一、公文是行政管理中上級與下級互相溝通的橋梁

(一)公文是上級對下級傳達命令的基本依據(jù)。行政機關(guān)在行駛行政權(quán)力時需要依靠公文作為權(quán)力的保障，而行政部門需要依靠公文作為指導(dǎo)方針來進行行政工作與行政活動。如果想要行政工作與行政活動遵循上級部門的意愿正確地進行，就要充分利用公文這個中間渠道，發(fā)揮公文的媒介作用，可以說，公文是行政機關(guān)為各個行政部門在進行行政工作與行政活動時提供的活動依據(jù)，為行政工作與行政活動的正確進行做出了保證。由于行政工作是一項非常重要的工作，需要工作人員具備一定的素質(zhì)，不僅能夠謹慎、正確地處理工作中出現(xiàn)的問題，而且能夠快速、穩(wěn)妥地應(yīng)對工作中出現(xiàn)的突發(fā)情況，既能使問題得以順利的解決，又不能超越法律的界限。因此，存在一個處理問題的依據(jù)顯得非常有必要，所以公文就成為了下級工作的依據(jù)。公文一般都是經(jīng)過嚴格審理的，具有一定的法律效力，并且具有強制性，因此在執(zhí)行時，執(zhí)行人員必須要規(guī)范自己的行為，嚴格遵守公文中的規(guī)定。

(二)公文是下級對上級反映情況的基本手段。上級可以通過公文來給下級下達命令，而下級執(zhí)行活動的情況和結(jié)果也需要相應(yīng)的反饋給上級。行政部門在進行行政工作與行政活動時，難免會遇到一些突發(fā)狀況，當(dāng)這些狀況與上級部門的命令產(chǎn)生沖突時，執(zhí)行者就要通報給上級，或者下級在進行行政活動的過程中，有一些思想上的認識與建議，想要傳達給上級部門，這時就可以通過公文這個途徑，執(zhí)行者可以通過寫報告、作總結(jié)等途徑來實現(xiàn)。這樣，各行政管理部門能夠及時有效地了解到行政工作的進行情況，當(dāng)有疑惑或錯誤出現(xiàn)時，使之得以正確的解決。由此，公文在行政管理工作中才真正實現(xiàn)了它的價值，發(fā)揮了它的作用。總之，公文是行政機關(guān)權(quán)力的象征，是上級發(fā)布命令的一種重要方法。因此，公文是行政管理中上級決策者與下級執(zhí)行者之間相互溝通的橋梁，它一邊將上級的決定與任務(wù)方便、快捷地下發(fā)給下級，一邊將下級在執(zhí)行決策過程中，在進行行政工作與行政活動的過程中發(fā)生的情況及時地反映給上級，在這種相互配合之下，行政管理的工作與活動才能順利地進行。

二、公文對行政管理活動具有指揮與部署作用

公文就像十字路口的紅綠燈一樣，指導(dǎo)各部門在執(zhí)行工作和活動時，應(yīng)當(dāng)怎樣去做，這樣才能使工作和活動進行的井然有序、有條不紊。由于行政機關(guān)擁有許多大大小小不同性質(zhì)的部門，他們的職責(zé)各不相同，工作也各不相同，因此，他們都需要一個適合自己部門的管理條例，能使他們各司其職，做好自身的工作。不光行政管理中各部門的活動需要公文來進行指導(dǎo)。在我們的社會生活中也需要公文的制約。如在藥品管理工作中，我們知道，藥品作為人們?nèi)粘Ｉ畹囊粋€必需品，必須要進行嚴格的審查，它關(guān)系到一個人的生命安全，是生死攸關(guān)的大事，然而，許多犯罪分子卻不顧人們的生命安全，為了一己私利，制造一些假冒偽劣的藥物，從中謀取暴利，對于社會的安定造成了非常嚴重的后果。因此，有關(guān)行政機關(guān)對藥品管理工作制定了一系列的公文，對藥品的生產(chǎn)、出售等工作提出了指導(dǎo)性的意見，以確保藥品管理工作能夠順利的進行，人民的生命安全得到確實的保障。在此，還不得不提到的是食品的安全生產(chǎn)問題，正所謂民以食為天，人民的生命安全與食物息息相關(guān)，然而近年來，食品問題層出不窮，人民的生命安全受到了極大的威脅，許多居民開始對食物喪失信心，從雙匯瘦肉精、毒奶粉、染色饅頭到地溝油、毒豆芽、速成雞，一系列的事件讓人們對一些著名的企業(yè)都產(chǎn)生了懷疑。為了人民的切身利益，為了人民的身體健康得到保障，有關(guān)行政部門制定了食品安全的行政公文，做出了一系列的相關(guān)決策，為全面做好食品安全工作提供了指導(dǎo)依據(jù)，有了這些公文的存在，人民才能吃上放心的食品。正是通過公文的指揮與部署，許多社會問題才得以順利解決，公文的作用得以彰顯，不會成為一紙空文。

