摘  要：人事檔案就是指組織人事部門在處理與人有關(guān)的事務(wù)中形成的文件材料。人事檔案是做好組織、人事工作不可缺少的依據(jù)，是考察、了解、選拔、任用員工的重要手段。本文針對科研機(jī)構(gòu)人事檔案管理工作中存在的問題，著重探討提高科研機(jī)構(gòu)人事檔案管理工作的策略，充分發(fā)揮其在人事管理、優(yōu)化人力資源配置方面舉足輕重的作用。
關(guān)鍵詞：新時(shí)期  人事檔案管理  策略
    一、科研機(jī)構(gòu)人事檔案管理工作中存在的問題
    1、對人事檔案管理的重視不夠。在許多科研機(jī)構(gòu)，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，所以人事檔案不值得花費(fèi)太多的時(shí)間、精力、金錢，只要不丟失能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了，歸檔意識和利用意識比較淡薄。一些單位領(lǐng)導(dǎo)往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，工作中經(jīng)常出現(xiàn)管理不到位，甚至是疏于管理的問題，導(dǎo)致重要的資料不完整，也使得人事檔案中的信息難以規(guī)范化、科學(xué)化。
    2、人事檔案管理相關(guān)制度不健全，有的科研機(jī)構(gòu)缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度，檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄，導(dǎo)致科研機(jī)構(gòu)人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進(jìn)行；還有在設(shè)備配備上，大多采取融辦公、閱檔、倉庫為一間，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低水平上，這些嚴(yán)重影響了檔案管理制度化、規(guī)范化發(fā)展。　　　
    3、人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化水平不高。目前很多科研人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，一些人事檔案室的電腦僅限于打印檔案目錄，無法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，很多人事統(tǒng)計(jì)工作也只能靠手工完成，這些問題的存在與科研機(jī)構(gòu)人事制度改革的需要嚴(yán)重沖突。
    4、人事檔案利用工作水平較低。其作用尚未充分發(fā)揮出來。對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)開發(fā)意識差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內(nèi)容是自然情況、簡歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。這種重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象，使人事檔案的利用價(jià)值低，功能越來越弱化。
    二、提高科研機(jī)構(gòu)人事檔案管理工作的策略
    1、提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。進(jìn)一步做好人事檔案管理工作。科研機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作，把并將其納入到議事日程，加大重視程度；要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，要建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級考核機(jī)制，對人事檔案工作實(shí)行定性定量考核，分級分類指導(dǎo)，等級升降動(dòng)態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。　
    2、首先加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識，讓他們掌握新的知識和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平，其次加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。建立專門的檔案室并做好檔案管理設(shè)施的更新。要建立堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜；庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。要加大資金投入，配備先進(jìn)計(jì)算機(jī)管理設(shè)備。
    3、加強(qiáng)人事檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)。人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。
    4、提高人事檔案的利用價(jià)值。人事檔案管理的利用價(jià)值通過為使用者提供有效準(zhǔn)確、多層次多方位的信息資源而體現(xiàn)出來。這就要求檔案管理者對檔案記錄內(nèi)容進(jìn)行有效的整合，保證人事信息的完整性以及條理性。對各類信息進(jìn)行有效分類，可以為使用者提供不同類型的人員資料狀況。突出檔案人員信息的績效考核、人力資源管理的作用。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)隨時(shí)對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)和更新。充分發(fā)揮管理軟件靈活快捷強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)、查詢功能，提高人事數(shù)據(jù)的的查看和查詢速度。
    新時(shí)期科研機(jī)構(gòu)人事檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷進(jìn)步。人事檔案管理者以及相關(guān)部門必須協(xié)調(diào)一致，充分認(rèn)識到科研機(jī)構(gòu)人事檔案管理工作的重要性。開拓思維，加強(qiáng)科研機(jī)構(gòu)人事檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)與從事隊(duì)伍建設(shè)。通過科學(xué)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高人事檔案管理工作的效率，提高人事檔案信息的利用效率，將人事檔案管理工作不斷推向新的發(fā)展。