電子檔案的收集整理和上傳歸檔

一是區分年代，按不同的組織機構、保管期限將組卷的文件分別進行組盤，分盤管理保存，這樣可以最大限度地延長電子文檔的壽命。目前，各單位的文件、文檔等資料都在計算機上打印成文，各處室文書的傳遞、批辦、督辦均在網上操作，其實已經實現了文檔制作的電子化。接下來通過在單位內網上下載和上傳來完成各部門（業務處室）文件的收集歸檔。檔案部門也要一改以往傳統的按年度在每個工作年年底對各處室文件進行收集歸檔的工作模式，而是通過在單位內網上搭建工作窗口，來完成電子文檔適時上傳和下載，這樣可以及時快速地完成文檔收集，并第一時間在檔案館的服務器上完成歸檔。

二是將收集到的電子文檔按照基本建設類、各處室文件、科技檔案、會計賬簿、聲像檔案等進行分類，按不同處室、不同項目分別歸檔，外單位的文件需要進行簡單的文書處理，制作成掃描件或者影像文件進入網絡。各業務部門負責自己處室文件的歸檔工作，處理完畢的文件按歸檔鍵轉入檔案部門后，由檔案人員進行符合性審查，根據不同檔案文件和與之相關的歸檔規范的相應要求進行初步處理，再確定重要性、密級和保管期限。加上檔案管理信息后進入數據庫，組卷、歸檔完成。查閱利用可通過各個網絡終端在其權限內進行。如基建檔案中圖紙、設計院產品采用的CAD設計，是由計算機繪制打印，由規范的紙張輸出的，可以直接提供移交電子件，也可以刻錄成軟盤、光盤，按案卷號、圖號、序號連接，按照竣工檔案的相關規范要求，直接以電子文檔的形式組卷、歸檔，為終端用戶直接檢索提供可能。其他的項目，如會計賬簿、各處室發文等，也早已使用計算機制作和管理，多為打印件，可作光盤保存或直接入檔。填明機構全稱、編號、頁數、日期、負責人、主管人、審核等，以增強真實性和憑證性。聲像檔案像已經沖印成照片的可以做成掃描件，數碼相機成像的也可以直接以電子件歸檔。錄音、錄像帶等可直接以原載體的電子文件歸檔，也可以是電腦制作的電子件，可獨立成卷，使用聲像柜單獨存放，保存時要求避光、遠離磁場，嚴格按照要求控制溫濕度。

有條件的單位可組織由本單位的檔案管理部門和計算機信息技術部門共同成立研發小組，自行開發適合本單位的“電子文檔（文件）上傳歸檔系統”，不具備條件的單位可以從社會上的專業機構購買類似的軟件，協助搭建本單位的電子文檔歸檔系統，通過軟件和聯網的計算機，足不出戶就可以將電子文檔的全文自動上傳到服務器歸檔，不再需要安排專人跑到檔案部門歸檔，檔案部門也將在網上進行對歸檔文件的符合性審查等工作，大大提高了各部門的工作效率。各業務部門（處室）應當按照檔案管理部門統一的格式和要求對本部門形成的文件進行整理，以此來保證文件原稿的真實性、準確性，經過預處理的文件傳輸給檔案管理部門，由檔案管理部門再進行統一的編目編碼，檔案部門不得自行從網上下載，各業務部門對其文件的原始數據負責。

我們知道，文件的生效是以簽署為標志的。電子文件通過網絡技術進行上傳下載，雖然高效便捷，但是由于受到網絡安全性的制約，并且電子文件修改更加容易并且不易被察覺，因此對一些具有憑證作用和法律效力的文件還是需要保存紙質原稿來保證文件的真實性、憑證性，同時將紙質文檔制作成電子件以便拷貝存檔，確保數據的安全。紙質文件和與其內容完全相同的電子文件的歸檔形式可以采取“雙軌制”，歸檔內容按照“兩套制”，即紙質文件的原稿和電子件一起歸檔，形成內容完全相同、存儲介質不同的兩套檔案。紙質原稿可以印證電子件的準確性，而電子件為查找利用，尤其是重復使用提供方便。檔案部門應在以紙質原稿歸檔的原始件備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼和存儲地址。同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔案編號及存儲地址，互相參照補充。

