)I(yè)的獨(dú)立管理。(5)項(xiàng)目管理的創(chuàng)新性包括兩層含義,其一是指項(xiàng)目管理是對(duì)于創(chuàng)新(項(xiàng)目所包含的創(chuàng)新之處)的管理,其二是指任何一個(gè)項(xiàng)目的管理都沒(méi)有一成不變的模式和方法,都需要通過(guò)管理創(chuàng)新去實(shí)現(xiàn)對(duì)于具體項(xiàng)目的有效管理。當(dāng)前,出版社正面臨從以內(nèi)容提供為中心向以服務(wù)客戶為中心轉(zhuǎn)變,圖書(shū)市場(chǎng)出現(xiàn)供大于求的局面,同行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)激烈,潛在競(jìng)爭(zhēng)者(工作室、民營(yíng)書(shū)商)和替代品(網(wǎng)絡(luò)出版及其他介質(zhì)的出版物)突起;與此同時(shí),國(guó)外大出版集團(tuán)紛紛進(jìn)入國(guó)內(nèi)圖書(shū)市場(chǎng),利用大資本運(yùn)營(yíng)和最新穎的管理模式和最先進(jìn)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)手段,我國(guó)長(zhǎng)久以來(lái)形成的傳統(tǒng)出版流程已不適應(yīng)新的要求。出版業(yè)應(yīng)按照市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的規(guī)律來(lái)改造和提升原有的出版流程,引入先進(jìn)的項(xiàng)目管理模式。

出版社實(shí)施項(xiàng)目管理,可以培養(yǎng)出版工作者的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、利潤(rùn)意識(shí)。從編輯到社長(zhǎng)都樹(shù)立起出版市場(chǎng)意識(shí)。它是一種創(chuàng)新性管理方式,從根本上改變出版管理理念。可以建立起以市場(chǎng)為導(dǎo)向、以滿足讀者需求為中心的現(xiàn)代圖書(shū)出版模式,出版社所有的流程都應(yīng)服務(wù)于這個(gè)中心,向讀者提供高品質(zhì)、高價(jià)值的閱讀內(nèi)容。實(shí)施項(xiàng)目管理,減少了重復(fù)多余的環(huán)節(jié),可以極大地提高出版的效益和效率。現(xiàn)代出版的分工越來(lái)越細(xì),個(gè)人很難單獨(dú)完成出版流程的每一項(xiàng)工作,項(xiàng)目管理尤其是矩陣式組織可以使員工的團(tuán)結(jié)協(xié)作精神和積極性得到充分發(fā)揮。項(xiàng)目管理還將使出版社圖書(shū)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)進(jìn)入良性循環(huán)和有序發(fā)展?fàn)顟B(tài)。

一個(gè)社會(huì)分工高度專業(yè)化的時(shí)代,合作才能雙贏。作為個(gè)體只有充分融入團(tuán)隊(duì),才能發(fā)揮每個(gè)人的作用。對(duì)出版社來(lái)說(shuō)團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮就是項(xiàng)目責(zé)任制的建立。大部分的出版項(xiàng)目還僅限于跨編輯部門(mén)的合作,是選題項(xiàng)目制,也就是編輯之間的橫向合作,在把握選題質(zhì)量方面具有優(yōu)勢(shì)。而面對(duì)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)“選題＋發(fā)行”乃至“選題＋營(yíng)銷＋發(fā)行”項(xiàng)目制則更為重要和迫切。把選題開(kāi)發(fā)和出版發(fā)行融合在一起,使發(fā)行人員參與出版物的開(kāi)發(fā),不僅有利于發(fā)行人員準(zhǔn)確地把握出版物的市場(chǎng)定位和目標(biāo)讀者群,而且可以使策劃編輯充分考慮發(fā)行人員捕捉的市場(chǎng)信息,使出版物更適合市場(chǎng)和讀者的需求。整合編輯、營(yíng)銷和發(fā)行三個(gè)部門(mén)的力量,尤其是營(yíng)銷人員的加盟將會(huì)使項(xiàng)目運(yùn)作如虎添翼。這種項(xiàng)目制的實(shí)施不僅會(huì)使具體的項(xiàng)目獲得成功,更重要的,使得原來(lái)意義上的編輯逐漸成長(zhǎng)為項(xiàng)目管理者,更多地從項(xiàng)目進(jìn)度、成本控制、經(jīng)營(yíng)、宣傳、品牌建設(shè)等角度考慮問(wèn)題。它會(huì)使項(xiàng)目組的負(fù)責(zé)人增長(zhǎng)市場(chǎng)運(yùn)作的本領(lǐng)和組織協(xié)調(diào)能力,迅速成長(zhǎng)為高素質(zhì)的復(fù)合型出版人才。

