電子檔案雙套制管理現(xiàn)況及問題

　　這篇檔案工程師職稱論文發(fā)表了電子檔案雙套制管理現(xiàn)況及問題，什么是電子檔案雙套制的概念呢?這是在人們?nèi)粘Ｉ钪羞M行檔案管理的最常見的方式，論文對電子檔案雙套制管理的問題展開了一系列的相關研究。分析了電子檔案雙套制管理的現(xiàn)狀，針對其中存在的問題，給出了具體的解決方案和對策。

　　關鍵詞:檔案工程師職稱論文,電子檔案,雙套制

　　引言

　　當今社會，信息化技術在人們的日常生活中的應用越來越普遍，信息資源逐步向數(shù)字化趨勢發(fā)展，信息資源的共享也越來越方便，在人們的日常生活和工作中大量的電子檔案不斷地產(chǎn)生，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。這樣在電子檔案的管理工作上就形成了一種內(nèi)容相同而載體不同的電子檔案雙套制管理方式，這種電子檔案管理現(xiàn)狀給目前的檔案工作與檔案學研究帶來了全新的研究課題。因此，檔案工作者必須要深刻認識當前電子檔案雙套制的管理現(xiàn)狀，并在工作中正確處理電子檔案與紙質(zhì)檔案二者之間的關系，做好電子檔案雙套制管理的工作，尤其是要重視對電子文件的管理。

　　1電子檔案雙套制管理的概念

　　電子檔案的雙套制管理指的是在電子檔案的管理上，采用紙質(zhì)文檔和電子文檔相結(jié)合的電子檔案管理方式，即紙質(zhì)文檔和電子文檔并存的雙套制管理方式。紙質(zhì)文檔和電子文檔是電子檔案雙套制管理的兩種不同的載體形式，二者雖然在內(nèi)容上是相同的，但是在涉及到的信息技術和管理方式上卻存在著較大的差異。電子文檔是充分利用信息化技術的產(chǎn)物，電子文檔以主要是數(shù)碼或符號的形式在一定的信息設備中進行保存，這些信息設備主要包括磁帶、硬盤、光碟等，它們都需要借助相關的計算機設備等來進行查閱和處理。但是電子檔案對檔案管理工作者的素質(zhì)有著更高的要求，它需要電子檔案管理工作者有較熟練的計算機設備操作技術水平、網(wǎng)絡技術水平和安全管理技術知識水平。電子文檔比紙質(zhì)文檔的信息共享性更強大，電子文檔可以通過計算機設備和網(wǎng)絡技術在全球范圍內(nèi)進行傳遞，允許多用戶同時進行查閱，突破了時空的限制，方便了大范圍內(nèi)的檔案資源的共享，而紙質(zhì)文檔不能達到這樣的效果;相比于傳統(tǒng)的存儲介質(zhì)，這種信息化設備存儲量大，且容易攜帶，但是其穩(wěn)定性不如紙質(zhì)文檔的載體好，容易損壞和丟失。

　　2電子檔案雙套制管理的現(xiàn)狀與問題

　　2.1電子檔案雙套制管理的現(xiàn)狀

　　目前，大多數(shù)的機關單位、事業(yè)單位和企業(yè)單位對電子檔案的雙套制管理不夠重視。這些單位在檔案的管理上主要是以形成電子文檔和紙質(zhì)文檔為主，其中有些文檔的形式只有電子文檔的形式，并沒有相應的紙質(zhì)文檔形式，例如數(shù)據(jù)庫等;也有一些文件在保存的過程中制作了電子文檔，但是在形成紙質(zhì)文檔后就將電子文檔刪除了，只保存了文件的紙質(zhì)文檔形式;還有一些文件是以紙質(zhì)文檔和電子文檔的形式同時保存的。這些單位在保存紙質(zhì)文檔和電子文檔時采取的保存方法也不一樣，主要是相關部門將電子檔案以紙張和信息化設備這兩種不同的載體進行雙重備份制作，然后再對它們分別進行歸檔移交，從而就形成了兩種載體保存同一內(nèi)容的檔案，即對電子檔案進行雙套制的管理。電子檔案是否有必要進行雙套制管理一直是人們在檔案研究中不斷討論的問題，紙質(zhì)檔案縱然重要，但當前有很多檔案工作者在從事檔案管理的工作中已經(jīng)認可了電子文件所具有的的檔案價值，也對電子檔案進行雙套制管理有了一定的支持。這主要是考慮到法律涉及的問題，當前電子檔案的法律效力還不能完全實現(xiàn)，這一點無法與具有較高法律效力的紙質(zhì)檔案相比。換句話說，電子檔案的法律效力在沒有被完全認可之前，紙質(zhì)檔案是不會被人們所摒棄的，因此，有很多單位機構(gòu)都傾向于采用這種電子檔案雙套制的管理方式。

