第一篇

一、高校學(xué)生檔案管理的重要性分析

高校應(yīng)該建立專門的檔案管理部門，對(duì)學(xué)生實(shí)體檔案進(jìn)行有效管理，同時(shí)制訂完善的學(xué)生檔案管理制度和流轉(zhuǎn)規(guī)范，才能真正做到合理開發(fā)利用學(xué)生檔案資源，促進(jìn)高校學(xué)生檔案的數(shù)字化管理，最終實(shí)現(xiàn)信息資源的共享與交換。目前，很多高校都建立了專門的學(xué)生檔案管理部門，但在開展管理工作時(shí)仍然面臨諸多問題，包括高校領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠、學(xué)生檔案流轉(zhuǎn)流程存在弊端、學(xué)生檔案資源共享面臨的法律問題等。

二、高校學(xué)生檔案管理工作存在的問題

1.高校學(xué)生檔案管理不規(guī)范

高校教育教學(xué)活動(dòng)主要以教學(xué)和科研為主，主要針對(duì)科研項(xiàng)目、教學(xué)活動(dòng)檔案進(jìn)行管理。但是，由于學(xué)生檔案數(shù)量龐大、流動(dòng)性較強(qiáng)，大部分高校認(rèn)為只要將學(xué)生檔案妥善保存，當(dāng)學(xué)生畢業(yè)時(shí)將學(xué)習(xí)材料裝入檔案，再郵寄給學(xué)生就業(yè)企業(yè)就算完成了檔案管理任務(wù)。由此，學(xué)生檔案管理一直屬于應(yīng)付工作的狀態(tài)。尤其是高校實(shí)行擴(kuò)招之后，生源數(shù)量不斷增加，造成了學(xué)生檔案材料歸檔流程不規(guī)范、內(nèi)容不完整等情況，使學(xué)生檔案無法真實(shí)客觀反映學(xué)生情況，對(duì)學(xué)生未來就業(yè)和發(fā)展帶來了影響。

2.高校學(xué)生檔案管理流程不科學(xué)

目前，大多數(shù)高校對(duì)于學(xué)生檔案管理工作主要采用兩種方式，一是集中管理模式；二是分散管理模式。集中管理學(xué)生檔案可以提高檔案信息的安全性，降低資金成本。但是，由于學(xué)生檔案管理涉及高校教務(wù)處、學(xué)生處、招生處等多個(gè)職能部門，集中管理工作量大，部門之間協(xié)調(diào)工作困難，容易出現(xiàn)學(xué)生檔案材料收集不夠全面、歸檔流程不正確等現(xiàn)象。分散管理學(xué)生檔案耗費(fèi)資金成本較高，管理困難、工作效率較低，容易出現(xiàn)部門之間責(zé)任不明、相互推諉等現(xiàn)象。

3.高校學(xué)生檔案信息化管理落后

資源信息化管理有著存儲(chǔ)量大、查找方便、效率快捷等優(yōu)勢(shì)，信息化資源建設(shè)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域工作中。高校學(xué)生檔案信息化管理是新課改背景下適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求。但是，我國(guó)沒有制訂統(tǒng)一的高校學(xué)生檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)高校開發(fā)設(shè)計(jì)的學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)相互存在差異，各自為政，難以進(jìn)行有效的統(tǒng)一管理，也無法按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)形成學(xué)生電子檔案。同時(shí)，由于高校擴(kuò)招規(guī)模帶來了生源數(shù)量過多的問題，高校學(xué)生檔案信息化管理工作量大，高?，F(xiàn)有的學(xué)生檔案管理部門人員不足，水平較低，即使實(shí)現(xiàn)學(xué)生部分檔案信息化，也難以保證學(xué)生在學(xué)習(xí)期間的實(shí)踐活動(dòng)、個(gè)人表現(xiàn)實(shí)現(xiàn)信息化管理。而且，高校開展學(xué)生檔案信息化管理，也不能完全向社會(huì)公開，學(xué)生檔案利用方面受到較大限制，高校學(xué)生畢業(yè)之后仍然需要通過郵寄紙質(zhì)檔案到用人企業(yè)，最終無法真正實(shí)現(xiàn)信息化管理。

