供熱企業(yè)工程建設檔案管理工作

　　供熱工程建設檔案是供熱企業(yè)對管網(wǎng)、鍋爐等供熱工程建設過程的真實記錄，對工程建設起著監(jiān)督和驗證的作用。本文根據(jù)當前供熱企業(yè)的現(xiàn)狀，有針對性地提出了相應的建議和措施。

　　《供熱制冷》雜志創(chuàng)刊于2000年，雜志為國際標準十六開本。2007年9月全新改版，全彩印刷，月刊。2009年1月正式將封面升級為封面人物版，榮獲科技部《中文科技期刊數(shù)據(jù)庫》原文收錄期刊、中國期刊全文數(shù)據(jù)庫(CJFD)全文收錄期刊、行業(yè)推薦期刊(CN11-4022/TU ISSN1008-570X)等榮譽稱號，目前已成為在行業(yè)內(nèi)決策人士首選專業(yè)類雜志。

　　供熱工程建設檔案管理是供熱企業(yè)在管網(wǎng)、鍋爐等供熱工程前期準備、工程實施、竣工驗收等各個階段過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，對工程質(zhì)量起著監(jiān)督和驗證的作用。

　　供熱工程建設檔案點多面廣，資料分散，收集填寫及整編都存在一定的困難，因此，科學地進行檔案管理，多層次、多方位、多形式向供熱企業(yè)和社會提供可利用資料，是實現(xiàn)供熱工程建設檔案自身價值的重要途徑，也是檔案工作的根本目的。

　　一、供熱工程建設檔案資料的特點

　　一般供熱工程建設項目投資大、周期長、環(huán)節(jié)多，所形成的檔案有以下特點:一是檔案資料數(shù)量大、種類多。供熱工程建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，從項目立項、核準到開工、建設和項目竣工，周期較長，期間所產(chǎn)生的文件包括勘測設計、招標投標、土木工程、設備安裝、管網(wǎng)敷設等資料，形成數(shù)量巨大、種類繁多的供熱工程建設檔案。二是檔案資料綜合性強。供熱工程建設涉及牽涉到水、電、消防、市政、生態(tài)環(huán)境、土木工程及土地征用等各個方面，使形成的供熱工程建設檔案綜合性高、專業(yè)性強。三是檔案資料保存價值高。供熱工程建設檔案產(chǎn)生于供熱工程項目建設的參建各方，涉及到質(zhì)量評定、階段驗收和竣工驗收以及日常管理中不可替代的重要依據(jù)，也是在工程建成后進行運行、維護管理期間不可缺少的參考資料。

　　二、供熱工程建設檔案管理存在的問題

　　1、檔案管理的意識不強，各項規(guī)章制度執(zhí)行不到位

　　當前，由于企業(yè)及施工各方對檔案意識相當薄弱，檔案管理人員對形成的原始資料不注意及時存檔，未按要求定期檢查參建單位工程檔案整理情況，致使工程完工后資料短缺。而且，由于供熱工程建設檔案管理規(guī)章制度不健全，實施細則未及時跟上，缺乏完善的約束機制，造成執(zhí)行不到位，而供熱工程建設一般牽扯多方，且各自相互獨立，容易出現(xiàn)檔案管理工作相互推諉、搪塞以及不愿配合、不予支持等不良現(xiàn)象。

　　2、檔案管理人員配備不足且素質(zhì)不高

　　檔案管理的前提是人才管理，要想提高工程檔案質(zhì)量，要求檔案管理人員具有較強的專業(yè)知識，而一些小型供熱企業(yè)和施工單位往往只重視供熱工程項目的經(jīng)濟效益，而對供熱工程建設檔案管理不重視，配備的檔案人員少，而且從事工程項目資料管理的人員大多是臨時抽調(diào)、沒有經(jīng)過專業(yè)培訓的人員，他們身兼數(shù)職、不穩(wěn)定，又不了解其專業(yè)知識、工作程序、行業(yè)標準，對檔案資料的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)不規(guī)范、不標準，使檔案不能真正反映建設項目的實際情況，在工程竣工、移交上帶來很多不必要的麻煩。

