一、知識(shí)庫(kù)架構(gòu)
實(shí)現(xiàn)知識(shí)庫(kù)管理首先要確定知識(shí)的組織方式,系統(tǒng)通過(guò)知識(shí)庫(kù)目錄、知識(shí)團(tuán)隊(duì)和知識(shí)安全搭建知識(shí)庫(kù)管理的基本架構(gòu)。
1、知識(shí)庫(kù)目錄。一般情況下,知識(shí)庫(kù)目錄是多級(jí)分層結(jié)構(gòu);具有知識(shí)庫(kù)目錄的管理權(quán)限的用戶設(shè)置目錄“訪問(wèn)”和“下載”權(quán)限;“訪問(wèn)”和“下載”級(jí)別通常會(huì)分為3類:企業(yè)級(jí)、知識(shí)團(tuán)隊(duì)級(jí)、個(gè)人級(jí);具有知識(shí)庫(kù)目錄的管理權(quán)限的用戶有權(quán)創(chuàng)建、刪除、修改本目錄的下級(jí)知識(shí)庫(kù)目錄,以及管理本目錄中的知識(shí)。
2、知識(shí)團(tuán)隊(duì)。我們?cè)趧?chuàng)建知識(shí)團(tuán)隊(duì)時(shí),首先要指定知識(shí)團(tuán)隊(duì)的組長(zhǎng);由組長(zhǎng)組挑選隊(duì)團(tuán)成員,并指定知識(shí)類別管理員和團(tuán)隊(duì)論壇管理員。
3、知識(shí)安全。在知識(shí)創(chuàng)建、使用、更新的過(guò)程中,每一位成員都需要嚴(yán)格的安全保障和明確的管理職責(zé),包括知識(shí)庫(kù)目錄的創(chuàng)建、刪除與修改的權(quán)限;知識(shí)團(tuán)隊(duì)的管理權(quán)限:知識(shí)論壇管理權(quán)限;知識(shí)詢問(wèn)管理權(quán)限。
二、知識(shí)創(chuàng)建
知識(shí)創(chuàng)建的結(jié)果形成知識(shí)庫(kù)的內(nèi)容,在創(chuàng)建知識(shí)的過(guò)程中,系統(tǒng)通常包括以下幾個(gè)功能:文章提交申請(qǐng)、文章審批、文章發(fā)布、知識(shí)詢問(wèn)、知識(shí)詢問(wèn)回答、知識(shí)論壇。
1、文章提交申請(qǐng)所有用戶均可提交文章的收錄申請(qǐng),并同時(shí)填寫文章屬性。
2、文章審批。具有知識(shí)庫(kù)目錄管理權(quán)限的用戶能夠查看待審批文章,并能夠?qū)ζ漕悇e進(jìn)行相應(yīng)的修改。之后再提交對(duì)應(yīng)的專家團(tuán)隊(duì)進(jìn)行審批。
3、文章發(fā)布。具有知識(shí)庫(kù)目錄管理權(quán)限的用戶發(fā)布文章到知識(shí)庫(kù)時(shí),系統(tǒng)按日期更新知識(shí)的標(biāo)識(shí)自動(dòng)將其呈現(xiàn)到平臺(tái)首頁(yè)面中。
4、知識(shí)詢問(wèn)。知識(shí)團(tuán)隊(duì)中的成員對(duì)知識(shí)提出詢問(wèn)申請(qǐng),由知識(shí)團(tuán)隊(duì)組長(zhǎng)決定知識(shí)詢問(wèn)發(fā)布,并指定本知識(shí)團(tuán)隊(duì)中某一具體成員對(duì)此次知識(shí)的詢順理行相應(yīng)的管理。
5、知識(shí)詢問(wèn)回答。知識(shí)團(tuán)隊(duì)中的所有成員均可對(duì)本團(tuán)隊(duì)中的成員知識(shí)詢問(wèn)做出答復(fù),被指定的管理某一條知識(shí)詢問(wèn)的團(tuán)隊(duì)成員必須對(duì)詢問(wèn)做出總結(jié)性的答復(fù),并擁關(guān)閉本條詢問(wèn)的權(quán)限;被關(guān)閉的詢問(wèn)將不能再被重新開(kāi)啟。
6、知識(shí)論壇。每一個(gè)知識(shí)團(tuán)隊(duì)對(duì)應(yīng)一個(gè)知識(shí)論壇,團(tuán)隊(duì)的組長(zhǎng)需指定論壇的管理員。管理員負(fù)責(zé)對(duì)成員提交的討論題目進(jìn)行發(fā)布與關(guān)閉。本團(tuán)隊(duì)成員均可對(duì)論題內(nèi)容作出反饋,管理員有權(quán)限對(duì)任一一條反饋進(jìn)行刪除。
三、知識(shí)使用
知識(shí)管理的首要目的是為了使企業(yè)用戶得到順利的使用,其功能包括知識(shí)搜索、知識(shí)庫(kù)瀏覽。系統(tǒng)應(yīng)該提供關(guān)鍵字及全文檢索功能,使用戶對(duì)其進(jìn)行權(quán)限范圍內(nèi)的瀏覽與下載,并能夠?qū)χR(shí)的內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的反饋。
四、知識(shí)更新
知識(shí)更新過(guò)程是知識(shí)吐故納新的過(guò)程,知識(shí)的使用者在使用過(guò)程中不斷對(duì)知識(shí)的內(nèi)容進(jìn)行反饋、修正使其得到不斷的完善。依據(jù)其管理過(guò)程其功能通常包括兩項(xiàng):知識(shí)更新、過(guò)期知識(shí)。
1、知識(shí)更新。所有用戶均可以對(duì)指定知識(shí)的更新提交申請(qǐng),待審批通過(guò)后,由申請(qǐng)用戶提交修改后的文章。更新后的知識(shí)由管理員進(jìn)行修改錄入,并做好相應(yīng)的版本控制。
2、過(guò)期知識(shí)。知識(shí)一旦超過(guò)預(yù)先設(shè)定的有效期后,系統(tǒng)將自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行作“過(guò)期”標(biāo)注。只有管理員能夠查看、修改、刪除這些過(guò)期的知識(shí),還可將對(duì)其效期進(jìn)行更改,以至于對(duì)過(guò)期的知識(shí)進(jìn)行重新啟用。
作者：馬麗環(huán) 單位：中國(guó)石油遼河石油職業(yè)技術(shù)學(xué)院