隨著農業農業良種經營頻繁的入庫、出庫, 大量的客戶信息, 傳統手工管理記帳, 諸如此類讓業者難以應付, 容易出錯, 降低管理效率的方式不再適應現代經營管理的需要。應用進銷存系統管理經營業務, 準確把握、分析農業良種市場供需變化, 以良種庫存為管理核心, 動態跟蹤庫存的變化, 提供綜合查詢、統計、分析、打印各種報表等功能, 準確及時地為決策者提供第一手信息。通過改善管理手段, 提高管理效率, 從而實現采購、入庫、出庫、銷售一體化的管理。
《農業技術經濟》(月刊)創刊于1982年，是由中國農業技術經濟研究會和中國農業科學院農業經濟與發展研究所共同主辦，國內外公開發行的學術性期刊。是全國農業經濟類的核心期刊。雜志突出“技術與經濟”、“理論、方法與實證”兩個結合的辦刊宗旨，力爭為科研、教學服務，為經濟主戰場服務，為政府宏觀決策服務的辦刊方針。
1 立題分析
農業良種經營過程中, 若要及時了解庫存情況、銷售情況, 例如:什么時間需要進貨, 哪些品種庫存積壓, 以及某段時間某客戶的購貨情況, 或出庫記帳但不走現金管理 (短期賒貨) 情況, 均需翻閱各種帳目或查詢大量的票據, 很難在短時間內得到有關信息。在手工管理的情況下, 銷售人員很難對客戶作出正確的供貨承諾, 缺少準確的銷售計劃, 進貨品種及數量和市場需求很難正確反映到良種推廣環節, 銷售網點之間的品種需求調節不通暢, 這些都是市場競爭中非常不利的因素。進銷存管理是農業經營管理的核心環節, 如果能夠計劃進貨, 及時銷售, 降低庫存, 減少積壓, 才能取得良好效益。進銷存管理系統的應用, 由傳統管理的數據處理走向支持決策, 這表現在管理中運用的預測和各種數學模型來定量分析經營中的問題。進銷存管理信息系統可以結合管理需要, 提供充分數據, 為經營環境創造模擬經營條件。由此可見, 進銷存管理決策的正確與否直接影響了農業良種經營效益。
2 系統功能
良種進銷存管理系統是對商品進貨、銷售、庫存、價格、財務進行全面管理的系統。通過采集經營過程中所產生的各種原始數據, 根據經營管理的數據需求, 對原始數據進行分類、匯總、分析, 使經營者隨時了解經營狀況, 做出正確的經營決策。系統對經營過程中商品進貨、銷售、庫存信息進行有效地控制, 降低商品經營成本, 擴大商品銷售數量, 縮短商品資金周轉周期, 提高經濟效益。因此, 一套完整的良種進銷存管理系統應當包括: (1) 客戶檔案模塊; (2) 商品目錄模塊; (3) 進貨管理模塊; (4) 商品銷售模塊; (5) 檢索查詢模塊; (6) 商品庫存管理; (7) 營銷分析模塊; (8) 輔助功能模塊。
2.1 客戶檔案模塊
此模塊主要功能是管理客戶信息, 包括客戶編碼、客戶名稱、信譽等級、納稅人登記號、開戶銀行、銀行帳號、送貨地址、聯系人、電話、傳真、傳呼、手機等。用戶可以根據需要進行增加、修改、刪除、查詢操作, 并可打印客戶的檔案信息。
2.2 商品目錄模塊
此模塊主要功能是管理商品的目錄信息, 包括商品編碼、商品名稱、條碼號、規格、計量單位、生產廠家、安全庫存量等。用戶可以按商品的生產地區、生產商類別、商品類別進行組合查詢。
2.3 進貨管理模塊
此模塊主要功能是管理采購訂單完成情況。包括良種的打折、稅率計算;自動按移動加權平均法計算;退貨可選擇進貨單進行退貨, 退貨情況可在進貨單中得到反映;可選擇退貨款的處理方式, 退現款或者沖應付款;付款單可選擇多種付款類型 (應付款、預付款、預付沖應付、應付轉預付) ;可采用對單付款的方式, 跟蹤每筆進貨業務的付款情況;可提供與良種、供應商、業務員、倉庫等相聯系的詳細報表;靈活的排序功能, 可實現組合排序。
2.4 商品銷售模塊
此模塊主要功能是銷售訂單跟蹤, 包括銷售記帳處理、沖帳處理、清帳、退貨管理。其中, 退貨管理分為客戶退貨處理、退貨 (給廠家) 處理、退貨 (給廠家) 商品的返回處理。在退貨 (給廠家) 商品的返回處理中根據其返回商品的不同情況進行分類并分別處理。此模塊可以看到客戶的欠款情況;當客戶欠款超過銷售開單中客戶的信譽額度時, 會自動報警;可選擇銷售單進行退貨, 退貨情況可在銷售單中得到反映;可采用對單收款的方式, 跟蹤每筆銷售業務的收款情況。
2.5 檢索查詢模塊
靈活的排序功能可實現組合排序;可自定義查詢條件, 查詢您所需要的所有系統數據信息;此模塊可實現排序和條件選擇的高級組合式查詢方式, 信息準確且效率高。
2.6 商品庫存模塊
此模塊主要功能包括商品入庫處理、沖帳處理、庫存記帳瀏覽、清帳、庫存盤點、及各種報表的打印等。用戶可以按商品的進貨日期、商品編號查詢商品的庫存情況。此模塊的突出特點是庫存報警:主要功能是檢索低于或超出安全庫存的商品, 向管理者提示商品短缺或過剩情況, 以利于及時組織或處理貨源, 避免因庫存不足或超額而造成不必要的經濟損失。2.7營銷分析模塊營銷分析主要是對良種間品種差異、某客戶銷售狀況及區域化良種品種銷售狀況進行分析。通過各種組合查詢, 反映商品銷售的特點及流向, 給管理者提供決策信息。