　　2.2電子檔案雙套制管理存在的問題

　　1)電子檔案雙套制管理過程中對資源的利用存在較大的浪費。眾所周知，無紙化辦公可以節(jié)約大量的資源成本并能夠提升一定的工作效率。但是，電子檔案雙套制管理在傳統(tǒng)辦公的基礎之上，又增加了一個信息系統(tǒng)處理過程。這個信息系統(tǒng)的構(gòu)建需要大量的硬件設施和研發(fā)成本，工作人員既要對電子文檔進行歸檔，還要對紙質(zhì)文檔進行歸檔，從而造成了資源未得到節(jié)省、紙張也依舊浪費的現(xiàn)象，經(jīng)費的開支很大。2)很多電子文件在歸檔時無法制作成紙質(zhì)版本。電子公文可以很容易地被制作成紙質(zhì)形式，只需要打印出來就行，但電子公文僅僅是電子文件中的一小部分內(nèi)容。在信息化的社會中圖形、錄像、聲音、和數(shù)據(jù)等正在逐漸增多，這些電子文件中有些根本無法被制作成紙質(zhì)形式或者縮微膠卷版本，比如數(shù)據(jù)文件、矢量圖和影音資料等。3)電子檔案雙套制管理存在電子檔案法律憑證混亂的現(xiàn)象。單位機構(gòu)在對電子檔案進行雙套制管理時，一般是將電子文檔打印出來進行歸檔，這種紙質(zhì)文檔與電子文檔只是載體不同，這就會導致電子檔案的法律效力憑證性混亂，從而產(chǎn)生哪個是檔案，哪個具有法律效力的問題。還有電子文檔是通過信息設備流轉(zhuǎn)來完成辦理的，所以電子檔案的紙質(zhì)版本只能顯示出電子文檔的內(nèi)容，而不能說明其完整的辦理流程，法律對這種不完整電子文檔的效力的認可是存在一定問題的。

　　3電子文件管理的防范措施

　　電子文件的管理一方面需要完善的信息安全技術提供支持，另一方面需要健全的管理措施來確保管理工作的有效實施。電子文件的管理是一個復雜的過程，電子文件需要經(jīng)過形成、處理、歸檔、保存、傳遞和利用等諸多環(huán)節(jié)，在其中任何一個環(huán)節(jié)中都可能出現(xiàn)信息被更改或文件丟失的情況。因此，檔案管理機構(gòu)采取有效的電子文件管理的防范措施是十分重要的。為了加強對電子文件的管理，可以從以下兩個方面入手。

　　3.1加強對電子文件制作和工作人員的管理

　　電子文件是由人創(chuàng)作出來的，在電子文件的管理上這一點是不容忽視的。電子文件的形成、處理、歸檔、保存、傳遞和使用等環(huán)節(jié)均是通過人的操作來完成的，因此，加強對電子文件制作和工作人員的管理是十分必要的。從事電子文件制作和工作的人員必須要有強烈的責任心，在做好自己本職工作的同時，要提升自己的思想覺悟和保密意識，做到尊重檔案、保護檔案。此外，檔案工作人員必須具有較高的專業(yè)素質(zhì)和知識素質(zhì)，一方面要堅持維護檔案的完整性和安全性，這包括檔案載體的完整安全和檔案內(nèi)容的完整安全，同時要保證檔案保管整齊規(guī)范、方便查閱;另一方面要充分利用自己所學的知識，積極適應檔案管理技術和檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

　　3.2建立電子文件管理制度

　　電子文件的管理工作涉及的環(huán)節(jié)比較多，無論哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會導致電子文件的原始性、安全性和真實性受到威脅，建立健全的電子文件管理制度是避免此類問題出現(xiàn)的有效措施。建立電子文件管理制度需要明確電子文件管理的各個環(huán)節(jié)的職責和要求，建立起嚴格的使用制度、歸檔制度、保存制度和制作制度。特別是要將電子文件與紙質(zhì)文件區(qū)別開來，注意到二者歸檔范圍和歸檔要求的不同，工作人員在歸檔時要做好相應的檢查工作，并明確不合格檔案的處理措施。此外還要嚴格要求電子文件的載體，相關的保護措施一定要完善，并及時消除一些危害電子檔案安全的隱患。

　　4結(jié)語

　　信息化技術的進步帶動了電子檔案雙套制管理的發(fā)展，但是目前電子檔案雙套制管理還存在著不少的問題，尤其是將大量原生的電子文件轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文檔造成了資源和人力的巨大浪費，還有一些電子文件無法實現(xiàn)向紙質(zhì)形式的轉(zhuǎn)換。因此，電子檔案雙套制管理問題需要進一步的改進，這些不足還需要依賴技術的發(fā)展和長期的實踐。

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　　作者：黃楊楊 單位：廣東省天井山林場

　　推薦閱讀：《檔案天地》(月刊)創(chuàng)刊于1993年，由河北省檔案局主辦的河北省唯一省級檔案專業(yè)刊物，也是河北省檔案學會會刊。本刊創(chuàng)辦以來，在對檔案工作進行宏觀管理、微觀指導、理論研究、經(jīng)驗交流、公布檔案史料等方面發(fā)揮了極好的作用，已成為檔案系統(tǒng)的喉舌、耳目和聯(lián)系廣大檔案工作者的橋梁。