作者：呂東紅 單位：青海省疾病預(yù)防控制中心

疾病預(yù)防控制行業(yè)是科技含量較高的行業(yè),在疾病預(yù)防控制實(shí)踐活動(dòng)中,擁有大批先進(jìn)的衛(wèi)生檢驗(yàn)儀器設(shè)備,這些設(shè)備在傳染病預(yù)防控制、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置、科研工作中起著無可替代的作用。近年來,隨著疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)能力建設(shè)的加強(qiáng)和儀器設(shè)備更新力度的加大,各級疾控中心陸續(xù)添置了大量的衛(wèi)生檢驗(yàn)儀器設(shè)備,如何加強(qiáng)設(shè)備和設(shè)備檔案的管理,最大限度地發(fā)揮設(shè)備在疾病預(yù)防控制、科研中的作用是疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)管理者面臨的重要課題[1]。

1疾控機(jī)構(gòu)衛(wèi)生檢驗(yàn)儀器設(shè)備檔案的意義

首先,疾控機(jī)構(gòu)衛(wèi)生檢驗(yàn)儀器設(shè)備檔案,能為領(lǐng)導(dǎo)和專家的論證及設(shè)備的引進(jìn)提供有力的證據(jù),為同類設(shè)備的更新?lián)Q代提供依據(jù)。一臺(tái)先進(jìn)的儀器設(shè)備功能多樣、價(jià)格不菲,在引進(jìn)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)和專家將會(huì)對設(shè)備的使用價(jià)值、資金的投入、創(chuàng)造的社會(huì)效益等進(jìn)行詳細(xì)的論證,衛(wèi)生檢驗(yàn)儀器設(shè)備檔案能夠?yàn)榇斯ぷ魈峁┲匾膮⒖家罁?jù)。其次,疾控機(jī)構(gòu)衛(wèi)生檢驗(yàn)儀器設(shè)備檔案是設(shè)備維修、檢修和管理的必要條件。在運(yùn)轉(zhuǎn)和使用過程中,由于熱力、化學(xué)元素的作用,一些零件會(huì)磨損、腐蝕和松動(dòng),將會(huì)影響設(shè)備的精度、性能和工作效率,必須進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)和檢修。而儀器設(shè)備檔案是必備的條件,它能為設(shè)備的使用和維修、保養(yǎng)提供依據(jù)。同時(shí),利用設(shè)備保修期和維修期的區(qū)別,避免不必要的支出。

2如何加強(qiáng)疾控機(jī)構(gòu)衛(wèi)生檢驗(yàn)儀器設(shè)備的檔案管理

2•1明確儀器設(shè)備檔案的歸檔范圍

凡是1000元以上的衛(wèi)生檢驗(yàn)、檢測、職業(yè)病診斷、科研儀器設(shè)備,不論其資金來源、購買渠道如何,均要建立設(shè)備檔案,納入管理范圍。根據(jù)儀器設(shè)備檔案的管理要求,將設(shè)備申購過程中形成的管理性文件和設(shè)備運(yùn)行過程中積累的文件納入儀器設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容。①各種文件:如設(shè)備申請材料、可行性論證報(bào)告、有關(guān)調(diào)查材料、批復(fù)文件;②各種記錄:如談判記錄、招標(biāo)記錄、訂貨合同、協(xié)議等;③各種原始憑證:如到貨通知、提貨單、發(fā)票影印件、裝箱清單、操作使用說明書、廠家提供的安裝圖紙;④開箱報(bào)告、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收記錄、驗(yàn)收報(bào)告;⑤設(shè)備使用操作章程、維修管理辦法、制度;⑥人員培訓(xùn)記錄、設(shè)備布置平面圖、線路圖紙、故障維修記錄;⑦設(shè)備報(bào)廢申請及處置結(jié)果[2]。

2•2建立完善的管理網(wǎng)絡(luò)

儀器設(shè)備檔案是一項(xiàng)涉及面很廣,技術(shù)性很強(qiáng)的工作,是一項(xiàng)全員參與全過程管理的一項(xiàng)系統(tǒng)工程[3]。設(shè)備檔案的管理必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則,便于開發(fā)利用,確保設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,設(shè)備檔案工作必須納入疾控機(jī)構(gòu)設(shè)備管理工作中,與設(shè)備計(jì)劃管理、設(shè)備采購、使用等工作緊密結(jié)合,保證設(shè)備文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。強(qiáng)化各級管理人員依法治檔的意識,疾控機(jī)構(gòu)成立由分管主任直接領(lǐng)導(dǎo)的儀器設(shè)備檔案管理網(wǎng)絡(luò)小組,實(shí)行中心、所(科室)、操作人員三級管理網(wǎng)絡(luò),定期召開有關(guān)人員會(huì)議,明確工作目標(biāo),修訂和完善檔案管理制度。將設(shè)備檔案管理工作作為單位目標(biāo)管理責(zé)任制的一部分,納入中心對所(科室)的目標(biāo)考核,及時(shí)與有關(guān)人員的考評、職稱晉級、年終評優(yōu)掛鉤。明確設(shè)備操作者在負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)的同時(shí),做好日常設(shè)備記錄,每次使用后,認(rèn)真做好使用情況的記錄;每半年將整理好的記錄上報(bào)給質(zhì)量管理科負(fù)責(zé)人,經(jīng)核查后交檔案室存檔,在全中心形成一個(gè)有效的管理網(wǎng)絡(luò)。

2•3提高檔案人員綜合素質(zhì),充分發(fā)揮衛(wèi)生檢驗(yàn)儀器設(shè)備檔案的作用

檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對儀器設(shè)備檔案管理工作有著十分重要的作用。當(dāng)今衛(wèi)生檢驗(yàn)儀器設(shè)備技術(shù)飛速發(fā)展,管理人員不僅要掌握一定檔案專業(yè)知識還要了解有關(guān)衛(wèi)生檢驗(yàn)儀器設(shè)備的發(fā)展動(dòng)態(tài)和產(chǎn)品現(xiàn)狀,同時(shí)要有高度的責(zé)任心和吃苦耐勞的精神,對于每一個(gè)環(huán)節(jié)的管理要盡職盡責(zé),以主動(dòng)、積極、周到的服務(wù)來保證檔案資料的有效完整,充分發(fā)揮儀器設(shè)備檔案的作用,使疾控機(jī)構(gòu)各種衛(wèi)生檢驗(yàn)儀器設(shè)備的效能得到充分發(fā)揮。

總之,疾控機(jī)構(gòu)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備是開展衛(wèi)生檢驗(yàn)檢測工作所必需的重要資源,是確保檢測工作質(zhì)量,獲得可靠數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。通過儀器設(shè)備檔案對于開展檢測工作、進(jìn)行檢測事故調(diào)查分析、購置設(shè)備提供參考憑證,可以減少維修費(fèi)用,提高檢測效率和質(zhì)量,為疾病預(yù)防控制提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐,促進(jìn)疾病預(yù)防控制事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展,更好地為人民健康服務(wù)。