本文作者：彭慶春 單位：湖南省岳陽市城建檔案館

現(xiàn)狀分析

保證城建檔案完整、齊全、系統(tǒng)移交，依靠的是法律、行政、經濟三位一體的制約保障手段。但在具體執(zhí)行時，往往難以取得較好的效果。一是法制手段不完善。經過多年的法制建設，檔案法制體系已初步構建，但細化不夠，可操作不強。國家有關檔案法規(guī)比較宏觀，強制性較弱，只規(guī)定了程序過程，而對令不行、禁不止的行為監(jiān)管處理辦法相對欠缺。據(jù)筆者多次調研考察了解，內地很多省市地方性城建檔案法規(guī)尚未跟上，針對性不強，執(zhí)行檔案法律法規(guī)力度較弱。二是行政手段不過硬。一方面，依賴建設行政主管部門以及規(guī)劃、質監(jiān)等部門支持把關。雖然能取得一定效果，但由于體制上的不足，容易出現(xiàn)工作斷鏈和漏洞，監(jiān)管責任不清晰，容易出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象；另一方面，城建檔案部門自身行政職能。據(jù)了解，湖南省內大多數(shù)城建檔案館尚未加掛“城建檔案管理處”的牌子，不具備行政管理職能和執(zhí)法主體資格。

加掛了牌子的城建檔案部門又往往因為人員配備、執(zhí)法經驗以及體制阻力等原因不能充分行使行政職能。同時，城建檔案部門是否應具有行政職能在業(yè)界意見不一。如瓦房店市檔案局認為，城建檔案館是一個文化事業(yè)單位，不具備行政職能的基本條件。事實上，這也是大多數(shù)城建檔案部門尚未加掛“城建檔案管理處”的主要原由。由此來看，在城建檔案發(fā)展中“行政職能部門”給“文化事業(yè)單位”的讓位，也逐步佐證了城建檔案應注重的是其實效價值，而非其行政執(zhí)法功能。目前，一些建設部門實行了聯(lián)動機制，對移交城建檔案在程序上進行了進一步理順，邁出了規(guī)范治檔的一步，但要把城建檔案的依法管理與衡量工程質量的優(yōu)劣掛鉤，作為其重要參考數(shù)據(jù)之一，筆者認為還有很多工作要做。三是經濟手段不長效。經濟手段一度是最重要的城建檔案保障手段，即建設單位交納一定檔案押金。對確保檔案的移交具有一定作用，但其弊端也顯而易見，如占用建設資金，對重點工程和邊施工邊報建工程的檔案報送缺乏制約等。上世紀九十年代，國家已取消檔案保證金的收取，經濟手段不再存在。

當今城市快速發(fā)展，社會對信息需求具有廣、快、精的特點。城建檔案信息量大、類別雜，必須實行標準化、信息化管理才能適應社會的需求。國家檔案局辦〔2010〕116號文件明確指出，數(shù)字檔案館建設是一項系統(tǒng)工程，需要經過調研、立項、論證、軟件開發(fā)、平臺構建、資源準備、系統(tǒng)運行、項目驗收、運行維護等諸多環(huán)節(jié)，需要各業(yè)務部門、檔案管理部門以及其他單位的共同參與，是一項長期的工作任務。建設數(shù)字城建檔案館必須要大量資金投入，這個過程不像建設項目那樣能很快看到立竿見影的成果。一些單位負責人缺乏長遠眼光，不愿投入足夠的人力、物力、財力，檔案經費緊張，管理和開發(fā)利用設施落后，還停留在計算機應用初級階段。同時，檔案宣傳、調研工作也難以開展，社會對城建檔案部門了解甚少，一些服務對象不知道到哪個部門查閱利用檔案。此外，一些重要檔案信息更新慢，與現(xiàn)狀不符，服務被動，利用有限，難以滿足社會需求，如城市地下管網檔案等，不能發(fā)揮城建檔案信息的優(yōu)勢。反過來，利用率的低下又嚴重影響了城建檔案部門的口碑和形象，造成一種惡性循環(huán)。

