一、煤礦建設項目檔案管理工作的難點

1.檔案管理人才缺乏，兼職過多，歸檔不規(guī)范。煤礦建設項目檔案涉及地質勘探、采煤方法、礦井建設、土建工程，設備安裝、供電配電、信號控制、鐵路專用線等專業(yè)，科技含量高、專業(yè)性強、工作量大。單項工程、單位工程眾多，所以對檔案管理工作人員的專業(yè)水平要求更高，也就是說，煤礦建設項目檔案管理工作人員不僅要有檔案方面的專業(yè)知識，還應具備一定的礦井專業(yè)知識。

2.檔案管理與項目建設不同步，審核把關不嚴，歸檔材料質量差。項目建設初期有關項目檔案資料散存在個人手中，或裝在麻袋中雜亂無章，到項目進入中后期才動員人力去突擊、去補救。其原因：一是建設項目檔案工作沒有與項目建設同步管理，檔案收集整理滯后。二是項目竣工驗收審查把關不嚴。關鍵是驗收主管單位與檔案管理部門兩張皮，有的項目竣工驗收時沒有檔案管理部門的人員參加，三是收集存檔的無效文件多。有的煤礦建設項目中重要文書材料多為復印件，缺少原件，失去檔案的法律效力。收集到的原件中存在無公章，無簽字、無日期的無效文件。四是建設項目檔案內容缺項。

由于長時期沒有專人收集管理，往往出現請示與批復不符，目錄與檔案內容不符，標題與材料不符，圖紙與實物和設計變更不符等不完整、不規(guī)范的檔案材料。五是忽視設備隨機資料收集，歸檔。煤礦建設項目中設備檔案歸檔難尤為突出，設備開箱時隨機文件、圖紙等資料一般都在施工方技術人員手中，自行保存起來，有的甚至不進行記錄，造成設備使用單位對設備的安裝、調試、使用和日后的維護、檢修，技術改造非常難。

二、做好煤礦建設項目檔案管理工作

1.更新理念，提升水平。第一，領導重視是搞好煤礦建設項目檔案工作的關鍵。建設單位各級領導必須充分認識到煤礦建設項目檔案的重要性、專業(yè)性和復雜性。樹立牢固的責任意識，項目建設初期要指定分管領導，并同時成立專門機構(含領導小組和辦公室)，提出工作要求，把檔案工作納入項目建設管理程序，納入領導、各部門的職責范圍和崗位責任制，并與經濟利益和考核內容掛鉤。第二，全員參與是搞好煤礦建設項目檔案工作的基礎。建設項目檔案管理與其他類別檔案管理最大的不同之處，就在于必須靠各部門和全員(檔案形成者)的支持和配臺，必須是全員具備檔案意識，積極參與。第三，過程管理是搞好煤礦建設項目檔案工作的保證。建立項目檔案工作網絡體系，將檔案管理的要求與措施貫穿于項目建設的各領域、全過程。實行以建設單位為檔案管理核心，以設計。施工單位為檔案管理主體，以監(jiān)理控制為重要手段，實施事前介入、事中控制、事后把關的全過程管理模式。

2.完善制度，嚴格控制。近幾年，為了做好建設項目檔案工作，國家和地方都分別制定出臺了一系列法規(guī)性文件，很多行業(yè)也根據本行業(yè)特點制定了有關的規(guī)章規(guī)定。核心是項目建設單位(法人)應將項目檔案工作納入項目建設管理程序，與項目建設實施同步管理，這一條非常重要。要達到同步，必須從以下方面著手：一是充分發(fā)揮合同的作用，將項目檔案工作納入合同管理。建設、使用、設備、施工、監(jiān)理各方簽訂合同、協(xié)議時，都應設立專門條款，明確規(guī)定有關工程文件、圖紙及其他特殊載體等文件的整編歸檔內容及各方應承擔的責任。二是移交檔案資料與工程結算掛鉤，實行檔案管理部門不簽字，工程部門不辦理結算，財務部門不付工程款的工作制度。三是建立項目檔案質量保證金制度。將單位工程、單項工程驗收與其檔案質量驗收結合起來，分部分項工程檔案質量驗收不合格，工程不能結算，扣押保證金。四是建立獎罰分明的經濟責任制度。將經濟利益與各部門和個人的考核內容掛鉤，促使他們認真履行歸檔職責。五是建立大中型設備歸檔制度。對外簽訂設備合同時，對設備的技術資料做好明確的約定，對隨機技術文件進行清點、登記，驗收、歸檔。

3.加強管理，注重實效。一是要加強宏觀管理。審批項目的主管部門和檔案行政主管部門要嚴格按照國家檔案局和國家發(fā)改委關于《重大建設項目檔案驗收辦法中規(guī)定的程序執(zhí)行。由于建設單位一般都是新組建的隊伍，人員素質參差不齊，工作制度也有一個建立、完善的過程。因此，上級檔案管理主管部門和建設項目主管部門要主動負起責任，認真履行監(jiān)督職責，盡早介人，全程跟蹤，及時掌握項目信息．做好安排部署。二是要加強建設單位負責制。決策層要統(tǒng)籌安排，掌握信息，全面負責，牽頭抓總。執(zhí)行層要扎實工作，一項一項去落實，針對問題，提出整改，提高管理水平。三是要加強監(jiān)理監(jiān)管作用。建設項目監(jiān)理單位除按照建設單位要求，做好自身形成的文件材料的收集、整理、移交工作外，還要對施工單位文件材料形成情況進行質量檢查把關。對施工過程中的每個控制節(jié)點、每個環(huán)節(jié)進行審核、簽署，及時發(fā)現問題，及時提出整改。四是要加強檔案工作軟、硬件管理。要選派工作責任心強、業(yè)務素質高和有一定組織協(xié)調能力的人員從事檔案工作，并配備相應的庫房、裝備、裝具，為做好建設項目檔案工作提供必備條件。

本文作者：董劍華 單位：中煤國際工程集團沈陽設計研究院