4.高校學(xué)生檔案利用過于滯后

檔案開發(fā)利用效率是檔案資源內(nèi)在價(jià)值的體現(xiàn)。目前，我國(guó)高校對(duì)于學(xué)生檔案資源開發(fā)利用較少，學(xué)生在入學(xué)初期，其檔案就會(huì)被收集匯總到檔案管理部門進(jìn)行管理，學(xué)生檔案在四年期間幾乎不會(huì)被調(diào)用，直到學(xué)生畢業(yè)時(shí)，高校相關(guān)部門才會(huì)將學(xué)生個(gè)人材料歸入到檔案中，并向?qū)W生所在的用人企業(yè)寄出。如果用人企業(yè)需要到學(xué)校了解學(xué)生情況，只能查閱到學(xué)生小學(xué)到高中的個(gè)人材料，不利于用人企業(yè)對(duì)學(xué)生作出客觀的整體評(píng)價(jià)，學(xué)生也無法將個(gè)人優(yōu)勢(shì)展現(xiàn)給用人企業(yè)，隨著現(xiàn)代社會(huì)就業(yè)形勢(shì)的日益嚴(yán)峻，很多學(xué)生容易因此喪失良好的工作機(jī)會(huì)。

三、高校學(xué)生檔案創(chuàng)新管理策略

1.加大資金投入，強(qiáng)化學(xué)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

高校學(xué)生檔案管理是高校教育教學(xué)活動(dòng)中的重要組成部分，隨著現(xiàn)代社會(huì)的飛速發(fā)展，以及社會(huì)對(duì)綜合素質(zhì)人才的實(shí)際需求，高校學(xué)生檔案作為學(xué)生畢業(yè)就業(yè)、職務(wù)職稱晉升、人才選拔考核的依據(jù)，其真實(shí)性對(duì)學(xué)生就業(yè)和發(fā)展有著深遠(yuǎn)影響。高校學(xué)生檔案的有效保管十分重要。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該基于學(xué)生發(fā)展考慮，充分體現(xiàn)“以學(xué)生為中心”的理念，以促進(jìn)學(xué)生順利就業(yè)作為出發(fā)點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)生檔案管理的重視，將其納入高校整體戰(zhàn)略發(fā)展中，加大學(xué)生檔案預(yù)算經(jīng)費(fèi)，完善檔案管理設(shè)施，促進(jìn)學(xué)生檔案管理的規(guī)范性和完整性。同時(shí)，高校應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)生檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，開展檔案管理專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，聘用專業(yè)技能較強(qiáng)的檔案管理人員，有效提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。

2.規(guī)范檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督考核

高校學(xué)生檔案記錄了每一名學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的成績(jī)水平、道德表現(xiàn)、社會(huì)實(shí)踐等信息，是學(xué)生走向就業(yè)崗位的基本材料，因此，學(xué)生檔案的妥善保管發(fā)揮著不可替代的作用。因此，高校在培養(yǎng)綜合素質(zhì)人才的同時(shí)，應(yīng)該規(guī)范學(xué)生檔案管理制度，按照我國(guó)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格管理學(xué)生檔案流轉(zhuǎn)程序，制訂《學(xué)生檔案分類》、《學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容》、《學(xué)生檔案管理工作職責(zé)》、《學(xué)生檔案流轉(zhuǎn)程序》和《學(xué)生檔案管理工作監(jiān)督考核標(biāo)準(zhǔn)》等一系列規(guī)章制度。明確高校不同職能部門之間的職責(zé)，堅(jiān)持層層負(fù)責(zé)、責(zé)任到人，注意加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作的監(jiān)督和檢查，將學(xué)生檔案管理納入到工作人員績(jī)效考核評(píng)價(jià)中，激勵(lì)學(xué)生檔案管理工作人員切實(shí)做好檔案管理工作。