三、公文在行政管理中具有培養(yǎng)與教育作用

由于公文本身具有一定的法律效力，具有一定的強制性，并具有一定的指導(dǎo)意義，因此，對于行政管理中的各部門各成員能起到培養(yǎng)與教育的作用。它不同于報紙、雜志、書籍等書面文字中的教育形式，也不同于新聞、廣播、電臺等媒體的傳播教育，而是在行政管理的過程中，在各部門執(zhí)行活動、進行工作時，通過實踐提高自身的品行與思想。公文對于工作人員在行政管理工作中獲得覺悟、啟發(fā)和靈感起著十分重要的作用，因為公文本身就具有十分深刻的思想，是經(jīng)過專業(yè)人員的一次又一次嚴格的審批才通過并下發(fā)給各部門的文件，具有指導(dǎo)教育意義，能使行政管理的各部門更深刻地認識到自己的職責(zé)所在。近年來，行政機關(guān)出現(xiàn)了許多不正之風(fēng)，貪污受賄腐敗之風(fēng)橫行，嚴重擾亂了社會的公共秩序，給國家和人民都帶來了極大的危害。雖然國家已經(jīng)在這個問題上制定了很多措施，并加大了反腐敗的力度，也在一定程度上遏制了腐敗的現(xiàn)象，但在行政機關(guān)中，腐敗現(xiàn)象依然存在于許多行政部門之中，在行政工作與行政活動進行時，有的部門濫用職權(quán)，使之不能公平公正的進行，因此，腐敗問題必須得到徹底的根除。針對這個問題，行政機關(guān)制定了防治行政腐敗的公文，行政部門在進行行政管理時，不得作出超越自己職權(quán)的行為，不得不履行自己應(yīng)盡的義務(wù)，更要杜絕“拜金主義、享樂主義、極端個人主義”等思想行為，使行政管理工作運行于一個良好的工作環(huán)境之中。事實證明，公文在反腐敗斗爭中起到了不可忽視的作用，它不僅使行政機關(guān)的各個部門成員潔身自好，提高了反腐敗的覺悟，受到了教育，而且減少了行政管理中的腐敗現(xiàn)象，充分體現(xiàn)了公文在行政管理中的教育作用。公文還能夠使各行政部門的工作人員提高思想覺悟，激發(fā)各部門人員的工作熱情。在行政管理行為中，公文起到很大的教育與培養(yǎng)作用。當(dāng)工作人員在進行行政工作與行政活動時，可以將在活動中的心得體會記錄下來，可以發(fā)表自己的見解，可以分析活動中發(fā)生的事件和遇到的問題，通過寫作，行政管理者可以提高自己的認知，提高自身的思想覺悟，將自己的想法表達出來，在寫作過程中使自己受益匪淺。總之，對于下發(fā)公文的學(xué)習(xí)和體會，使工作人員的綜合能力提高了，不僅鍛煉了信息整理與閱讀理解能力，而且增強了行政管理的意識，提高了創(chuàng)新與思考能力和文字表達能力。

四、公文對行政管理的思想與行為具有規(guī)范作用

在行政管理中，公文是規(guī)范行為的一個重要途徑。在行政管理的過程中，需要一些具體的法規(guī)來規(guī)范行政管理的各項行為，公文就是這些法規(guī)的體現(xiàn)形式。公文不僅可以讓行政管理行為有法可依，而且使之在一定的約束范圍內(nèi)進行，不得超越法律的界限。這樣，公文可以使得各項行政管理工作正確、合法的進行，既不用擔(dān)心損害他人的利益，也不用擔(dān)心對社會造成不利的影響，使得行政管理工作得以進行的一帆風(fēng)順。公文還使行政管理部門的工作人員從思想上認識到自己的職責(zé)所在，在進行行政管理的工作與活動時，既不能做出超越自己職權(quán)范圍之外的事，也不能把自己應(yīng)盡的義務(wù)忽視掉。比如執(zhí)法人員在對案件進行追蹤調(diào)查時，必須要依照法律辦事，既不能放過任何一個有嫌疑的犯罪分子，也不能侵犯犯罪嫌疑人的合法權(quán)益，在沒有確鑿的證據(jù)之前，不能單憑自己的直覺，對犯罪嫌疑人進行任何思想或身體上的侵犯，應(yīng)當(dāng)嚴格按照法律條例、法律程序辦事。只有這樣，才不會冤枉一個無辜的人，也不會放過一個犯罪分子。因此，公文不但可以規(guī)范人的思想和行為，還能使人民安居樂業(yè)、社會安定團結(jié)。