2.8 輔助功能模塊
此模塊主要包括數據恢復與保護、員工檔案管理、自動恢復數據、退出系統。在退出本系統之前, 系統自動在硬盤中制作數據的一份副本。系統在非正常退出時, 可能丟失數據, 自動恢復數據功能使系統恢復成上次退出本系統前的狀態, 使用戶的損失減少到最小。
3 系統的應用維護
農業良種經營進銷存信息系統是采購、計劃和控制的基礎。另具備銀行存款、現金管理, 最終得出年或月利潤統計。進銷存信息系統設計的總體目標是通過對進貨、銷售、客戶、訂單、庫存的管理, 及時準確了解采購、銷售、庫存等綜合情況, 以便為農業良種經營決策者作出準確的判斷提供依據。并通過進銷存數據的分析, 為管理及決策人員提供庫存資金占用情況、物資短缺 (超儲) 情況、客戶訂單的發貨情況、產品的訂購情況。通過清倉盤庫管理, 保證帳面與實物一致, 為計劃及決策人員提供實時準確的存貨信息, 以便及時調整供應, 保證農業良種經營各項環節順利進行。
3.1 數據庫、客/服結構支持
M icrosoft SQ L Server2000是農業良種經營業者和獨立軟件供應商們 (Indepent Software V endors, ISV s) 創建應用程序時首選的關系數據庫系統 (R D V BM S) 。其具有客戶機/服務器 (C/S) 的結構, 可將數據庫與Internet緊密連接, 可以通過W eb瀏覽器顯示數據的操作, SQ L Server在易用性、可收縮性和可靠性, 數據倉庫等方面獲得了重大創新。采用客/服結構 (C/S) , 服務器用于存儲數據, 處理數據請求, 維護數據完整性而客戶端用于處理用戶對話框生成數據請求, 顯示返回結果。另外, 客/服 (C/S) 可以根據數據流的方向和操作的責任來判斷, 一個分工細致的數據系統, 如果它接受一個或多個客戶端系統傳來的數據和命令, 并把處理結果返回其他數據系統, 那么它就充當了服務器的功能, 可以有效地為多個用戶分配可用的數據資源。
3.2 基本信息的建立及維護
供/銷客戶管理。客戶基本信息和供貨商信息的新建及修改, 能夠對客戶有一個清楚地了解, 通過客戶管理部分保持和客戶良好關系。能夠根據客戶信息查詢客戶訂單完成情況。得到客戶反饋意見, 及時處理。商品類型的建立或變更, 例如:作物良種:小麥類型、玉米類型;商品基本信息管理:淄博地區玉米為例:萊農14號、鄭單958、金海601等;管理員信息管理:系統管理員的添加、刪除和修改密碼等。進貨、銷售信息管理:商品進貨/銷售基本信息主要是進貨單價和銷售單價、進銷日期及品種批次等;分類查詢:可以根據商品類型來查看某種商品的進貨、銷售、報損情況;進貨、銷售、報損分析:根據當庫存量最多的前幾項商品和進貨量最少的前幾項商品更新庫存, 進貨、銷售、借貸信息的變動直接關系到庫存的變化。
3.3 良種進銷存數據管理
3.3.1 訂單管理
對于訂單能夠實現計算機連網輸入, 查詢, 跟蹤和確認。銷售部門輸入訂單, 能夠根據數據記錄一直跟蹤下去。業者做到以銷定購, 在庫存中備有一定地儲備量。訂單可以根據多個方面進行匯總分析。
3.3.2 進購計劃根據客戶訂單地要求和業者現有的庫存, 自訂進購計劃。
3.3.3 發貨計劃
根據客戶訂單地要求和經營業者現有地庫存, 自訂發貨數量, 發貨順序等計劃, 形成貨物銷售單。
3.3.4 購銷銜接
利用進銷存系統后, 要求能對整個進購過程進行實時的監控, 特別是一些熱銷良種的庫存量和采購能力。對于即將采購的良種, 能夠提前將信息由采購部門傳遞到銷售部門, 這樣銷售部門可以根據客戶訂單的要求, 提前做好發貨的準備, 對于不能按時采購的良種, 系統自動向經理發出預警, 以便及時采取措施。3.3.5良種庫存通過本系統, 能夠清楚的看到農業經營業者庫存的良種數量, 庫存地點等信息。對于庫存過多和過少地良種進行報警。使得采購部門和銷售部門都能夠根據庫存信息作出決策。
3.3.6 商品報損信息包括商品報損數量、報損原因等
商品報損管理功能完成報損信息登記、修改和刪除等。分類查詢可以根據商品類型來查看某種商品的損耗情況;報損信息的變動同樣直接關系到庫存的變化, 報損分析可列出當前報損量最多的前幾項商品和報損量最少的前幾項商品, 使報損更新庫存。
4 結論
系統從符合操作簡便、界面靈活、實用安全的要求出發, 完成進貨、銷售、庫存管理的全過程。系統部分實現了ER P的功能, 做到了降低實施成本, 減少實施風險, 加快實施進度, 增加投資回報。
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