3.統(tǒng)籌規(guī)劃管理，改善學(xué)生檔案管理模式

學(xué)生檔案管理與其他類型檔案管理存在一定差異，有著數(shù)量龐大、內(nèi)容復(fù)雜、收集廣泛、流動(dòng)性強(qiáng)的特點(diǎn)，同時(shí)學(xué)生檔案管理涉及多個(gè)職能部門。由此，如果簡(jiǎn)單地采用集中管理和分散管理模式，并不能得到良好的效果。因此，高校應(yīng)該積極采用綜合管理模式對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理，綜合管理模式的本質(zhì)就是集中存儲(chǔ)、分級(jí)管理。而且，高校應(yīng)該積極改善學(xué)生檔案收集管理模式。隨著國(guó)家教育教學(xué)改革的持續(xù)推進(jìn)，高校教育教學(xué)的最終目的是提高學(xué)生綜合素質(zhì)，學(xué)生檔案管理不能僅僅包括學(xué)生成績(jī)、日常表現(xiàn)等材料，而是要注重收集學(xué)生在興趣愛好、個(gè)人特長(zhǎng)方面的材料，掌握每名學(xué)生的個(gè)人發(fā)展特征，將學(xué)生參加社會(huì)實(shí)踐、技能考試、年度獎(jiǎng)懲、個(gè)人誠(chéng)信等信息記錄到學(xué)生檔案中。在學(xué)生檔案收集方面，利用不同部門提供、檔案部門收集歸檔的方式，同時(shí)，使學(xué)生可以了解檔案管理的本質(zhì)意義，主動(dòng)向?qū)W校提供個(gè)人檔案相關(guān)材料，充實(shí)個(gè)人檔案內(nèi)容，由學(xué)生檔案管理部門對(duì)其進(jìn)行鑒定歸檔，一方面促進(jìn)了學(xué)生檔案的完整性，還激發(fā)了學(xué)生自我管理、積極向上的健康發(fā)展。由此可見，要優(yōu)化學(xué)生檔案管理模式，必須加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃、完善制度建設(shè)、保證監(jiān)督到位，使學(xué)生檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和規(guī)范化。

4.著眼服務(wù)社會(huì)，提高學(xué)生檔案信息化管理水平

隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化建設(shè)的推進(jìn)，高校學(xué)生檔案管理工作的信息化發(fā)展已經(jīng)成為國(guó)家推進(jìn)教育教學(xué)改革背景下的發(fā)展方向。高校學(xué)生檔案的信息化管理可以切實(shí)提高工作效率，增強(qiáng)檔案信息的安全性，同時(shí)有著存儲(chǔ)量大、查詢方便、資金成本低等優(yōu)勢(shì)，能夠很好地適應(yīng)高校擴(kuò)招模式下學(xué)生檔案數(shù)量龐大、流動(dòng)性強(qiáng)等特點(diǎn)。高校應(yīng)該積極與軟件企業(yè)合作，共同研發(fā)設(shè)計(jì)適合學(xué)校的學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，將學(xué)生檔案管理與知識(shí)管理融合，通過不同載體建設(shè)學(xué)生檔案管理平臺(tái)。高校學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)可以為用人企業(yè)提供學(xué)生檔案基本信息，以便用人企業(yè)對(duì)學(xué)生有個(gè)全面了解，避免出現(xiàn)盲目選拔人才的現(xiàn)象。高校學(xué)生家長(zhǎng)也可以利用賬號(hào)對(duì)學(xué)生在校期間表現(xiàn)等方面進(jìn)行查詢，真正提高家校聯(lián)動(dòng)教育的成果，學(xué)生也可以通過系統(tǒng)了解個(gè)人發(fā)展情況，盡早規(guī)劃個(gè)人職業(yè)生涯。綜上所述，高校教育教學(xué)活動(dòng)主要是以學(xué)生為本，為學(xué)生提供高效服務(wù)。因此，做好高校學(xué)生檔案管理工作，不但可以促進(jìn)高校學(xué)生就業(yè)率的提升，更提高了高校教育教學(xué)管理水平，增強(qiáng)了高校自身競(jìng)爭(zhēng)力，本文對(duì)于高校學(xué)生檔案創(chuàng)新管理的深入研究，具有較強(qiáng)的理論參考價(jià)值。

