企業(yè)會(huì)計(jì)電算化處理中用友ERP軟件的運(yùn)用

　　以京馬電機(jī)有限公司為例， 基于用友U8軟件對(duì)會(huì)計(jì)電算化ERP軟件的運(yùn)用進(jìn)行分析， 首先闡述當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化與ERP軟件普及情況， 其次分析用友U8軟件應(yīng)用中存在的問(wèn)題， 最后從預(yù)算控制、備查核算兩方面提出建議， 希望能夠切實(shí)提高企業(yè)管理水平。

　　《會(huì)計(jì)與經(jīng)濟(jì)研究》(雙月刊)1983年創(chuàng)刊，(原名《上海立信會(huì)計(jì)學(xué)院學(xué)報(bào)》)是由上海市教委主管、上海立信會(huì)計(jì)學(xué)院主辦的以會(huì)計(jì)為主、貿(mào)易金融經(jīng)濟(jì)為輔的財(cái)經(jīng)類(lèi)學(xué)術(shù)期刊。以“跟蹤理論前沿、注重原創(chuàng)研究、提倡學(xué)術(shù)爭(zhēng)鳴”為辦刊理念，突出學(xué)術(shù)性、創(chuàng)新性和專(zhuān)業(yè)性，致力于打造成國(guó)內(nèi)外會(huì)計(jì)及經(jīng)濟(jì)貿(mào)易領(lǐng)域的一流學(xué)術(shù)期刊。

　　1、會(huì)計(jì)電算化與ERP軟件的普及

　　會(huì)計(jì)電算化在我國(guó)已經(jīng)普及了很長(zhǎng)時(shí)間， 在財(cái)政部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)下， 會(huì)計(jì)電算化市場(chǎng)規(guī)模不斷擴(kuò)大， 為會(huì)計(jì)軟件的開(kāi)發(fā)提供了有利環(huán)境[1].

　　會(huì)計(jì)電算化相關(guān)軟件在企業(yè)中的應(yīng)用， 滿足了企業(yè)內(nèi)部的管理信息化需求， ERP這一新概念得到認(rèn)可。從1998年開(kāi)始， 我國(guó)軟件行業(yè)協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)、企業(yè)管理軟件分會(huì)宣布將行業(yè)領(lǐng)域擴(kuò)展到企業(yè)管理軟件， 并在這之后開(kāi)始了ERP軟件研究與開(kāi)發(fā)， 用友U8便是其中一款成功的產(chǎn)品。用友ERP-U8的普及， 是企業(yè)ERP軟件應(yīng)用的前提， 使財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)以及管理工作更高效率地進(jìn)行， 推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

　　2、用友U8操作需注意問(wèn)題

　　2.1 出納操作問(wèn)題

　　第一， 軟件設(shè)置存在錯(cuò)誤， 出納沒(méi)有相應(yīng)的權(quán)限。第二， 實(shí)際操作過(guò)程中， 個(gè)別工作人員所建賬套并沒(méi)有賦予對(duì)應(yīng)的權(quán)限， 導(dǎo)致賦權(quán)出現(xiàn)偏差， 影響出納人員操作。

　　解決這一問(wèn)題， 需要做到以下幾點(diǎn)：第一， 選擇左側(cè)用戶(hù)， 隨后再選擇右側(cè)需要的賦權(quán)賬套;抑或是按照賬套、用戶(hù)的順序進(jìn)行選擇， 必須要使用戶(hù)賦權(quán)于對(duì)應(yīng)的賬套。若問(wèn)題的原因并非是第一個(gè)， 則要對(duì)會(huì)計(jì)科目設(shè)置進(jìn)行檢查， 也就是會(huì)計(jì)科目設(shè)置是否存在指定會(huì)計(jì)科目， 若指定則要保證操作的準(zhǔn)確性。有時(shí)操作人員會(huì)將現(xiàn)金和銀行存款指定于現(xiàn)金科目， 或全部存放在銀行存款科目[2].

