一、煤礦建設(shè)項目檔案管理工作的難點

1.檔案管理人才缺乏，兼職過多，歸檔不規(guī)范。煤礦建設(shè)項目檔案涉及地質(zhì)勘探、采煤方法、礦井建設(shè)、土建工程，設(shè)備安裝、供電配電、信號控制、鐵路專用線等專業(yè)，科技含量高、專業(yè)性強、工作量大。單項工程、單位工程眾多，所以對檔案管理工作人員的專業(yè)水平要求更高，也就是說，煤礦建設(shè)項目檔案管理工作人員不僅要有檔案方面的專業(yè)知識，還應(yīng)具備一定的礦井專業(yè)知識。

2.檔案管理與項目建設(shè)不同步，審核把關(guān)不嚴(yán)，歸檔材料質(zhì)量差。項目建設(shè)初期有關(guān)項目檔案資料散存在個人手中，或裝在麻袋中雜亂無章，到項目進(jìn)入中后期才動員人力去突擊、去補救。其原因：一是建設(shè)項目檔案工作沒有與項目建設(shè)同步管理，檔案收集整理滯后。二是項目竣工驗收審查把關(guān)不嚴(yán)。關(guān)鍵是驗收主管單位與檔案管理部門兩張皮，有的項目竣工驗收時沒有檔案管理部門的人員參加，三是收集存檔的無效文件多。有的煤礦建設(shè)項目中重要文書材料多為復(fù)印件，缺少原件，失去檔案的法律效力。收集到的原件中存在無公章，無簽字、無日期的無效文件。四是建設(shè)項目檔案內(nèi)容缺項。

由于長時期沒有專人收集管理，往往出現(xiàn)請示與批復(fù)不符，目錄與檔案內(nèi)容不符，標(biāo)題與材料不符，圖紙與實物和設(shè)計變更不符等不完整、不規(guī)范的檔案材料。五是忽視設(shè)備隨機資料收集，歸檔。煤礦建設(shè)項目中設(shè)備檔案歸檔難尤為突出，設(shè)備開箱時隨機文件、圖紙等資料一般都在施工方技術(shù)人員手中，自行保存起來，有的甚至不進(jìn)行記錄，造成設(shè)備使用單位對設(shè)備的安裝、調(diào)試、使用和日后的維護(hù)、檢修，技術(shù)改造非常難。

二、做好煤礦建設(shè)項目檔案管理工作

1.更新理念，提升水平。第一，領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好煤礦建設(shè)項目檔案工作的關(guān)鍵。建設(shè)單位各級領(lǐng)導(dǎo)必須充分認(rèn)識到煤礦建設(shè)項目檔案的重要性、專業(yè)性和復(fù)雜性。樹立牢固的責(zé)任意識，項目建設(shè)初期要指定分管領(lǐng)導(dǎo)，并同時成立專門機構(gòu)(含領(lǐng)導(dǎo)小組和辦公室)，提出工作要求，把檔案工作納入項目建設(shè)管理程序，納入領(lǐng)導(dǎo)、各部門的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制，并與經(jīng)濟(jì)利益和考核內(nèi)容掛鉤。第二，全員參與是搞好煤礦建設(shè)項目檔案工作的基礎(chǔ)。建設(shè)項目檔案管理與其他類別檔案管理最大的不同之處，就在于必須靠各部門和全員(檔案形成者)的支持和配臺，必須是全員具備檔案意識，積極參與。第三，過程管理是搞好煤礦建設(shè)項目檔案工作的保證。建立項目檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，將檔案管理的要求與措施貫穿于項目建設(shè)的各領(lǐng)域、全過程。實行以建設(shè)單位為檔案管理核心，以設(shè)計。施工單位為檔案管理主體，以監(jiān)理控制為重要手段，實施事前介入、事中控制、事后把關(guān)的全過程管理模式。

2.完善制度，嚴(yán)格控制。近幾年，為了做好建設(shè)項目檔案工作，國家和地方都分別制定出臺了一系列法規(guī)性文件，很多行業(yè)也根據(jù)本行業(yè)特點制定了有關(guān)的規(guī)章規(guī)定。核心是項目建設(shè)單位(法人)應(yīng)將項目檔案工作納入項目建設(shè)管理程序，與項目建設(shè)實施同步管理，這一條非常重要。要達(dá)到同步，必須從以下方面著手：一是充分發(fā)揮合同的作用，將項目檔案工作納入合同管理。建設(shè)、使用、設(shè)備、施工、監(jiān)理各方簽訂合同、協(xié)議時，都應(yīng)設(shè)立專門條款，明確規(guī)定有關(guān)工程文件、圖紙及其他特殊載體等文件的整編歸檔內(nèi)容及各方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。二是移交檔案資料與工程結(jié)算掛鉤，實行檔案管理部門不簽字，工程部門不辦理結(jié)算，財務(wù)部門不付工程款的工作制度。三是建立項目檔案質(zhì)量保證金制度。將單位工程、單項工程驗收與其檔案質(zhì)量驗收結(jié)合起來，分部分項工程檔案質(zhì)量驗收不合格，工程不能結(jié)算，扣押保證金。四是建立獎罰分明的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度。將經(jīng)濟(jì)利益與各部門和個人的考核內(nèi)容掛鉤，促使他們認(rèn)真履行歸檔職責(zé)。五是建立大中型設(shè)備歸檔制度。對外簽訂設(shè)備合同時，對設(shè)備的技術(shù)資料做好明確的約定，對隨機技術(shù)文件進(jìn)行清點、登記，驗收、歸檔。

3.加強管理，注重實效。一是要加強宏觀管理。審批項目的主管部門和檔案行政主管部門要嚴(yán)格按照國家檔案局和國家發(fā)改委關(guān)于《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法中規(guī)定的程序執(zhí)行。由于建設(shè)單位一般都是新組建的隊伍，人員素質(zhì)參差不齊，工作制度也有一個建立、完善的過程。因此，上級檔案管理主管部門和建設(shè)項目主管部門要主動負(fù)起責(zé)任，認(rèn)真履行監(jiān)督職責(zé)，盡早介人，全程跟蹤，及時掌握項目信息．做好安排部署。二是要加強建設(shè)單位負(fù)責(zé)制。決策層要統(tǒng)籌安排，掌握信息，全面負(fù)責(zé)，牽頭抓總。執(zhí)行層要扎實工作，一項一項去落實，針對問題，提出整改，提高管理水平。三是要加強監(jiān)理監(jiān)管作用。建設(shè)項目監(jiān)理單位除按照建設(shè)單位要求，做好自身形成的文件材料的收集、整理、移交工作外，還要對施工單位文件材料形成情況進(jìn)行質(zhì)量檢查把關(guān)。對施工過程中的每個控制節(jié)點、每個環(huán)節(jié)進(jìn)行審核、簽署，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時提出整改。四是要加強檔案工作軟、硬件管理。要選派工作責(zé)任心強、業(yè)務(wù)素質(zhì)高和有一定組織協(xié)調(diào)能力的人員從事檔案工作，并配備相應(yīng)的庫房、裝備、裝具，為做好建設(shè)項目檔案工作提供必備條件。

本文作者：董劍華 單位：中煤國際工程集團(tuán)沈陽設(shè)計研究院