作者：李紅蓮 單位：保定學(xué)院

第二篇

一、高校大學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

1.高校大學(xué)生檔案管理制度不完善

國(guó)家針對(duì)高校大學(xué)生管理先后頒發(fā)了《高等學(xué)校學(xué)生行為準(zhǔn)則》、《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》、《高等學(xué)校校園秩序管理若干規(guī)定》等文件。2008年教育部和國(guó)家檔案局又聯(lián)合下發(fā)了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，在“歸檔范圍”中增添了“學(xué)生類檔案”，這充分體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)高校大學(xué)生檔案的重視。但直至今天，我國(guó)沒有統(tǒng)一的高校大學(xué)生建檔標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，這就使得高校大學(xué)生檔案管理相對(duì)混亂，有的高校把大學(xué)生檔案放在校辦管理，有的高校放在各院系部管理。而且大部分屬于兼職管理，造成對(duì)檔案管理不重視，大學(xué)生檔案管理沒有切實(shí)可行的規(guī)范、制度、工作流程等，檔案管理隨意性大。

2.高校大學(xué)生檔案管理內(nèi)容不規(guī)范

大學(xué)生檔案是記載大學(xué)生在校期間生活經(jīng)歷、思想品德、學(xué)習(xí)成績(jī)等內(nèi)容，包括入學(xué)通知書、基本情況登記表、軍訓(xùn)情況登記表、成績(jī)單、獎(jiǎng)學(xué)金材料、入團(tuán)（黨）有關(guān)材料、獎(jiǎng)懲材料等等信息。領(lǐng)導(dǎo)管理意識(shí)淡薄，檔案管理人員及學(xué)生對(duì)檔案重視程度不夠，常常出現(xiàn)諸多如成績(jī)單無教務(wù)處印章、復(fù)印件當(dāng)成原件存檔、文字材料紙張規(guī)格不一、歸檔材料用圓珠筆書寫，甚至學(xué)生的成績(jī)單，獎(jiǎng)懲材料等缺失等。此外，還有一些應(yīng)該歸檔的材料如外語成績(jī)、計(jì)算機(jī)證書、助學(xué)貸款證明等沒有歸檔，嚴(yán)重影響了大學(xué)生檔案的質(zhì)量。

3.高校大學(xué)生檔案管理者素質(zhì)有待提高

目前高校的檔案管理者大都半路出家，有的高校甚至將年齡大、身體弱的員工放到這樣的崗位，這部分人本身銳意進(jìn)取的工作熱情不高、工作能力有限，在當(dāng)前信息化快速發(fā)展，給各項(xiàng)管理工作帶來革命性沖擊的形勢(shì)下，顯得力不從心，加之這些人員參加專門的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)又很少有，導(dǎo)致檔案工作現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用明顯滯后，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)未能充分運(yùn)用于檔案管理工作中，嚴(yán)重制約了高校檔案工作的發(fā)展。

4.高校大學(xué)生檔案管理手段陳舊落后

長(zhǎng)期以來高校大學(xué)生檔案工作被邊緣化，高校檔案的管理手段多年處于紙質(zhì)化、人工化的落后管理模式，即便一些高校有了電子化檔案，也是檔案管理人員一個(gè)字一個(gè)字輸入成電子版的，檔案管理仍處于被動(dòng)的“、看堆式”的管理，網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化檔案管理一直是紙上談兵。近些年來我國(guó)高等院校擴(kuò)大招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，高等教育從以前的精英式教育到現(xiàn)在多數(shù)人接受教育的發(fā)展模式。因此，隨著高學(xué)的入學(xué)人數(shù)的遞增，大學(xué)生歸檔材料和利用的檔案越來越多，這種傳統(tǒng)的手工操作的管理模式已不適應(yīng)目前的教育管理和迅猛發(fā)展的社會(huì)需要。