對策措施

筆者認為，要增加城建檔案事業(yè)的動力與活力，確保與城市建設、經濟建設協(xié)調發(fā)展，當務之急是要加強以下幾個方面的工作：加強配套法規(guī)建設，完善檔案法制體系依據(jù)《檔案法》、《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《城市建設檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，借鑒沿海城市做法，結合本省實際，可由省人大或省政府制定《城建檔案管理辦法》、《建設工程檔案專項驗收認可辦法》、《城市地下管線檔案管理辦法》，各地州市也可制定一些政策措施，注重針對性、配套性和操作性。一是應明確城建檔案接收范圍。城建檔案的范圍和城建檔案館的接收范圍必須明確界定，同時明確規(guī)定城建檔案的歸檔時間和報送要求。二是應明確城建檔案機構行政職能和行政執(zhí)法資格。賦予城建檔案業(yè)務指導、行業(yè)管理和監(jiān)督職能。明確城建檔案經費納入城建經費年度計劃，特別是《數(shù)字城建檔案館的建設》要立項，列入年度預算。三是城建檔案法規(guī)應列入城建法規(guī)體系。即在規(guī)劃、工程質量、房地產等法規(guī)中體現(xiàn)城建檔案要求，明確城建檔案的執(zhí)法條款，明確城建檔案執(zhí)法人員職責和處罰細則。建立檔案領導機構，理順行政管理機制一方面，組建綜合協(xié)調機構。

成立城建檔案委員會，由分管城市建設的副市長為機構主要負責人，成員由建設系統(tǒng)各職能部門和檔案局、城建檔案館等部門主要責任人組成，負責對全市城建檔案工作協(xié)調和監(jiān)管，解決城建檔案工作中遇到的較大問題。另一方面，理順行政管理體制。要疏通檔案進館渠道，推行并貫徹落實《工程建設檔案報送責任書》和《建設工程檔案專項驗收認可辦法》，明確規(guī)定建設單位在辦理規(guī)劃手續(xù)前，必須先簽訂責任書；工程竣工驗收前，檔案必須通過城建檔案館的專項驗收；辦理工程竣工驗收備案產權證前，檔案必須先報送城建檔案館。加強公共關系工作，增強社會認同意識要實現(xiàn)檔案準確、齊全、及時報送的目標，必須開展公共關系工作，要加強與各職能部門聯(lián)系，密切配合，還要主動通過新聞媒介，甚或與之進行互惠合作，宣傳報道城建檔案的現(xiàn)實功用與歷史價值，通過新聞媒介宣傳城建檔案法律法規(guī)，促使社會加深對城建檔案的了解，提高社會城建檔案意識，為全方位開展城建檔案工作創(chuàng)造良好的環(huán)境氛圍。改進檔案服務理念，提升專業(yè)服務質量要爭取社會公眾的信任、理解和支持，以開發(fā)城建檔案信息資源，服務現(xiàn)代化城市建設，服務國民經濟和打造幸福宜居城市為指導思想，積極開發(fā)利用信息資源，努力提升服務質量，從根本上增強動力與活力。

一是強化服務觀念。增強開發(fā)利用信息資源的緊迫感，以市場需要為前提，以滿足社會為目的，對城建檔案信息服務對象、服務內容、服務方式進行科學深入的思考研究，把信息資源開發(fā)當作一件重要工作來抓，作為一個系統(tǒng)工程，實行短期任務和長遠目標結合的方式，有計劃、分步驟地開展城建檔案信息化工作。二是實行提前服務。積極參與城市建設的有關活動，掌握城市建設項目和動態(tài)，根據(jù)城市建設和經濟建設的實際需要，了解用戶需用的信息，不斷開拓新的服務項目和渠道。三是深入服務對象。從館藏內容出發(fā)，走出庫房，主動尋找檔案利用市場，實現(xiàn)以政府、建設系統(tǒng)為服務重點，以相關企業(yè)和建設系統(tǒng)信息網絡為服務戰(zhàn)線，以社會為總服務面的點、線、面的立體服務體系。四是改進服務方式。多層次、全方位地提供服務，如提供原件、電話咨詢、主動上門、編印簡報、匯編文件、制作副本、檔案展覽、聯(lián)機檢索、編寫專輯、網絡查閱等。重點放在信息的深度開發(fā)上，走專業(yè)開發(fā)與社會共同開發(fā)的道路，編研有價值的精品。五是總結服務經驗。建立專門的利用服務檔案，總結、積累經驗。同時與其它城市建立信息網絡、交流經驗，逐步提高信息開發(fā)能力。當前，我國已進入經濟轉軌、社會轉型的關鍵時期，各種經濟、社會矛盾交織。這一巨大的社會變遷及其引發(fā)的管理范式轉型使現(xiàn)有的檔案政策中的一些隱藏性問題不斷凸顯，這就迫切要求我們對檔案政策進行重新調整。在新形勢下，要保證城建檔案事業(yè)的健康發(fā)展，就必須站在城市建設和經濟建設的高度，用全局、系統(tǒng)的觀念總攬城建檔案工作，通過科學掌控城建檔案工作規(guī)律和特點，不斷研究探索，不斷加強城建檔案綜合治理，使城建檔案工作沿著科學、規(guī)范、有序的道路健康發(fā)展。