信息管理與知識(shí)管理的相關(guān)概念

要區(qū)分信息管理與知識(shí)管理，必須找出兩個(gè)相似概念的不同之處。這就必然涉及與之相關(guān)的概念。一般把數(shù)據(jù)定義為用來作為推理、討論、計(jì)算基礎(chǔ)的有實(shí)際意義的信息，把信息定義為知識(shí)和智慧的接收和交流，把知識(shí)定義為通過總結(jié)能力或運(yùn)用知識(shí)能力的經(jīng)驗(yàn)或者理解真理以及對(duì)事實(shí)的推理能力，并且把智力定義為理解。Meadow認(rèn)為數(shù)據(jù)是混在一起的各種符號(hào)，信息并沒有廣泛認(rèn)可的意義，其暗含的意義是正當(dāng)?shù)暮陀杏玫臄?shù)據(jù)。而知識(shí)比信息有著更高層次的確定性和正當(dāng)性。智力，則是一種信息的形態(tài)，同時(shí)也是推理能力的尺度……由上可以看到幾乎在所有的專業(yè)術(shù)語上，這些概念都是重疊的。

Wiig認(rèn)為：信息既可以是一整套的真理、信念、觀點(diǎn)、概念、判斷、期望、方法，也可以是組織上有自己的特點(diǎn)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。這樣看來，信息是段落中一組有意義的數(shù)據(jù)，而知識(shí)也是有意義的數(shù)據(jù)，只不過是一整套用來描述信念、各種活動(dòng)之間的關(guān)系以及可能的后果，曾經(jīng)有過的經(jīng)驗(yàn)、數(shù)據(jù)罷了。知識(shí)與信息的區(qū)別是知識(shí)具有預(yù)見性并且可以用來指導(dǎo)活動(dòng)，而信息僅僅是一組數(shù)據(jù)。知識(shí)是由信息構(gòu)成，并用于指導(dǎo)人的活動(dòng)。在實(shí)踐中知識(shí)管理研究者傾向于采用包容性強(qiáng)的知識(shí)概念。系統(tǒng)性的知識(shí)經(jīng)常被分為很多類，例如Nonaka和Takeuchi把知識(shí)分為未知的和已知的。Choo把知識(shí)分為：隱性的、顯性的、文化上的知識(shí)。Boisesot把知識(shí)描述為個(gè)體、專利、公共知識(shí)和共同的感覺。

知識(shí)管理的研究者們最關(guān)心的是隱性的知識(shí)。隱性的知識(shí)是被定義為以行動(dòng)為基礎(chǔ)的，在實(shí)驗(yàn)中得到訓(xùn)練，而不大容易解釋或者描述出來的知識(shí)。但是在組織知識(shí)的構(gòu)建過程中卻是一種基礎(chǔ)性的知識(shí)。Tsoukas和Vladmirou認(rèn)為：隱形的知識(shí)并不是那種可以被顯性的知識(shí)所包含的知識(shí)，但可以通過社會(huì)交流活動(dòng)或者社會(huì)交往來傳播，并且可以通過外部化過程使之明確。而Polanyi認(rèn)為：隱性的知識(shí)之所以不能表達(dá)，是因?yàn)槲覀冎赖囊任覀兡苷f出得多。也就是說，人們不能用詞匯明確的表達(dá)出隱性的知識(shí)依然保持存在人類的內(nèi)心深處。知識(shí)管理的研究者們認(rèn)為顯性的知識(shí)有完整的結(jié)構(gòu)和明確的意思，它可以被編碼，更容易交流和共享。因此，這種類型的知識(shí)通常等同于信息，它們可以用信息技術(shù)的方式儲(chǔ)存、管理，形成信息管理系統(tǒng)。然而，知識(shí)管理行不行？尤其是隱性知識(shí)能不能管理？人們是有疑慮的。Courlay認(rèn)為知識(shí)本身是不能夠管理的，人們管理的只是知識(shí)的代表，這實(shí)際就是知識(shí)管理的焦點(diǎn)。Abranl認(rèn)為，知識(shí)所處的氛圍以及使用的條件是知識(shí)能夠管理的唯一尺度。

