本文作者：胡韻琪 單位：廣東省中山市城建檔案館

公共關(guān)系在城建檔案中的作用

城建檔案館是具有很強的專業(yè)性和服務(wù)性的社會組織，我國的城建檔案管理事業(yè)起步較晚，但發(fā)展較快。城建檔案館為城市建設(shè)管理服務(wù)提供重要依據(jù)，具有服務(wù)性。城建檔案館需在社會其他群體和公眾之間建立一種良好的關(guān)系狀態(tài)，公共關(guān)系就變得不可或缺。公共關(guān)系有利于促進(jìn)城建檔案的內(nèi)外關(guān)系。城建檔案是由城市的規(guī)劃建設(shè)方面的資源和信息串聯(lián)而成，信息溝通與傳播是公共關(guān)系的特殊手段。組織與公眾之間的傳播溝通是公共關(guān)系的本質(zhì)屬性，城建檔案館公關(guān)本質(zhì)上就是進(jìn)行有關(guān)城市建設(shè)信息的溝通。城建檔案工作每天都與公眾接觸，為城市各項建設(shè)服務(wù)，對外提供城建檔案的開發(fā)利用服務(wù)是城建檔案館的根本目的和職責(zé)。而在這一過程中，公眾同樣能接收到工作人員的信息，廣泛聽取意見，通過這種互相傳遞出的信息能促使公眾形成對其的印象和評價。城建檔案公關(guān)有于更好地協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系，通過與公眾的接觸可以更好地找出不足之處，提高公眾對城建檔案工作的美譽度，從而樹立良好的形象，也能增強工作人員的內(nèi)聚力，提高城建檔案館的價值。公共關(guān)系有利于促進(jìn)城建檔案的輿論管理。

輿論是公眾信息的一部分，是一種集中的、強化了的公眾信息。任何組織都生存在特定的公眾輿論環(huán)境中，其行為既受到公眾的左右和影響，也影響和左右著公眾的輿論。因此，輿論壞境對城建檔案的發(fā)展有很大的影響。在缺乏對城建檔案館正確認(rèn)識的情況下形成的一些負(fù)面輿論會對檔案工作的開展產(chǎn)生阻力。所以，我們必須建立和完善輿論，充分發(fā)揮公共關(guān)系的作用，通過有目的的活動，將準(zhǔn)確的信息傳播給公眾，利用各種傳播媒介，向外界宣傳城建檔案的正面形象，去影響公眾的看法、意見、態(tài)度和行為，為城建檔案營造一個適宜和良好的輿論環(huán)境，更有利于日后的城建檔案發(fā)展。

如何運用公共關(guān)系于城建檔案工作

搞好城建檔案館的內(nèi)部關(guān)系。城建檔案館工作人員主要面對主管部門的領(lǐng)導(dǎo)和自身部門的同事，要創(chuàng)造一個和諧愉快的工作壞境必須要運用公共關(guān)系來協(xié)調(diào)內(nèi)部的關(guān)系。要使檔案工作更順利的進(jìn)行，需要得到領(lǐng)導(dǎo)部門的認(rèn)可與支持。為此，應(yīng)該把握一切有利時機，開拓思路，與領(lǐng)導(dǎo)部門形成良好的關(guān)系。要尊重領(lǐng)導(dǎo)的意愿，了解主管部門的想法，掌握信息，并要積極主動地向主管部門匯報工作；日常要在工作上和領(lǐng)導(dǎo)多溝通，讓領(lǐng)導(dǎo)了解檔案工作的最新狀況，理解在城建檔案工作中遇到的困難和問題，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。要主動地接受主管部門的考核和請示工作，積極完成領(lǐng)導(dǎo)交代的各項任務(wù)，拓展工作領(lǐng)域，從而得到領(lǐng)導(dǎo)的支持和信任。城建檔案館正常運轉(zhuǎn)離不開各方面的協(xié)調(diào)溝通。而加強內(nèi)部關(guān)系溝通的目的，是培養(yǎng)工作人員的向心力、凝聚力，培養(yǎng)其主體意識和形象意識。要想得到社會的認(rèn)可以前，首先需要得到自己內(nèi)部工作人員的認(rèn)可，其次需要贏得內(nèi)部工作人員的配合與支持。否則，將無法成為一個整體面對外部的公眾。每一個成員都是組織的細(xì)胞，他們對組織有機體的認(rèn)同和信賴，是這個有機體得以存在的基礎(chǔ)。因此，良好的內(nèi)部關(guān)系是城建檔案公共關(guān)系的一個起點。

要將全體工作人員組合成一個有機整體，就需要將內(nèi)部工作人員視作傳播溝通的首要對象，尊重工作人員分享信息的權(quán)利，爭取他們的支持與理解，形成信任與和諧的內(nèi)部氣氛。如果內(nèi)部傳播有障礙，溝通不順暢，就會在內(nèi)部產(chǎn)生焦慮、猜疑等消極情緒和現(xiàn)象。要避免這種情況的發(fā)生，就需要健全的傳播渠道，完善內(nèi)部溝通機制，使工作人員在信息分享和感情溝通中與工作壞境融為一體。而在日常工作中，培養(yǎng)工作人員的公關(guān)意識，提高工作人員的素質(zhì)，也是另一重點。工作人員的公關(guān)素質(zhì)會直接影響到工作的質(zhì)量。要使工作人員意識到檔案館的良好形象是靠全體工作人員一起樹立和保持的，引導(dǎo)他們主動的宣傳城建檔案的作用及各方面的成就，關(guān)心城建檔案館的形象與公關(guān)工作，并提高工作質(zhì)量，以真誠的服務(wù)贏得公眾的知名度和美譽度。還要積極主動參加各類專業(yè)培訓(xùn)，如進(jìn)行禮儀語言、儀表、交談方式等培訓(xùn)提高工作人員的公共態(tài)度和能力。對外宣傳、介紹城建檔案館的工作性質(zhì)與成就，是城建檔案館公共關(guān)系中最主要的一項任務(wù)。城建檔案館需要通過全員公共關(guān)系來增強外張力。

每一個工作人員都是城建檔案館與外部公眾接觸的觸角，都處在對外公共關(guān)系的第一線；城建檔案館的整體形勢必須通過他們在各自工作崗位上的良好行為表現(xiàn)出來。公共關(guān)系的目標(biāo)是追求較高的團體價值，既要塑造組織的良好整體形象，提高組織的社會地位，爭取較好的組織知名度和美譽度。要提高檔案館的知名度，增強社會對城建檔案的認(rèn)識，使公眾能了解和支持城建檔案的工作。城建檔案館的宣傳工作不能局限于舊的傳統(tǒng)展覽模式，可以利用廣播、電視、報紙等媒介宣傳模式，也可以通過新式展覽這種綜合性傳播媒介引起公眾的興趣和關(guān)注。通過靈活地運用文字、實物、模型、錄像等多種傳播工具，圖文并茂，使更多人了解城建檔案的法律法規(guī)和工作內(nèi)容，也使公眾對城建檔案館工作有充分的了解和正確的認(rèn)識，擴大其在社會上的影響，增加知名度，實現(xiàn)內(nèi)聚力和外張力的平衡和雙向的調(diào)節(jié)。城建檔案館在今后的發(fā)展過程中還將面臨更多的機遇和挑戰(zhàn)，我們要打破一成不變的城建檔案管理方法，取而代之的是運用新型的公共關(guān)系來進(jìn)行管理。公共關(guān)系需要我們不停地學(xué)習(xí)和完善，才能使之能更好的運用于城建檔案事業(yè)。