提升企業辦公室行政管理實效性的方法研究

　　摘要：企業辦公室具有全面性和綜合性的特點，擔負多項管理職能，需要做好企業內部各項服務工作，例如：文件起草、業務接待、通訊收發等，企業辦公室是一個企業承上啟下、連接內外的樞紐。因此，在新時期背景下對企業辦公室行政管理工作進行強化，具有十分重要的意義。本文對企業辦公室行政管理實效性進行了簡要分析。

　　關鍵詞：企業;辦公室;行政管理;方法

　　《陜西行政學院學報》是陜西省人民政府主管， 陜西省行政學院主辦的社科類政治學核心學術期刊，國內外公開發行,季刊,2011年在陜西省高校社科期刊評優中。http://www.cssfps.cn/hzqk/zhengzhifalv/38079.html

　　一、企業辦公室行政管理工作的作用

　　辦公室作為行政管理部門、企業決策輔助部門：第一，具有參謀助手作用，為企業管理者提供決策信息、數據，做好公文處理、材料撰寫、工作調研、會務組織、督辦工作、綜合協調工作;第二，具有綜合服務作用，落實印信管理、檔案管理與服務、保密工作、OA系統運維等工作;第三，具有應急協調作用，抓好信訪工作和應急管理工作;第四，具有統籌保障作用，推進行政資產管理、后勤事務、食堂管理等工作;第五，具有形象展示作用，做好接待服務、車輛管控等工作。

　　二、企業辦公室行政管理工作現狀

　　(一)人才隊伍結構性矛盾突出

　　企業規模和體量的快速增加，需要相應匹配的人力資源作保障，當前企業還缺乏夠硬的“筆桿子”和成熟專業的基層辦公室管理人員，高學歷、高素質、高能力、專業性的辦公室綜合人才缺口較大，人才隊伍建設還需要持續發力，工作能力、專業能力和業務水平還不能滿足當前辦公室工作的需要，其中在基層單位(項目部)尤為突出。

　　(二)培訓教育提升工作不系統

　　辦公室系統新入職人員較多且流動性也較大，對企業規章制度和辦公室工作沒有完全掌握和適應，難以準確制定科學、長期、有效的員工系統教育培訓計劃，并嚴格付諸實施落實。我們不僅要重視人員引進，更需要重視人員培養和加強業務能力培育，面對現在的管理問題和痛點，企業應系統規劃、科學謀劃，按照“缺什么補什么”的原則，優先解決當前急需。

　　(三)工作績效需要提升

　　辦公室不僅要管好“俗事、小事”，還要從中跳出來管“大事”，圍繞企業中心工作，提高站位，從全面、高端、深度的角度分析問題，對事關企業發展的深層次問題研究、發展戰略制定、工作督辦等工作深度參與，以優秀的管理成果體現管理工作績效。

　　(四)辦公信息化工作滯后于企業發展

　　信息化時代，辦公室處于企業的“信息”中心位置，要確保信息的高效傳遞。企業OA辦公系統還需要持續改進優化，信息集成還沒有徹底實現，條塊式信息填寫、報送還沒有解決，辦公室信息系統還沒有和企業其他自建系統高度融合。我們應當及時收集各部門反饋意見和使用過程中發現的問題，采取統一措施，認真加以研究解決。

　　三、提高企業辦公室行政管理工作水平的策略

　　(一)明確管理目標

　　企業在進行辦公室行政工作管理的過程中，首先要明確管理目標，確保企業在管理的過程中，能夠促進各項工作進行更好的發展，而且要做好工作人員的管理，需要建立一個完善的規章制度，約束工作人員的日常工作行為，確保工作人員在工作的過程中能夠提高工作效率，糾正自身的態度。并且對工作人員進行定期的培訓，提高工作人員的綜合素質和工作能力，才能更好的進行精細化管理，才能促進各項工作進行更好的發展。

　　(二)創新管理理念

　　企業在進行管理的過程中，需要創新管理理念，需要結合國內外先進的管理模式，根據實際管理現狀對管理工作內容進行改善和優化。而且在進行管理工作的過程中，需要根據企業的發展目標制定一個完善的管理措施，才能更好的進行管理工作，并且對各項工作內容進行梳理。需要建立一個綜合系統，對日常的工作內容進行實時的管理，才能提高工作質量。而且在進行管理的過程中，應該建立流程化的管理模式，確保各項工作能夠在規定的時間內保質保量的完成，才能提高企業自身的管理水平，在進行管理的過程中，才能具備更多的優勢。

　　(三)信息化技術在辦公室行政管理工作中的應用

　　隨著社會經濟的快速發展，信息化技術在企業經營中的應用越來越廣泛，企業部門之間的競爭也日趨激烈。要想提升企業的市場競爭力，必須要積極應用現代化信息技術，使企業能夠走在新時期發展的前沿。建立科學合理的內部管理信息系統，提高企業行政管理組織結構的靈活性和有效性，積極掌握企業的發展方向，讓相關的企業管理人員能夠多方位掌握企業發展的相關信息，能夠根據市場環境作出最正確、最科學的判斷，切實提高行政管理效率。信息化技術的應用還能夠提高文檔管理的效率和質量，降低工作人員的工作壓力，促進企業辦公室行政管理工作順利進行。

　　(四)加強辦公室隊伍的建設

　　在企業中，辦公室具有獨一無二的地位，它不僅是企業的服務中心、信息中心，還能夠協調各部門間的關系，并為企業制定決策出謀劃策。因此，建立一個綜合素質高且充滿人情味的人才隊伍，對于強化辦公室工作效果來說，尤為關鍵。國企在建設人才隊伍的過程中，必須要結合企業對辦公室工作的實際需要，將辦公室人才隊伍建設納入到企業發展戰略之中。要堅持以人為本的理念，借鑒現代人力資源管理的思想，實現人性化管理。辦公室領導人員應秉承公平、公正的工作原則，在進行工作時，要一視同仁、不偏不倚。在思想上，要誠信待人，加強彼此之間的溝通交流，從而形成互相理解互相信任的局面。在生活上，辦公室工作人員要互相關心，建立良好的伙伴關系，將辦公室的風采和情感全面展現出來，營造一個充滿向心力和親和力的辦公室氛圍。

　　結束語：綜上所述，隨著時代的進步，社會的發展，企業管理需要辦公室發揮越來越重要的作用，做好辦公室行政管理工作，可以助力企業更順暢的運轉、更有競爭力。只有正視辦公室管理工作的現狀才可以不斷提升管理實效和管理水平，企業可以根據各自的管理實際，制訂更加切實有效的提升舉措，推動辦公室行政管理更上臺階，更好的服務于企業。

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