可見，在知識(shí)管理中將信息看做顯性知識(shí)的等價(jià)物。這就提供了組織管理中評(píng)價(jià)各種各樣所用到的知識(shí)的一個(gè)不太充分的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，因此，信息和數(shù)據(jù)的管理是知識(shí)管理中的重要支柱。通過創(chuàng)新活動(dòng)人們可以把信息改造成為組織可以共享的知識(shí)。信息管理涉及諸如管理顯性知識(shí)的相似過程，但也涉及了一些差別比較大的過程。信息管理和知識(shí)管理的客觀性是非常不同的，信息管理的最大目標(biāo)是確保信息的存儲(chǔ)和取回。而知識(shí)管理的最大目的是把組織的結(jié)果結(jié)合得更緊密些。然而，隨著信息技術(shù)的深入，組織也能通過“信息流”和相關(guān)的過程得以評(píng)估。知識(shí)管理采用與信息管理相同的方法，提供了用來評(píng)價(jià)復(fù)雜信息，考慮更多信息轉(zhuǎn)換的框架。

信息管理和知識(shí)管理的概念性框架

知識(shí)和信息始終以各種各樣的方式在組織過程中流動(dòng)著。知識(shí)管理和信息管理二者的過程和步驟有所區(qū)別。信息管理關(guān)注的是“用來控制組織記錄所需要的計(jì)劃和活動(dòng)”。Wilson認(rèn)為，信息管理涉及信息技術(shù)對(duì)組織的信息源管理。Choo提出了一個(gè)信息管理的環(huán)狀過程模型，它牽涉到五個(gè)基本的步驟：信息需要的確認(rèn)、信息的獲得、信息的組織和存儲(chǔ)、信息的分配和使用，而每一步都需要計(jì)劃組織以及對(duì)一系列由信息技術(shù)為支撐活動(dòng)的協(xié)調(diào)和控制。Choo認(rèn)為：在保持知識(shí)的創(chuàng)新和實(shí)用方面，信息管理是關(guān)鍵性因素，并導(dǎo)致“智力組織”。Cronin認(rèn)為，信息管理誕生的初衷是為了更經(jīng)常地控制系統(tǒng)性的記錄信息，并盡量減少對(duì)這些數(shù)據(jù)的使用。在信息管理過程中從技術(shù)方面講人被認(rèn)為是信息的仲裁者和規(guī)劃者，而信息管理工程還是傾向于實(shí)施和保持信息的體系，并且把信息源和技術(shù)放到了很重要的地位。與之相比，在知識(shí)管理中，人類管理的部分是至關(guān)重要的。Nonaka和Yakeuchi描述了四種知識(shí)轉(zhuǎn)化的過程：交往、外化、聯(lián)結(jié)和內(nèi)化，每個(gè)過程都涉及從一種知識(shí)的形式轉(zhuǎn)化到另一種知識(shí)的形式。這個(gè)模型主要關(guān)注在組織共享中知識(shí)是怎樣創(chuàng)造出來的與如何評(píng)價(jià)知識(shí)管理中活動(dòng)重要性之間的關(guān)系。lruggles確定了三種主要的活動(dòng)：涉及新方法、新方式創(chuàng)造的知識(shí)的繁殖，知識(shí)的編排以及知識(shí)的轉(zhuǎn)化，保證知識(shí)在個(gè)體和部門之間轉(zhuǎn)化。他們忽視了組織知識(shí)結(jié)構(gòu)鏈條中獲得和儲(chǔ)存知識(shí)等一些步驟。

