本文作者：祖慶芝 張慧麗 單位：徐州醫(yī)學院檔案館 鹽城衛(wèi)生職業(yè)技術學院

檔案利用是實現(xiàn)檔案工作目的的一個關鍵環(huán)節(jié)，也是檔案部門賴以存在和發(fā)展的重要基礎，這在醫(yī)學院校的檔案館顯得尤為重要。隨著醫(yī)學科學的快速發(fā)展，醫(yī)學科技檔案的數(shù)量和種類不斷增加，質(zhì)量的不斷提高，這就對醫(yī)學科技檔案的利用效率提出了更高的要求。所謂檔案利用效率，是被利用檔案與庫存檔案，檔案有效能量與檔案原有數(shù)量，檔案利用服務單位勞動量與檔案利用服務單位勞動時間的比率。因此，檔案利用效率的高低受經(jīng)濟、社會發(fā)展的制約，醫(yī)學科技檔案的利用效率，也受醫(yī)學科技進步和發(fā)展的制約，同時又反作用于醫(yī)學科學的發(fā)展，最終推動醫(yī)學科技的進步。

一、當前醫(yī)學科技檔案利用率低的原因分析

1．人們的檔案意識不強

醫(yī)學科技檔案大部分來自于醫(yī)療實踐中，一些專業(yè)技術人員的檔案形成意識和利用意識非常淡薄，他們不了解檔案究竟有什么利用價值。多數(shù)人有“自留自方便”的想法，尤其是一些基礎學科室的科研人員，他們十分珍惜自己的勞動成果，舍不得也不愿意把這些科研材料歸檔，更不愿意向檔案部門移交，個人封檔現(xiàn)象十分普遍。這就造成了本專業(yè)，或者個人在一下次工作中無法利用這些檔案資料，因而要浪費時間、精力，去重新收集原始數(shù)據(jù)，不同程度地影響了科研和工作的進展。

2．醫(yī)學科技檔案管理體制不健全

首先檔案工作得不到應有的重視。有些醫(yī)學院校領導認為檔案工作可有可無。沒有把檔案館基本建設、檔案專項經(jīng)費、檔案工作者待遇等問題納入學校議事日程，使得檔案館硬件軟件建設滯后、檔案工作者積極性不高，從而影響了檔案館社會功能的發(fā)揮以及社會對檔案館的認知程度。其次管理制度不健全，缺乏責任追究制度，有的醫(yī)學院校仍未建立檔案館甚至綜合檔案室，科技檔案材料仍散在各處室。有的單位雖然建立了檔案室，但檔案沒有集中統(tǒng)一管理。另一些單位檔案管理人員仍處在“重藏輕用”的被動、單一、封閉狀態(tài)，坐等利用者上門，主動介入的服務意識較差。

3．指導性利用不夠

所謂指導性利用，就是為尋求規(guī)律指導當前醫(yī)學科研和臨床醫(yī)療工作而進行的檔案利用。目前這種類型檔案利用還很少，究其原因：一是可利用的檔案是否具備指導醫(yī)學科研和臨床醫(yī)療工作的信息；二是檔案指導性利用的利用者很少。作為醫(yī)學檔案利用服務部門和醫(yī)學檔案利用服務工作者不能只是停頓在“你利用我提供”的層次上，要善于研究利用者，科學預測利用趨勢，按照利用者的需求，大力開發(fā)檔案資源，努力提高檔案質(zhì)量，積極提供主動利用服務。

二、提高醫(yī)學科技檔案利用效率的建議

根據(jù)以上分析，經(jīng)濟社會發(fā)展和醫(yī)學科技的進步以及醫(yī)學科技檔案的特點要求，提高醫(yī)學科技檔案利用效率勢在必行，然而目前科學技術檔案利用的現(xiàn)狀不容樂觀。針對醫(yī)學科技檔案利用存在的問題，作者提出如下建議，供同仁們參考并批評指正。

