電子信息評職論文信息數(shù)字化高校檔案管理

　　摘 要：把信息數(shù)字化應用到高校檔案管理工作中，是社會經(jīng)發(fā)展的需要，也是推動社會整體發(fā)展的有效手段。信息數(shù)字化與高校檔案管理工作的日益、緊密結合，促使人們更加重視此問題的研究。信息數(shù)字化的高校檔案管理工作可以提高檔案管理工作的效率，提高高校檔案的完整程度，方便查詢，利于保密。信息數(shù)字化高校檔案管理工作要有相應的硬件設施，還要有高素質(zhì)的檔案管理人才，惟有如此，才能利用信息數(shù)字化技術，做好高校檔案管理工作。

　　關鍵詞：信息化,數(shù)字化,高校檔案,檔案管理

　　社會經(jīng)濟發(fā)展，科學技術不斷推陳出新，網(wǎng)絡信息技術這一人類社會飛躍發(fā)展的產(chǎn)物，已經(jīng)普及化，在社會生活各個領域廣泛應用。充分運用電子信息化的性能，發(fā)揮其管理方面的優(yōu)勢，把信息數(shù)字化應用到檔案管理工作中，不僅是推動社會整體發(fā)展的有效手段，而且也是社會經(jīng)濟發(fā)展的需要。做好高校檔案的管理工作，對于我國教育事業(yè)的建設和發(fā)展都有著重要的意義，本文擬對現(xiàn)階段我國信息數(shù)字化檔案管理的相關問題進行論述，以期望把信息數(shù)化高校檔案管理工作做的更好。

　　1 信息數(shù)字化與高校檔案管理工作的結合

　　保持檔案的完整性是高校檔案管理工作的重要內(nèi)容，保持檔案完好，便于日后檢索，對實現(xiàn)高校檔案的最大價值，具有重要意義。而做好高校檔案的管理工作，保證高校檔案的正常使用，也是對高校檔案管理人員的基本要求。伴隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡時代的來臨，數(shù)字信息化技術也逐漸在各管理領域中普及，計算機軟件管理作為現(xiàn)刊發(fā)達的管理技術和管理手段，逐漸地被廣泛應用于高校各管理領域中，其中，電子檔案作為信息數(shù)字化檔案管理的主要內(nèi)容，在高校檔案管理中的作用尤為突出。信息數(shù)字化使高校檔案管理工作中保持檔案的完整性以及檔案的日常管理和使用變得非常容易，因此，高校檔案的信息數(shù)字化管理，成為現(xiàn)階段高校檔案管理的主要內(nèi)容，尤其是以信息數(shù)字化技術為基本管理方式的高校檔案管理，發(fā)揮其在傳播上的便捷，使其在現(xiàn)階段的高校檔案管理工作中已經(jīng)普遍運用。而且，隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡化的普及，信息資源共享等技術也充分應用到現(xiàn)代高校檔案管理中，使高校檔案信息數(shù)字化管理技術不斷改進升級，在現(xiàn)代高校檔案管理中發(fā)揮出重要作用。

　　2 信息數(shù)字化對高校檔案管理的作用

　　隨著網(wǎng)絡計算機技術的不斷發(fā)展，檔案的信息數(shù)字化管理技術，已經(jīng)被廣泛應用于現(xiàn)代檔案管理工作之中，并且成為現(xiàn)代高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢。運用現(xiàn)代信息數(shù)字化技術進行高校檔案管理有諸多優(yōu)勢，相對于傳統(tǒng)的高校檔案管理，有如下的特點。

　　2.1可以提高檔案管理工作的效率

　　將信息數(shù)字化技術應用于高校檔案管理工作中，它的處理方式由紙質(zhì)檔案的集中立卷發(fā)展為平時對文件的及時處理。這樣的檔案管理方式，不僅能夠使過去應用紙質(zhì)檔案進行資料分類的工作方式，轉(zhuǎn)變?yōu)殡S時可以進行檔案資料整理的工作方式，還能夠在平時文件歸類時，對檔案資料進行補漏，而且，不會造成檔案資料的長期堆積。及時整理、歸類資料文件能夠使資料檢索變得更加方便。同時，在原有檔案文件中插入新文件也很方便。相對于紙質(zhì)檔案管理的方式，信息數(shù)字化的管理方式顯示出其超高的工作效率，工作過程也更加方便。