因此Oluic-vukovic 2001年提出來了另外一個(gè)模型，他把知識(shí)運(yùn)行的鏈條分為五各環(huán)節(jié)：收集、組織、提煉、描繪以及傳播，這個(gè)模型不僅把信息的循環(huán)方式聚集得更緊密了，而且又把信息管理和知識(shí)管理的方方面面結(jié)合起來。France Bouthillier和Kathleen Shearer基于對(duì)知識(shí)管理文獻(xiàn)的理解，對(duì)Oluic-Vu-kovic模型過程作了一些輕微的修改，形成了新的概念性框架。他們首先將“收集”這一部分成三個(gè)不同的過程：知識(shí)的發(fā)現(xiàn)、知識(shí)的獲取及知識(shí)的創(chuàng)新。其次，他們認(rèn)為在知識(shí)的流動(dòng)過程中，知識(shí)的提煉不算是一個(gè)主要的步驟，僅僅是知識(shí)創(chuàng)新的一個(gè)方面以及儲(chǔ)存、組織過程中的一個(gè)步驟，因此將知識(shí)的提煉和描述的過程刪除。第三，將共享知識(shí)作為一個(gè)獨(dú)立的步驟添加了進(jìn)去，這個(gè)步驟實(shí)際優(yōu)化了先前模型中提到的知識(shí)的傳播。知識(shí)聚集到一塊以后，剩下的事就是存儲(chǔ)和共享。知識(shí)的共享也就是知識(shí)從一個(gè)人傳播到另外一個(gè)人以及更多的人。知識(shí)的共享在知識(shí)管理中占據(jù)了主要的位置，個(gè)人知識(shí)在組織中被發(fā)現(xiàn)并作為內(nèi)在的知識(shí)；同時(shí)更加注重外部知識(shí)的發(fā)現(xiàn)、獲得，把外部的知識(shí)帶到組織中來。在知識(shí)管理中，人們更關(guān)注知識(shí)的共享。知識(shí)要想更有用，它必須被群體共享。

共享知識(shí)的目的可以概括為：第一，創(chuàng)造一個(gè)能夠?qū)W習(xí)和共享的環(huán)境。第二，不同知識(shí)的人之間的相互交流。第三，不斷的接觸信息。第四，能夠把知識(shí)轉(zhuǎn)化為信息。第五，壓縮精簡知識(shí)以便交流。第六，傳播知識(shí)。知識(shí)管理的目的主要是知識(shí)的創(chuàng)新。首先，內(nèi)部的知識(shí)可以與其他的內(nèi)部知識(shí)聯(lián)合起來創(chuàng)造新的知識(shí)。其次，從多種渠道獲得信息并進(jìn)行分析進(jìn)而獲得新知識(shí)，這是信息的附加價(jià)值，也更加方便知識(shí)的創(chuàng)新。于是，知識(shí)管理的步驟可以概括為：•內(nèi)部知識(shí)的創(chuàng)新•內(nèi)部外部知識(shí)的共享和使用•知識(shí)的發(fā)現(xiàn)、共享和使用•內(nèi)部知識(shí)的創(chuàng)新和使用•外部知識(shí)的獲得和內(nèi)部外部的分享•外部知識(shí)的獲得和共享在這個(gè)概念框架內(nèi)知識(shí)的創(chuàng)新是有基礎(chǔ)性假設(shè)的，對(duì)已有知識(shí)的補(bǔ)充或通過分析信息獲得新知識(shí)是知識(shí)共享的結(jié)果。共享知識(shí)是知識(shí)管理的主要目標(biāo)，這是目前知識(shí)管理所顯示出來的最重要的特征。在知識(shí)管理的其他過程中，譬如知識(shí)的獲得和創(chuàng)新僅被認(rèn)為是組織領(lǐng)域的一部分，就像訓(xùn)練、研究、發(fā)展和知識(shí)的存儲(chǔ)、組織被認(rèn)為是信息管理的部分一樣。其結(jié)論認(rèn)為：知識(shí)管理主要關(guān)注隱性和不能形成文件的知識(shí)。而信息管理是管理信息和顯性的知識(shí)。