二、強(qiáng)化高校大學(xué)生檔案管理的對(duì)策思考

為使高校大學(xué)生檔案管理在新的形勢(shì)下發(fā)揮更大作用,為大學(xué)生和社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù),筆者就強(qiáng)化高校大學(xué)生檔案管理談幾點(diǎn)思考。

1.強(qiáng)化高校大學(xué)生檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)

《高等學(xué)校檔案管理辦法》指出“，高校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)”，并賦予其四項(xiàng)主要職責(zé)。辦法還規(guī)定“遇有特殊情況，應(yīng)當(dāng)立即向校長(zhǎng)報(bào)告”。這些規(guī)定的推出有助于高校領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，把其作為學(xué)校管理工作的重點(diǎn)。要做好這項(xiàng)工作，高校領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，要把檔案管理工作列入學(xué)校工作的重要議事日程，即納入到學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃中、納入到學(xué)校日常管理工作中、納入到干部考核中，要與高校的教學(xué)、科研、校園文化建設(shè)等工作一同布置、一同檢查、一同驗(yàn)收。

2.提高高校大學(xué)生檔案管理者素質(zhì)

要采取多種形式加強(qiáng)檔案管理者在職培訓(xùn)和在崗教育,積極組織檔案管理者參加各種專業(yè)學(xué)習(xí)。教育引導(dǎo)檔案工作者要有熱愛本職工作、吃苦耐勞、忠于職守的工作態(tài)度；耐得住寂寞、守得住清貧的奉獻(xiàn)精神；刻苦學(xué)習(xí)、努力鉆研的進(jìn)取精神；牢固樹立服務(wù)思想。要在提高檔案工作者管理能力、創(chuàng)新能力和對(duì)新技術(shù)吸納整合能力上下功夫，使廣大檔案管理者成為既懂檔案管理，又有較高計(jì)算機(jī)水平和良好信息處理能力的全才。要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，拓展學(xué)習(xí)領(lǐng)域，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，為推動(dòng)高校大學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化提供人才支持。

3.強(qiáng)化高校大學(xué)生檔案管理制度建設(shè)

建立完善大學(xué)生檔案管理工作制度和管理制度，以制度管人，憑規(guī)矩辦事。要以國(guó)家《檔案法》為指導(dǎo)，貫徹國(guó)家《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神，健全高校大學(xué)生檔案管理工作制度，如工作條例、管理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍、保密制度、庫房管理細(xì)則等；建立健全大學(xué)生檔案收集制度和檔案保存制度，確保大學(xué)生檔案管理工作有法可依、有章可循；同時(shí)要建立健全大學(xué)生檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，保證高校大學(xué)生檔案管理工作有序、高效。

4.增加高校大學(xué)生個(gè)性化資料的歸檔

大學(xué)生個(gè)性化資料是不可忽視的重要?dú)w檔內(nèi)容。要把大學(xué)生的誠(chéng)實(shí)守信、堅(jiān)忍不拔、無私奉獻(xiàn)、積極參與慈善事業(yè)、熱心參加社會(huì)活動(dòng)等反映優(yōu)秀品格方面的有關(guān)材料作為重要?dú)w檔內(nèi)容；要將反映大學(xué)生創(chuàng)新實(shí)踐能力、發(fā)明創(chuàng)造能力，以及反映敢為人先精神等有關(guān)材料歸檔；此外，還要將大學(xué)生反映精神情感、經(jīng)受磨煉、耐受挫折等品質(zhì)方面的材料歸檔。對(duì)于促進(jìn)大學(xué)生健康成長(zhǎng)、全面準(zhǔn)確分析大學(xué)生的綜合素養(yǎng)具有重要意義。

5.建立高校大學(xué)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)