目前，由于用于保存介質的磁盤、光盤本身的安全性和耐久性留存等問題尚未解決，紙質原稿和與其對應的電子件可以并存。但從發展的角度來看，等到電子檔案的存儲介質磁盤、光盤技術改良完善之后，可以采取將那些參考利用價值高、作用大的檔案，以磁盤、光盤等存儲介質為主歸檔保存，以紙質文件歸檔為輔，而對那些準確性要求高，具有憑證價值的檔案，則宜以紙質原稿歸檔保存為主，磁盤、光盤等電子件歸檔存儲為輔。

電子文件的保存和保護

電子文檔以軟盤、光盤為介質存儲，因此電子文檔對存儲環境要求高，要求恒溫、恒濕、防磁、防震、防光、防火、無塵、無腐蝕氣體，并且周圍不能有強磁場干擾，霉變、高溫也容易使光盤等變形、老化。存儲環境的相對濕度宜控制在40%～65%，溫度宜保持在14～24℃范圍內。高光也會使光盤過早老化，必須避光保存，不可接觸紫外光和陽光直射。此外，磁盤、光盤的質量也很重要，低質量光盤、磁盤，往往重復使用不到一年就讀不出數據，帶來難以估量的損失。并且就磁盤和光盤兩種載體相比，光盤的優勢更加明顯，磁盤的耐久性不如光盤，因此應多用光盤存儲。當然，我們應當選用優質光盤，要使用由正規廠家生產的、有產品合格和質檢保證的光盤。存放光盤應單張用密封套套封，使用光盤架直立放置，不宜大量堆疊，以防止翹曲，乃至變形。使用時，拿取光盤要帶手套，避免留下汗漬指印，避免尖銳物品摩擦和劃傷光盤表面，造成污染損壞，影響讀寫。另外，光盤應定期復制轉存，可根據使用率制定細則，如每5年更新復制一次，復制后的光盤和原光盤以同樣的檔案編號保存。更加重要的還有，網絡技術高速發展，電子文檔的保存和維護尤其要加強對病毒的防范，光盤在存儲狀態下應經常置于讀寫保護中，隔絕病毒的侵害，并且同件備份。

檔案和信息技術業務部門也要加大人力物力的投入，加強計算機的維護保養和系統的保護，尤其是單位內網的保護，按期查殺病毒，對系統進行檢測，發現問題及時處理，排除危險，確保電子文檔處于良性的存儲和運行環境中。

電子文件的查找和利用

利用計算機和網絡技術，實現網上存儲、網上利用查找和傳輸是電子文檔的優勢之一，各級檔案館都應充分利用互聯網，并且以各單位已經建成完善的內部網站為基礎，完善檔案信息資源數據庫的建設，加快建立本單位的網上檔案館，開展網上歸檔和傳輸利用服務。通過建設電子文件全文數據庫，輸入目錄管理數據庫，建立數字化的視頻檔案數據庫等手段和措施，實現檔案文件數字化，資源信息數據庫化，檔案管理自動化，檔案傳輸網絡化、優化管理，加強法制化，實現檔案信息的網上檢索、網上傳輸、網上借閱利用，加強宣傳。檔案館需要與信息管理部門密切合作，建立健全本單位的“檔案數據管理系統”，這個系統將是單位信息資源庫的重要組成部分。“檔案數據管理系統”將集中管理網站內各子單位的電子文檔（文件），并在網站上提供文件查找咨詢和借閱利用服務，實現單位資源信息的共享。這項服務內容豐富、覆蓋面廣、效率高，將傳統的被動式的、手工式的檔案提供利用服務方式改為主動的、依托網絡自動化的服務方式。檔案部門將在網上公布檔案信息資源，建立專門的鏈接提供檔案數據庫的查詢。通過在線咨詢、發電子郵件咨詢等服務方式，使檔案的形成單位、檔案的利用借閱者與檔案管理者相互之間利用互聯網絡進行快速通訊，進行信息交流。利用者可以對檔案材料的真實性、憑證性、利用價值等想要了解的各類信息進行咨詢，并且為利用者提供查詢、查閱和各種資信服務。利用借閱檔案的復制件或公布件，利用原件等方式都將發生改變，信息更注重時效性，各單位能夠通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得各種信息，從而使工作效率大大提高。