　　3、檔案歸檔不及時且質(zhì)量不高

　　有的供熱工程建設長達數(shù)年,其中征地、環(huán)境保護批復等重要文件辦理周期較長，而檔案文件的收集整理工作又具有持續(xù)性、階段性和成套性，部分供熱企業(yè)對重點供熱工程建設過程中形成的資料未及時收集和妥善保管，檔案資料不能按規(guī)定及時移交和定期整理歸檔，遠遠滯后于工程建設的進度。一些鍋爐、管網(wǎng)等工程項目的竣工圖歸檔不完整，修改不到位，造成竣工圖與工程實際不相符;數(shù)據(jù)誤差時有發(fā)生，相關責任人審核簽署時經(jīng)常漏缺不全，有些工程圖紙編制不規(guī)范、標識不統(tǒng)一，極易導致竣工圖出現(xiàn)誤差和失實。等到工程項目完工后需辦理竣工驗收手續(xù)時，又重新組織大量的人力、物力,突擊補充檔案資料，而此時由于周期過長，致使檔案資料的真實性、完整性、準確性受到影響。

　　三、對供熱工程建設檔案管理的建議

　　1、加大宣傳和培訓力度，增強檔案意識

　　為了實現(xiàn)供熱工程建設檔案的有序管理，增強企業(yè)檔案意識，要進一步加強工程檔案宣傳培訓，將相關制度、歸檔文件范圍、分類標準、整理流程到各個參建單位，并進行有針對性的講解、答疑，確保工程檔案的完整、準確，提高他們做好供熱工程建設檔案管理的自覺性和責任感，及時將工程建設過程中形成的資料歸檔并送交專門檔案管理人員，避免檔案的丟失，確保工程檔案的完整性。

　　2、強化管理、完善標準，不斷建立健全供熱工程檔案管理制度

　　加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理是供熱工程檔案完整規(guī)范的重要保證，為此應根據(jù)國家及行業(yè)的有關法律法規(guī)，結(jié)合供熱工程建設情況，不斷建立科學、合理、適用、可操作性強的工程建設檔案管理制度，對組織體系、職責、考核以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程，都做出明確規(guī)定，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范統(tǒng)一、有章可循。同時應成立檔案工作領導小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，將檔案管理工作納入工程建設目標管理,并將其納入有關部門的職責范圍，明確責任指標，嚴格考核，確保工程檔案的規(guī)范性和完整性。

　　3、加大監(jiān)管力度，及時搜集檔案

　　為實現(xiàn)工程檔案及時歸檔和案卷的真實性、準確性，需做好工程檔案事前介入、事中控制、事后把關工作，使其滲透于工程建設各階段、各環(huán)節(jié)中。檔案人員或兼職檔案人員主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息，跟蹤提供業(yè)務指導，確保工程竣工后的竣工圖、竣工驗收材料及施工期間的工程檔案資料準確齊全，嚴格把好施工中形成的所有工程資料的質(zhì)量關，尤其是工程的關鍵部位、隱蔽工程等檔案資料，必須給予適時的檢查和指導，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

　　4、加快供熱工程檔案信息化步伐，不斷提高供熱工程檔案科學化、現(xiàn)代化管理水平

　　隨著科學技術的不斷發(fā)展，電子檔案逐漸普及，這為工程檔案的科學化、現(xiàn)代化管理提供了良好的條件，檔案工作不再局限于紙質(zhì)，而是通過一套既能迅速地完成目錄輸入、修改、打印,又能準確快速地進行數(shù)據(jù)審核、轉(zhuǎn)儲、查詢、統(tǒng)計等操作的檔案管理軟件實現(xiàn)，這給檔案工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，為了應對挑戰(zhàn)，要求檔案管理人員必須熟練掌握檔案管理軟件的應用技術，加快紙質(zhì)檔案信息的錄入速度，能夠及時準確、完整系統(tǒng)地把檔案資料電子化，建成檔案目錄系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理，實現(xiàn)檔案信息資源共享，為供熱工程建設服務。

　　供熱工程檔案是供熱企業(yè)在工程建設過程中不可或缺的一項重要工作，涉及到工程建設的方方面面，因此必須把供熱工程檔案工作納入科學化、規(guī)范化的管理軌道，全面規(guī)范企業(yè)檔案工作，提高現(xiàn)代化管理水平，為建設一流的供熱工程項目提供檔案方面的保證。