目前各高校檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)硬件條件基本就緒，網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)所需計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)資源，以及有關(guān)數(shù)字化信息已基本具備，下一步工作重點(diǎn)是需要檔案信息數(shù)字化的加工與整合。要充分利用校園網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢(shì)，將大學(xué)生檔案資料上網(wǎng)，設(shè)定共享信息使用權(quán)限，這樣會(huì)大大方便管理部門對(duì)大學(xué)生檔案的利用，也使得有關(guān)管理部門動(dòng)態(tài)地輸入大學(xué)生的學(xué)習(xí)期間表現(xiàn)、思想動(dòng)態(tài)及學(xué)習(xí)成績(jī)等信息；同時(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)化管理，也使輔導(dǎo)員老師了解大學(xué)生的相關(guān)狀態(tài)，進(jìn)行有針對(duì)性的教育；用人單位也可通過檔案管理部門及時(shí)了解大學(xué)生有關(guān)信息，提高了高校大學(xué)生檔案管理的科學(xué)化水平。

作者：王愛民 趙麗清 單位：中國(guó)醫(yī)科大學(xué)

第三篇

一、高校傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理模式的問題

1.信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后

目前，高校學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)擁有一定基礎(chǔ)，但仍然缺乏整體規(guī)劃，學(xué)生檔案的信息化管理目標(biāo)不夠明確，難以利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高學(xué)生檔案管理工作效率。還有部分高校對(duì)學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)并不重視，經(jīng)常由于經(jīng)費(fèi)緊張、技術(shù)力量不夠等原因?qū)е聦W(xué)生檔案管理工作出現(xiàn)問題，即使引進(jìn)了計(jì)算機(jī)等設(shè)備，卻只是用于文字輸入、打印輸出等工作，學(xué)生檔案信息的加工處理、存儲(chǔ)保管和開發(fā)利用采用人工管理模式。由于信息化建設(shè)的落后，很多高校都沒有建立校園局域網(wǎng)和學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，制約了高校學(xué)生檔案信息資源的共享。

2.信息技術(shù)資源建設(shè)滯后

高校學(xué)生檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)信息較多，硬盤存儲(chǔ)設(shè)備配置遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，各個(gè)高校之間的數(shù)據(jù)庫建設(shè)沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。高校學(xué)生檔案信息化管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)制訂和統(tǒng)一規(guī)劃，學(xué)生檔案管理流程不規(guī)范。不同高校的學(xué)生檔案信息管理中心“各自為政”，缺乏與其他高校的交流合作，同時(shí)，在實(shí)施學(xué)生檔案信息化管理過程中，耗費(fèi)了大量資金成本，造成了人力資源的浪費(fèi)，與學(xué)生檔案信息資源共享建設(shè)發(fā)展的目標(biāo)相互違背。

二、高校學(xué)生檔案信息資源共享管理的必要性

1.提高學(xué)生檔案信息資源利用價(jià)值

高校學(xué)生檔案管理的最終目的就是深入挖掘?qū)W生檔案信息資源，為學(xué)生就業(yè)、科研教學(xué)和行政管理提供有效支持，同時(shí)為用人企業(yè)提供查詢服務(wù)。在學(xué)生檔案管理工作中，服務(wù)是檔案管理的基礎(chǔ)保障，也是實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息資源共享的重要途徑。高校學(xué)生檔案管理部門存儲(chǔ)的學(xué)生檔案信息資源，必須通過網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，才能使高校各個(gè)職能部門實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)工作，為用人企業(yè)、科研建設(shè)等提供有效支持，使學(xué)生檔案發(fā)揮其最大價(jià)值。通過對(duì)高校學(xué)生檔案信息資源的開發(fā)和利用，可以為用人企業(yè)選拔人才提供服務(wù)，有利于高校與用人企業(yè)之間形成合作模式，為學(xué)生提供更多的就業(yè)機(jī)會(huì)。同時(shí)，高校學(xué)生檔案的信息化建設(shè)可以形成良性存儲(chǔ)、開發(fā)和利用體系，推動(dòng)高校學(xué)生檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