　　2.2可以提高高校檔案的完整程度

　　在利用信息數(shù)字化技術對檔案進行管理時，可以使用數(shù)碼相機與掃描儀等工具對原文進行掃描，將經(jīng)過掃描的檔案圖片存放于高校檔案管理的電腦系統(tǒng)中。用這樣的方法，不僅可以有效查看高校檔案中的電子文件，還可以對原檔案進行更直觀的查看。這種信息數(shù)字化檔案管理的技術與紙質(zhì)檔案管理相比較來說，能夠更好的防止資料的丟失與腐爛，還能夠?qū)υ倪M行更好的保存。

　　2.3可以方便高校檔案資料的查詢

　　將信息數(shù)字化技術應用在檔案管理中，一旦需要對資料進行查找時，可以使用系統(tǒng)中的高級檢索和模糊檢索這些功能，使高校檔案資料查找更加快速便捷。而且還可以利用網(wǎng)絡進行資料庫遠程的管理和查詢，這樣就能夠方便在異地時對資料進行查詢，并且能夠使檔案發(fā)揮出更大作用。

　　2.4有利于高校檔案的保密

　　在進行信息數(shù)字化檔案管理的時候，可以利用設置權限的方式，對閱讀和使用檔案的級別來進行一個權限設置的方式來分級管理。這樣不僅能夠記錄調(diào)用資料的情況，還能實現(xiàn)了高校檔案管理人員對相關資料的有效保護。

　　3 高校信息數(shù)字化檔案管理的的實施

　　將信息數(shù)字化檔案管理技術充分應用到現(xiàn)階段高校的檔案管理工作中，一定要有相關的管理模式和配套設施，因此，高校信息數(shù)字化檔案管理的整體開發(fā)和應用十分必要。

　　3.1要有相應的硬件設施

　　高校信息數(shù)字化檔案管理工作，要有有效管理系統(tǒng)的軟硬件。在將信息數(shù)字化的管理技術應用到高校檔案管理中的時候，相關的技術配套及設施是不可以缺少的，如電子計算機的相關管理軟件和各種類型的硬件存儲設備，信息存儲設備，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，路由器，寬帶及高安全系統(tǒng)等。而作為高校，還應根據(jù)自身的特殊情況對管理系統(tǒng)進行相應的改進和開發(fā)，開發(fā)一套符合自身教育發(fā)展的檔案管理軟件。高校的檔案管理體系，就是進行高校信息數(shù)字化檔案管理的基礎，將各種管理設備進行合理的完善，更是進行高校信息數(shù)字化檔案管理的重要內(nèi)容。

　　3.2要有高素質(zhì)的檔案管理人才

　　高校信息數(shù)字化的檔案管理工作，還要注重高素質(zhì)管理人才的培養(yǎng)。信息數(shù)字化技術應用于高校檔案管理中，作為一項技術難度較大的管理工作，在相關管理人員的培養(yǎng)上，也是相當重要的。對于現(xiàn)代信息數(shù)字化檔案管理技術來說，簡單的人員管理模式，已經(jīng)無法滿足日益發(fā)展的高校檔案管理要求，不僅在信息處理上很難滿足要求，在大量信息的處理和研究分析上，也需要必要的數(shù)據(jù)庫維護和管理，因此，專業(yè)的管理人才需求量極大，而且對其綜合素質(zhì)的要求也相當高，所以，高校的信息數(shù)字化高校檔案管理工作要順利進行，需要一個具備專業(yè)素質(zhì)和技能的管理人才隊伍，確保高校信息數(shù)字化檔案管理工作發(fā)揮其最大的效用。

　　4結束語

　　隨著現(xiàn)代科技的不斷進步，現(xiàn)代信息數(shù)字技術也不斷發(fā)展，實現(xiàn)高校檔案的信息數(shù)字化管理，是一項十分艱巨的管理工作，也是推動教育事業(yè)發(fā)展的重要保障，更是現(xiàn)代科技和教育相結合的大勢所趨。而且，隨著社會發(fā)展的全球化，高校檔案管理工作在資源共享方面也會逐漸向前發(fā)展，運用網(wǎng)絡信息化和網(wǎng)絡資源共享，推動高校檔案管理工作，是現(xiàn)代高校檔案信息網(wǎng)絡化管理的重要發(fā)展方向，更是當前高等院校檔案管理工作的發(fā)展方向，所以，充分利用網(wǎng)絡電子信息化，完善高校檔案管理工作，推動社會經(jīng)濟發(fā)展和人類社會進步，具有十分重要的現(xiàn)實意義。

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