淺談對電子文件歸檔的幾點認識

　　電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其它載體形成的記錄。是以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，而是可直接由計算機等現(xiàn)代辦公設備迅速地處理和傳遞，其利用也是共享的。電子檔案的存儲與管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術法不同，信息時代的到來為檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。本文就電子文件的定義、特點、歸檔要求及作用進行論述，指出對電子文件歸檔是時展的需要，具有重要作用。

　　《電子經(jīng)理世界》憑借IDG在中國十多年來的電子媒體運作的成功經(jīng)驗、資源，以專業(yè)的洞察力和編輯水準，透視產(chǎn)業(yè)環(huán)境、聚焦企業(yè)運營、挖掘技術變革中的商機，致力于為電子產(chǎn)業(yè)管理決策層提供權威性、前瞻性、實用性兼?zhèn)涞慕?jīng)營決策參考。

　　1 前言

　　隨著現(xiàn)代科學技術的飛速發(fā)展，特別是全球化、信息化和網(wǎng)絡化的發(fā)展，計算機及信息技術被廣泛地應用到人類生產(chǎn)和生活的各個部分，與此同時也就產(chǎn)生了大量的電子檔案。電子檔案作為信息社會發(fā)展的產(chǎn)物，已成為檔案工作中的重要組成部分。電子文件是指能被計算機識別、處理，存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡上傳遞的代碼序列。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者限于傳統(tǒng)觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔。在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，將本單位的電子檔案收集管理好、開發(fā)利用好、長期保存好，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，健全完善歸檔制度。

　　2 電子文件特點

　　傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有以下幾個特點：首先是電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它是以二進制代碼形式記錄，它需要借助現(xiàn)代辦公設備才能閱讀利用;其次是電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設備迅速地處理和傳遞，電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響;再有電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。根據(jù)電子文件的上述特點，在對其進行歸檔之前，要進行認真的鑒定。電子文件的鑒定，主要是區(qū)分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作具有查考利用價值或藝術保管價值的，才有必要作為電子檔案保存下來，其余的電子文件就可以在機內(nèi)刪除。

　　與此同時，基于電子檔案的自身特點，它也具有一些特殊的特點：首先是電子文件整理減輕了檔案管理人員的勞作強度，從原來的手工建檔、查找與檢索變?yōu)樾畔⒕W(wǎng)絡操作與整理。其次電子檔案有利于文檔的保密工作，從原來的整卷提供利用查閱到現(xiàn)在電子文件相應的頁、份、件提供，從而更有利于文件的保密。再有一點就是大大提高了檔案管理的工作效率與質(zhì)量。

　　3 歸檔要求

　　歸檔電子文件應包括作為檔案保存的電子文件、其相關軟件、相應的軟硬件環(huán)境說明和其他相關數(shù)據(jù)等。對于電子文件的歸檔條件，嚴把歸檔檢測關。首先，必須確定歸檔范圍是保證電子檔案質(zhì)量的關鍵，檔案管理工作者在對電子文件進行歸檔時，需將經(jīng)過整理的電子文件確定屬性后，即完成文書處理程序后再歸檔保存;其次，要有完整、齊全的電子文件相輔。對于收發(fā)文來說，必須是全文信息，從文件設計、修改和形成階段做起，使電子文件格式與環(huán)節(jié)相匹配。確保電子文件的歸檔質(zhì)量，認真檢查電子文件內(nèi)容是否完整、真實、有效，是否感染電子病毒。從計算機或網(wǎng)絡的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁盤或光盤等載體以便長期保存。電子文件的鑒定，也存在著區(qū)別真?zhèn)螁栴}。檔案部門所保管的電子檔案，應當是電子文件的原件或真實的電子文件，否則，電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應當區(qū)別出原件與復制件。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據(jù)性。檔案部門應當將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護電子文件的權威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎。歸檔的電子文件復制件應注明原制發(fā)單位和復制人，使之與原件相區(qū)別。此外，還應對電子文件的完整性進行鑒定。主要包括電子文件內(nèi)容的完整性、文件制發(fā)法律手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完整性、文件辦理過程的完整性等等。

　　鑒定后需要歸檔的電子文件均應編制歸檔文件順序號，確定文件的保管期限，打印出文件移交目錄，以便辦理文件移交手續(xù)。電子文件的歸檔方式，有邏輯歸檔和物理歸檔兩種：邏輯歸檔是指在計算機網(wǎng)絡上聯(lián)機實現(xiàn)的電子文件信息的歸檔。網(wǎng)絡之中的電子文件在移交前應通知檔案部門做好文件接收的置換工作，然后由文件管理部門通過網(wǎng)絡系統(tǒng)向檔案部門傳送歸檔文件，并將文件管理權向檔案部門移交。網(wǎng)絡中的電子文件歸檔也應打印出文件目錄以備交接查存，重要文件應拷貝出軟盤備存。交接雙方按照規(guī)定辦理手續(xù)并在交接目錄上簽名，以示負責。物理歸檔是指把計算機及其網(wǎng)絡中符合歸檔要求的電子文件集中存儲，并拷貝至可脫機保存的載體上。

　　4 結論

　　總之，加強電子文檔的規(guī)范化歸檔管理是加快辦公室信息系統(tǒng)化建設的重要基礎性工作，需要我們不斷總結實踐經(jīng)驗，建立健全電子文件及電子資料的管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員素質(zhì)，加強各個五一節(jié)的溝通與管理，更好地措施保護電子檔案的信息安全，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性，使得電子檔案的參考、憑證價值得以實現(xiàn)，形成適合于自身工作特點的電子文檔管理規(guī)范和標準，使電子檔案能適應社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的要求。

　　參考文獻：

　　國家檔案局.電子文件歸檔與電子檔案管理概論.中國檔案出版社.1999