2.提高學(xué)生檔案信息資源管理效率

如果高校學(xué)生檔案管理部門采用信息化管理模式，那么入的學(xué)生檔案信息可以被多次利用，在校園學(xué)生檔案管理部門內(nèi)部實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享。高校通過建立學(xué)生檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的交流與共享。用人企業(yè)、授權(quán)人員都可以通過互聯(lián)網(wǎng)查詢學(xué)生檔案信息，節(jié)約用人企業(yè)到高校組織開展招聘會(huì)的資源，高校其他職能部門的用戶也可以根據(jù)自己的權(quán)限查詢學(xué)生檔案信息，減輕了學(xué)生檔案管理部門工作人員的工作量，提高了學(xué)生檔案信息資源的利用效率。同時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以隨時(shí)統(tǒng)計(jì)學(xué)生檔案信息數(shù)量、類型等，無須采用人工統(tǒng)計(jì)的方式，一方面降低了人工統(tǒng)計(jì)的錯(cuò)誤率，也使學(xué)生檔案信息資源可以更好地服務(wù)于用戶。

3.提高學(xué)生檔案在資源共享中的地位

隨著高校信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，必須盡快實(shí)現(xiàn)高校信息資源的共享，為高校教學(xué)活動(dòng)、科研發(fā)展、職能管理和領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，構(gòu)成科學(xué)合理的公共服務(wù)體系。目前，現(xiàn)代信息技術(shù)在高校發(fā)展與建設(shè)中應(yīng)用的日益普遍，為實(shí)現(xiàn)高校信息資源的共享交換提供支持。新形勢(shì)下，人們對(duì)于檔案信息資源的需求越來越多，要真正體現(xiàn)檔案信息資源的內(nèi)在價(jià)值，必須深入挖掘、開發(fā)利用。高校學(xué)生檔案管理部門應(yīng)該堅(jiān)持“以學(xué)生發(fā)展為中心”的理念，面向用人單位開放學(xué)生個(gè)人基本信息，使用人企業(yè)可以正確評(píng)價(jià)學(xué)生的綜合素質(zhì)，為學(xué)生創(chuàng)造更多的就業(yè)機(jī)會(huì)。

三、信息技術(shù)環(huán)境下高校學(xué)生檔案管理模式重構(gòu)

1.創(chuàng)建高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心

高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心是高校各個(gè)職能部門溝通的紐帶，負(fù)責(zé)收集保管學(xué)生檔案、提供學(xué)生檔案查詢服務(wù)等，高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心的建立是當(dāng)前形勢(shì)下檔案事業(yè)發(fā)展的需求，有著高效便捷、節(jié)約成本等優(yōu)勢(shì)。高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心主要包括三種職能，分別是檔案收集部門、檔案處理部門和檔案開發(fā)利用部門。中心工作職責(zé)不僅僅包括對(duì)學(xué)生檔案的收集、整理、加工和存儲(chǔ)，更重要的是深入開發(fā)學(xué)生檔案信息資源，發(fā)掘其內(nèi)在價(jià)值，為高校科研活動(dòng)、用人企業(yè)咨詢提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析。高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心的重點(diǎn)工作是提高學(xué)生檔案信息資源的利用率，將其內(nèi)在價(jià)值充分挖掘，增加學(xué)生檔案信息資源的整體價(jià)值，以此滿足用人企業(yè)、高校決策和授權(quán)用戶的利用需求。高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心是連接高校與社會(huì)的檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，中心主要職能是承擔(dān)高校學(xué)生檔案信息資源的收集、整理和開發(fā)利用工作，不斷優(yōu)化和補(bǔ)充學(xué)生檔案信息，深入挖掘其內(nèi)在價(jià)值，以就業(yè)需求為導(dǎo)向，滿足用人企業(yè)查詢學(xué)生個(gè)人檔案信息的需求，使用人企業(yè)可以正確評(píng)價(jià)學(xué)生綜合素質(zhì)，同時(shí)為高校教學(xué)科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力支持。