三、傳統(tǒng)出版如何實(shí)行項(xiàng)目管理

實(shí)施項(xiàng)目管理的方法,一是確立項(xiàng)目。可以就單一項(xiàng)目實(shí)施項(xiàng)目管理,也可以多項(xiàng)目甚至全面推行項(xiàng)目管理。項(xiàng)目的確立原則上由項(xiàng)目發(fā)起人提出并交由決策部門(mén)論證,在對(duì)項(xiàng)目的可行性、資源情況、資金投入、成本預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)分析、收益情況、管理控制、分配情況進(jìn)行全面論證后確立。中小規(guī)模的出版社受人員、資金、出版資源、管理手段、企業(yè)文化等的限制,宜采用單項(xiàng)目方式實(shí)施項(xiàng)目管理。規(guī)模較大、資金雄厚、管理方式先進(jìn)、企業(yè)文化較成熟、出版品牌地位較高的出版社,可以采用全面項(xiàng)目管理。二是確定組織結(jié)構(gòu)。可以采用職能型、直線職能型、事業(yè)部制、矩陣型(波斯頓矩陣)等組織形式。各種組織形式各有利弊,在我國(guó)出版社處在改企的初期的現(xiàn)實(shí)情況下益采用矩陣型。這種組織內(nèi)的工作部門(mén)分為兩大類,一類按縱向設(shè)置,可以按照管理職能設(shè)立工作部門(mén),實(shí)行專業(yè)化分工,對(duì)管理業(yè)務(wù)負(fù)責(zé);另一類按橫向設(shè)置,可以按照項(xiàng)目進(jìn)行劃分,建立對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)總體負(fù)責(zé)的工作部門(mén)。兩者結(jié)合,形成一個(gè)矩陣。矩陣型組織結(jié)構(gòu)成本低,內(nèi)部橫向聯(lián)系緊密,具有較高的機(jī)動(dòng)性和靈活性,同時(shí)要求人員素質(zhì)較高,團(tuán)結(jié)協(xié)作精神強(qiáng)。三是采用先進(jìn)的管理技術(shù),這就要求相關(guān)的部門(mén)人員不斷的學(xué)習(xí)和提升,以適應(yīng)不斷變化的管理對(duì)象的需求。四是實(shí)行項(xiàng)目狀態(tài)監(jiān)控及評(píng)估,這對(duì)于按部就班的傳統(tǒng)出版現(xiàn)狀而言尤其重要,要實(shí)時(shí)追蹤項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題加以應(yīng)對(duì),在保證質(zhì)量的同時(shí)確保出版進(jìn)度,才能在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)中贏得主動(dòng),處于有利地位,否則,錯(cuò)過(guò)了時(shí)機(jī),輕者前期的投入得不到相應(yīng)的利潤(rùn)回報(bào),嚴(yán)重的將可能最終導(dǎo)致虧本的惡果。項(xiàng)目管理是一門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人們?cè)诓淮_定的條件下實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的藝術(shù)。”處理不確定性沒(méi)有教條,沒(méi)有捷徑。做到以下幾個(gè)方面,項(xiàng)目的成功也就水到渠成。

第一,人盡其才。項(xiàng)目中的不確定性在項(xiàng)目開(kāi)始之初無(wú)法決定,更無(wú)法提前消除。而在合適的崗位使用合適的人,這是一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成敗的關(guān)鍵,這是應(yīng)對(duì)任何不確定性所帶來(lái)的影響的不二法寶。

第二,充分研究。不確定性固然無(wú)法選擇,而在項(xiàng)目實(shí)施之前進(jìn)行充分研究,包括項(xiàng)目本身,以及同類項(xiàng)目。從以往項(xiàng)目的教訓(xùn)中,分析哪些做法是有效的,哪些是無(wú)效的。對(duì)于項(xiàng)目的順利實(shí)施能起到事半功倍的效果。

第三,制定計(jì)劃。做了充分的研究之后,確定目標(biāo)和戰(zhàn)略同樣重要。你不僅要考慮功能性目標(biāo),還要考慮表現(xiàn)目標(biāo)(比如產(chǎn)品表現(xiàn),團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)等等)。從功能水平的角度、進(jìn)度安排方法、團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)及其他角度,制定如何開(kāi)展項(xiàng)目的戰(zhàn)略。每個(gè)項(xiàng)目都不盡相同,“通用”的方法是不可取的,這就需要在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的不斷創(chuàng)新。

第四,逐步實(shí)施。你的項(xiàng)目也必須逐步實(shí)施,并不斷地修正,利用滾動(dòng)計(jì)劃或者重復(fù)進(jìn)程的方法處理無(wú)法事先準(zhǔn)確預(yù)測(cè)的問(wèn)題。通過(guò)定時(shí)回顧問(wèn)題出現(xiàn)在哪里,可以牢牢控制問(wèn)題發(fā)生的范圍。細(xì)節(jié)決定成敗,做好每個(gè)細(xì)節(jié),成為項(xiàng)目實(shí)施環(huán)節(jié)的重中之重。

第五,直面變化。作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,對(duì)待項(xiàng)目也要有思想準(zhǔn)備。在分析評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí),也要保留在必要時(shí)候改變計(jì)劃的權(quán)力,甚至需要設(shè)定階段性的停頓,以決定計(jì)劃是否應(yīng)如期執(zhí)行。如果在項(xiàng)目初始就對(duì)其不確定性有充分認(rèn)識(shí),并做好應(yīng)對(duì)計(jì)劃,一旦有不確定的事情發(fā)生,你會(huì)更加有備而戰(zhàn),應(yīng)付自如。

作者：紀(jì)亮 單位：中國(guó)林業(yè)出版社