　　若原因不是以上兩種， 那么改正人員便要對(duì)記賬操作進(jìn)行檢查， 個(gè)別出納人員已經(jīng)完成了結(jié)賬工作， 這時(shí)如果使用用友軟件， 按照軟件程序第一步為出納簽字， 隨后是記賬、結(jié)賬。這期間如果出現(xiàn)問(wèn)題， 原因是操作人員并沒(méi)有完全了解用友財(cái)務(wù)軟件流程， 這時(shí)進(jìn)行結(jié)賬操作需要先將結(jié)賬取消[3].第一， 以賬套主管身份登錄軟件;第二， 按照期末--結(jié)賬的順序進(jìn)行操作， 確定反結(jié)賬月份， 同時(shí)按CTRL+SHIFT+F6鍵將結(jié)賬取消;第三， 取消記賬， 同樣需要登錄賬套主管賬號(hào)， 按照期末-對(duì)賬-CTRL+H順序操作， 這時(shí)界面便會(huì)顯示恢復(fù)記賬前賬套己經(jīng)激活， 使用鼠標(biāo)單擊憑證下恢復(fù)記賬前賬套， 并選擇最后一次記賬便可以完成操作。

　　2.2 報(bào)表模板問(wèn)題

　　第一， 期初余額試算平衡， 由其所生成的資產(chǎn)負(fù)債表卻顯示期初資產(chǎn)與期初權(quán)益合計(jì)不相等。根本原因是操作人員在輸入期初余額的過(guò)程中位置出現(xiàn)錯(cuò)誤， 報(bào)表模板并未獲取到相關(guān)數(shù)據(jù)。比如， 期初余額同年利潤(rùn)涉及到非常多的明細(xì)科目， 然而資產(chǎn)負(fù)債表卻只是選擇了沒(méi)有分配利潤(rùn)的數(shù)據(jù)， 加上并未將其填寫(xiě)在相應(yīng)科目中， 從而導(dǎo)致資產(chǎn)負(fù)債表數(shù)沒(méi)有獲取數(shù)據(jù)[4].另外一種可能則是出現(xiàn)了新增會(huì)計(jì)科目， 但資產(chǎn)負(fù)債表公式卻沒(méi)有變化， 比如， 無(wú)形資產(chǎn)攤銷(xiāo)這一操作， 用友軟件中并沒(méi)有對(duì)應(yīng)的預(yù)設(shè)累計(jì)攤銷(xiāo)會(huì)計(jì)科目， 必須要設(shè)置。資產(chǎn)負(fù)債表無(wú)形資產(chǎn)預(yù)設(shè)公式并未將累計(jì)攤銷(xiāo)值減去， 致使資產(chǎn)負(fù)債表內(nèi)無(wú)形資產(chǎn)期初結(jié)果存在錯(cuò)誤。

　　第二， 期末資產(chǎn)與期末權(quán)益合計(jì)不相等。導(dǎo)致這一問(wèn)題的原因在于增設(shè)了會(huì)計(jì)科目， 卻沒(méi)有將資產(chǎn)負(fù)債表內(nèi)的公式進(jìn)行調(diào)整， 與第一種狀況一致。此外， 工作人員面對(duì)制造費(fèi)用沒(méi)有將其全額結(jié)轉(zhuǎn)到生產(chǎn)成本中。用友U8的資產(chǎn)負(fù)債表存貨科目取數(shù)中不包含制造費(fèi)用余額， 若該問(wèn)題得不到解決， 便會(huì)使存貨數(shù)據(jù)取數(shù)存在缺失。

　　第三， 用友U8軟件應(yīng)用過(guò)程中， 記賬是生成報(bào)表的前提， 且這一環(huán)節(jié)缺一不可， 若記賬缺失， 便會(huì)導(dǎo)致報(bào)表無(wú)法獲取期末數(shù)。

　　3、基于用友U8分析會(huì)計(jì)電算化ERP軟件應(yīng)用

　　3.1 加大預(yù)算控制力度

　　企業(yè)通過(guò)用友ERP軟件開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化工作， 進(jìn)行賬務(wù)工作處理的過(guò)程中必須做好預(yù)算控制， 具體包括銷(xiāo)售與采購(gòu)兩科的月費(fèi)用計(jì)算額度確定 (不包括工資) , 具體數(shù)額為13萬(wàn)與17萬(wàn)， 保證隨時(shí)提供這兩科的經(jīng)費(fèi)使用狀況， 并且在超計(jì)劃報(bào)銷(xiāo)允許范圍內(nèi)。

　　(1) 增設(shè)“計(jì)劃支出”會(huì)計(jì)科目， 并在會(huì)計(jì)科目成本類(lèi)中設(shè)置“計(jì)劃支出--預(yù)算總額”“計(jì)劃支出--預(yù)算明細(xì)”科目， 將其同時(shí)設(shè)置成“項(xiàng)目核算”.在項(xiàng)目目錄中新設(shè)“預(yù)算”大類(lèi)， 將“預(yù)算明細(xì)”歸納到“預(yù)算大類(lèi)”中， 并且核算科目， 同時(shí)還要在項(xiàng)目目錄中設(shè)置101銷(xiāo)售科、102采購(gòu)科[5].