2.建立高校學(xué)生檔案用戶反饋系統(tǒng)

檔案信息資源反饋指的是由高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心輸出的信息經(jīng)過外部環(huán)境的作用之后，產(chǎn)生的效果向中心進(jìn)行反饋，將反饋信息與原始輸出的學(xué)生檔案信息進(jìn)行對(duì)比分析之后，找出其中存在的差異，并根據(jù)差異結(jié)果及時(shí)調(diào)整高校學(xué)生檔案管理工作，以此提高學(xué)生檔案信息服務(wù)效率。首先，由高校學(xué)生檔案管理部門向用人企業(yè)輸出經(jīng)過加工處理和挖掘優(yōu)化的學(xué)生檔案信息，經(jīng)過外部環(huán)境的充分作用后證明其內(nèi)在價(jià)值和存在意義。由外部環(huán)境反饋的信息作為重要依據(jù)，對(duì)學(xué)生檔案信息資源的開發(fā)利用進(jìn)行調(diào)整和控制，不斷改進(jìn)高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心的服務(wù)水平和服務(wù)效率，高校學(xué)生檔案用戶反饋系統(tǒng)的建立目的主要是收集用人企業(yè)對(duì)畢業(yè)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)的信息，進(jìn)行深入對(duì)比和分析之后，考慮高校設(shè)置的專業(yè)是否符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，并以此作為依據(jù)調(diào)整高校專業(yè)設(shè)置，完善學(xué)生檔案管理工作流程，確保高校改革發(fā)展工作得到順利實(shí)施。

3.構(gòu)建高校學(xué)生檔案信息集成系統(tǒng)

信息技術(shù)環(huán)境下高校學(xué)生檔案管理模式的構(gòu)建明確了學(xué)生檔案信息鏈的流動(dòng)情況，為高校與上級(jí)學(xué)生檔案主管部門、高校之間、社會(huì)用人單位之間建立起一個(gè)信息資源共享與交流的平臺(tái)。高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心是專門為高校學(xué)生提供檔案保管、優(yōu)化整理和價(jià)值挖掘的職能部門，也是高校內(nèi)部職能部門之間、高校與高校之間的紐帶，使高校學(xué)生檔案信息資源可以為外部環(huán)境提供服務(wù)，中心輸出的學(xué)生檔案信息經(jīng)過社會(huì)外部環(huán)境作用之后形成反饋信息，直接輸送給高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心，由中心將原始輸出信息與反饋信息進(jìn)行對(duì)比分析，形成學(xué)生檔案信息循環(huán)控制體系，構(gòu)成完整的職能服務(wù)型信息鏈。因此，高校學(xué)生檔案信息集成系統(tǒng)的建立可以有效打破高校與高校之間的信息流通壁壘，成為每個(gè)高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心的連接平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享交流和開發(fā)利用。而且，交錯(cuò)形成的學(xué)生檔案信息鏈可以提高學(xué)生檔案信息資源的利用效率，避免高校學(xué)生檔案信息資源的浪費(fèi)。

四、總結(jié)

綜上所述，隨著全球信息化的推進(jìn)，給高校學(xué)生檔案管理帶來了新的理念和機(jī)遇,也使學(xué)生檔案管理工作面臨著諸多挑戰(zhàn)和問題。如何充分發(fā)揮學(xué)生檔案信息資源的真正價(jià)值，提高學(xué)生檔案信息資源的服務(wù)效率，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的人工管理方式，采用先進(jìn)的知識(shí)管理模式，使高校學(xué)生檔案信息資源可以為用人單位選拔人才、高校領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策、教育教學(xué)科研研究管理提供支持。本文提出的基于信息技術(shù)的高校學(xué)生檔案管理模式可以實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息資源的共享與交換，提高學(xué)生就業(yè)率、推進(jìn)教育教學(xué)改革的順利實(shí)施。

作者：馬倩影 杜偉 單位：河北農(nóng)業(yè)大學(xué)