五、公文在行政管理中具有參考與憑證作用

公文是行政管理機關(guān)對各部門進行管理的一種文體。對于其他文體來說，它存在許多特殊性。比如在內(nèi)容上條理清晰、明白易懂，不能讓讀者產(chǎn)生歧義;在格式上要嚴格按照要求行文;語言上必須簡約、規(guī)范。公文不但具有一定的強制性和法律效力，還有一個確定的執(zhí)行范圍，即哪些公文適用于哪些人群。因此，諸多對于公文的特殊要求決定了公文的規(guī)范性，也決定了公文的參考與憑證作用。由于每個部門都有大量的活動要進行，而又不能失去條理，因此，在行政管理工作中，就需要將各個活動的進行記錄下來。比如當(dāng)要開展關(guān)于某一方面的會議時，需要將會議內(nèi)容大致記錄下來;當(dāng)行政機關(guān)要執(zhí)行某一決定時，要將這一決定的內(nèi)容進行記錄，并對決定實行后的情況加以總結(jié);當(dāng)要與其他行政機關(guān)進行聯(lián)系，也要將發(fā)送的函件，來往的文件內(nèi)容記錄下來。因為當(dāng)事件或活動過去之后，而又需要查證一些情況時，就需要這些記錄作為文字參考與真實憑證。公文的這一性質(zhì)，可以使行政管理的各項活動結(jié)束后，存在一個查詢的依據(jù)，是活動進行的一個證明。在執(zhí)法機關(guān)中，公文的這一作用顯得尤為重要。在執(zhí)法單位中存在大量的案件，每一個犯罪分子的犯罪行為都應(yīng)該記錄在案，當(dāng)出現(xiàn)重復(fù)犯罪時，以往的犯罪記錄就要被重新查找出來，還有一些犯罪分子屬于同一個集團，或者一些時間久遠的案件，被重新提起訴訟，都需要從過往的記錄中查閱資料，這都離不開公文的作用。公文除了可以對已經(jīng)進行過的活動進行查證以外，還詳細地記錄了這一活動的歷史資料，它能夠?qū)@一活動的策劃、目的、過程及影響作出較為詳細的表述，十分真實地記錄了活動的切實進行，是珍貴的歷史資料，雖然活動已經(jīng)過去了，但由于公文的存在，使得活動的進行具有意義。

六、結(jié)語

公文是行政管理部門使行政管理活動能夠順利進行的一個渠道，它準(zhǔn)確地表達了上級部門的各項決策，最終使各項工作得到落實。公文成功地將決策者與執(zhí)行者聯(lián)系起來，它不僅是決策者發(fā)布命令的依據(jù)，同時也是各個執(zhí)行部門進行工作的一個參考。公文作為行政管理部門進行管理的重要工具，在現(xiàn)代社會中的作用也日趨重要。它貫穿于社會生活的各個環(huán)節(jié)之中，為維護社會秩序、保障社會安全作出了巨大的貢獻。公文是行政管理中最常見同時也是最實用的，它在行政管理中的作用，是其他任何一種文體都無法取代的。由于社會在不斷地發(fā)展前進，行政機關(guān)不斷分化出更多的部門，行政管理工作與活動也越來越多，越來越復(fù)雜，因此，要想行政管理機關(guān)能夠正常運轉(zhuǎn)，行政管理活動能夠順利進行，公文擔(dān)負著越來越重的使命。如果公文不存在了，行政管理的各部門將會立刻陷入一片混亂之中，將給社會的安定帶來不利的影響。綜上所述，公文的作用是不能忽視的，它已經(jīng)成為了行政管理中不可或缺的一部分。

本文作者：張小玲 單位：潞安職業(yè)技術(shù)學(xué)院思政部