　　(2) 分析財(cái)務(wù)。第一， 將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)分析、基礎(chǔ)設(shè)置、系統(tǒng)菜單等歸納到“精細(xì)預(yù)算”科目中;第二， 對(duì)于預(yù)算數(shù)和項(xiàng)目預(yù)算這兩個(gè)科目需要進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算處理;第三， 保證項(xiàng)目預(yù)算數(shù)編制合理性， 并且輸入到部門(mén)預(yù)算金額中。

　　(3) 做好部門(mén)預(yù)算控制設(shè)置工作。針對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、總賬、設(shè)置以及選項(xiàng)、憑證這些項(xiàng)目不能勾選“超預(yù)算允許保存”, 需要選擇“預(yù)算控制”.

　　(4) 業(yè)務(wù)處理。第一， 一旦下發(fā)經(jīng)費(fèi)， 需要填寫(xiě)預(yù)算總額憑證， 借：計(jì)劃支出--預(yù)算總額460 000;貸：計(jì)劃支出--預(yù)算明細(xì) (銷(xiāo)售科) 180 000, 計(jì)劃支出--預(yù)算明細(xì) (采購(gòu)科) 170 000.

　　第二， 若后續(xù)處理過(guò)程中出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)， 與預(yù)算控制部門(mén)相關(guān)的費(fèi)用， 需要在正常費(fèi)用支出的基礎(chǔ)上做好計(jì)劃支出分錄。比如， 該公司的一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)， 其中需要支付的產(chǎn)品費(fèi)用為35萬(wàn)元， 需要錄入憑證， “計(jì)劃支出--預(yù)算明細(xì)”科目即錄入35萬(wàn)元， 如果超出預(yù)算額度15萬(wàn)元， 這時(shí)管理系統(tǒng)便會(huì)預(yù)警超預(yù)算數(shù)， 無(wú)法完成憑證錄入操作。這樣一來(lái)， 可以提醒制單人員著重控制部門(mén)經(jīng)費(fèi)。

　　3.2 重點(diǎn)展開(kāi)備查核算工作

　　京馬電機(jī)有限公司中有關(guān)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理， 對(duì)于“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”這類(lèi)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行項(xiàng)目核算， 憑證填寫(xiě)時(shí)只注明金額， 沒(méi)有同時(shí)將單位數(shù)量等其他信息一并填寫(xiě)， 導(dǎo)致信息錄入時(shí)存在困難。下面以機(jī)床備查賬操作流程為例展開(kāi)分析：第一， 設(shè)置表結(jié)構(gòu)界面;第二， 按照相應(yīng)順序錄入名稱(chēng)、單位、數(shù)量、單價(jià)以及具體金額;第三， 點(diǎn)擊設(shè)置選項(xiàng)， 隨后按照基礎(chǔ)檔案、財(cái)務(wù)、備查科目設(shè)置的順序進(jìn)行操作， 最后點(diǎn)擊科目“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”, 勾選名稱(chēng)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額， 將其作為已選項(xiàng)目;第四， 將實(shí)訓(xùn)材料中的具體業(yè)務(wù)當(dāng)作記賬憑證填寫(xiě)范例。由于“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”科目設(shè)置之前已經(jīng)被歸納到項(xiàng)目核算中， 所以在錄入憑證時(shí)， 進(jìn)行到“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”這一項(xiàng)時(shí)， 系統(tǒng)便會(huì)提出“輔助項(xiàng)錄入”申請(qǐng)， 這時(shí)選擇具體的項(xiàng)目名稱(chēng)， 在“輔助明細(xì)”選項(xiàng)中將金額錄入。在填制憑證操作界面點(diǎn)擊“備查”選項(xiàng)， 完善備查資料， 如此便完成了業(yè)務(wù)憑證錄入工作。將鼠標(biāo)放置于金額欄， 憑證下側(cè)的備注欄便會(huì)提示提示項(xiàng)目的具體名稱(chēng)[6].

　　除此之外， 使用鼠標(biāo)單擊“備查”選項(xiàng)， 就能夠順利查到與“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”科目相關(guān)的所有產(chǎn)品名稱(chēng)、數(shù)量、金額以及價(jià)格等諸多信息。

　　4、結(jié)語(yǔ)

　　企業(yè)中應(yīng)用用友U8+ERP的方式處理會(huì)計(jì)電算化工作， 一方面可以提高企業(yè)管理水平， 另一方面能夠加快普及會(huì)計(jì)電算化與相關(guān)軟件， 這對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言有重要意義。

　　參考文獻(xiàn)

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