1．更新觀念，增強檔案利用效率意識

更新觀念首先要從思想上轉(zhuǎn)變觀念，實現(xiàn)由重保管到重利用的轉(zhuǎn)移，真正做到“重利用”。正確處理好利用與保密之間的關系，確立開拓性服務意識，徹底消除“等客”的現(xiàn)象，采取有效的辦法向社會推薦自己，讓社會充分了解檔案資源，盡最大努力開發(fā)檔案的有效能量，變“死”材料為“活”資料，變“潛”價值為“顯”的價值，變歷史的作用為現(xiàn)實作用。根據(jù)醫(yī)學形勢發(fā)展的需求，根據(jù)科研進展的需要，來提供必要的、原始的、真實數(shù)據(jù)和記錄，充分發(fā)揮醫(yī)學科技檔案在實際工作中的利用價值。

2．機制創(chuàng)新，提高檔案利用服務質(zhì)量

醫(yī)學科技檔案的利用服務創(chuàng)新，首先必須建立全新的服務機制。有先進的服務手段與服務方式，實現(xiàn)多樣化服務?，F(xiàn)在已有的服務方式包括：醫(yī)學檔案的信息加工，醫(yī)學檔案的咨詢，科技文件的閱覽、借閱等。這不僅對檔案利用效率的提高起到了促進和保障作用。而且也會對廣大師生用戶產(chǎn)生強烈的吸引力。提高高校教師，特別是一線教師、科研人員對檔案的認識，增強工作效率，提升工作質(zhì)量。

3．手段翻新，加強檔案利用基礎建設

必須采取新的手段，加強檔案利用的基礎建設。一是優(yōu)化利用服務的環(huán)境。優(yōu)雅、安靜、整潔的檔案利用環(huán)境能吸引廣大的利用者；合理、寬敞的檔案利用場所能容納眾多的利用者；提供周到的服務，如可以進行打字、復印、翻拍等服務業(yè)務，可以方便利用者。二是必須有豐富的利用資源，隨著現(xiàn)代化發(fā)展和醫(yī)學科技的進步，廣大的醫(yī)療工作者對檔案信息資源的需求越來越大，要求也越來越高，單純的僅靠單位工作過程中形成的檔案，遠遠不能滿足要求。急需挖掘反映目前國內(nèi)外處于領先地位的并且專業(yè)水平高、具有創(chuàng)新成果的檔案資料，作為提供的利用資源來滿足利用者。三是運用現(xiàn)代化的服務手段。提高醫(yī)學科技檔案的利用效率，充分運用現(xiàn)代化的利用手段是十分必要的，現(xiàn)代化利用手段主要表現(xiàn)為數(shù)字化信息技術的應用。利用電腦操作檢索檔案，通過網(wǎng)絡傳輸檔案資源信息，讓所有的利用者都能在網(wǎng)上直接利用檔案等，這極大地提高了檔案利用效率。四是建立科學的檢索體系。用不同方式，不同的角度，按照準、快、全、穩(wěn)的具體要求，編制檔案檢索工具，確立功能齊全的科學的檢索體系。例如：醫(yī)學科技檔案應按照不同專業(yè)、不同學科、不同類別，編制檢索工具，將各學科檔案信息的內(nèi)容、形式、特征以及其他情況介紹給利用者，最大限度地提供所需信息，增強利用者對檔案信息的了解和再利用。五是加強高素質(zhì)的檔案利用服務者隊伍的建設，充分發(fā)揮利用服務者的主觀作用，這也是提高、檔案利用效率的根本措施。

4．編研常新，充分挖掘檔案利用價值

重視編研工作要充分挖掘檔案利用價值，它是變被動服務為主動服務，變一般性服務為高層次服務的具體實踐。在新形勢下，我們要確立新的檔案工作理念，調(diào)整檔案工作重心，在醫(yī)學教學和醫(yī)學科研過程中，檔案工作者要主動挖掘檔案情報，開發(fā)檔案信息，通過具體實踐，研究開發(fā)一批實用性強、指導性強、利用價值高的檔案編研成果。要按照新形勢下的醫(yī)學發(fā)展的要求，根據(jù)原有的實際情況，有計劃地提出一些編研課題，為醫(yī)學科研服務，要針對各個學科和專業(yè)的實際，突出編研特色，增強編研效果，提高編研利用效率。